Directiesecretaris Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving

Vrije Universiteit Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 43,000 - 59,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris schaal 9

0.8 fte

ABP pensioen

Reiskostenvergoeding

Vakantietegoed 232 uur

Korting Griffioen

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een proactieve directiesecretaris voor de Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving. Je ondersteunt de directeur, bewaakt dossiers en faciliteert de besluitvorming met scherpe procesbeheersing en verslaglegging.

Je werkt samen met een collega-managementassistent en fungeert als zelfstandige schakel in de dienst, met een focus op organisatorisch talent en inhoudelijke betrokkenheid. De positie biedt ruimte aan een maatschappelijke en academische omgeving.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau en 3 jaar ervaring in een secretariële of bestuurlijk ondersteunende functie binnen een complexe organisatie.
• Sterk in plannen, organiseren en voortgang bewaken binnen meerdere dossiers en projecten.
• Snel doorgronden van informatie, hoofd- en bijzaken onderscheiden en bestuurders hierin ondersteunen.
• Organisatiesensitief, zorgvuldig en effectief schakelen met interne en externe stakeholders.
• Neem initiatief, werk zelfstandig en houd overzicht bij samenkomende prioriteiten.

Responsibilities

• Rechterhand van de directeur; regisseren van projectmatige werkzaamheden zoals jaarplanning, begroting en notulistische processen.
• Coördineren van de planning van de directeur en bewaken van samenhang tussen activiteiten en strategische doelstellingen.
• Bewaken van procesmatige voortgang van besluitvorming en dossiers; proactief bijsturen waar nodig.
• Ondersteunen van bestuurlijke en organisatorische vraagstukken in afstemming en opvolging.
• Voorbereiden van vergaderingen en overleggen en zorgen voor verslaglegging en opvolging.
• Bijdragen aan continue professionalisering van werkprocessen binnen de dienst DURF.

Skills

Plannen & organiseren

Voortgang bewaken

Stakeholders beheren

Initiatief nemen

Zelfstandig werken

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Ben jij een proactieve, resultaatgerichte teamspeler? Durf je keuzes te maken en kun je in hoog tempo werken? Solliciteer dan nu voor de functie directiesecretaris Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving bij de Vrije Universiteit Amsterdam.

• VU Hoofdgebouw
• Amsterdam
• Een functie voor minstens 0,8 fte.

Jouw functie

Als directiesecretaris ben je een belangrijke sparringpartner en rechterhand in de ondersteuning van de directeur. Je ondersteunt bij de voorbereiding, voortgang en opvolging van bestuurlijke, organisatorische en strategische vraagstukken. Daarbij houd je overzicht over lopende dossiers, projecten en besluitvormingstrajecten, signaleer je aandachtspunten en zorg je ervoor dat acties tijdig worden opgepakt. Je combineert organisatorisch talent met inhoudelijke betrokkenheid en draagt bij aan een goed functionerende dienst. Je werkt samen met een collega-managementassistent; gezamenlijk ondersteunen jullie het MT en de dienst als geheel. Binnen deze samenwerking bekleed je met jouw takenpakket een zelfstandige positie.

Jouw taken

• je bent als rechterhand van de directeur regisseur van verschillende projectmatige werkzaamheden (zoals jaarplanning, begroting, besturingscyclus, nota’s besluitvorming, formats)
• je coördineert de planning van de directeur en bewaakt de samenhang tussen activiteiten, projecten en strategische doelstellingen
• je bewaakt actief de procesmatige en procedurele voortgang van besluitvorming, lopende dossiers, opdrachten, projecten en stuurt hier proactief op bij
• je ondersteunt bij de voorbereiding, afstemming en opvolging van bestuurlijke en organisatorische vraagstukken
• je bereidt vergaderingen en overleggen inhoudelijk en organisatorisch voor en zorgt voor adequate verslaglegging en opvolging
• je levert een bijdrage aan de continue professionalisering van werkprocessen, procedures en samenwerking binnen de dienst

Jouw profiel

• je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau en 3 jaar ervaring in een secretariële of bestuurlijk ondersteunende functie binnen een complexe organisatie
• je bent sterk in plannen, organiseren en het bewaken van voortgang binnen meerdere dossiers en projecten tegelijkertijd
• je kunt informatie snel doorgronden, hoofd- en bijzaken onderscheiden en bestuurders hierin ondersteunen
• je bent organisatiesensitief, werkt zorgvuldig en weet effectief te schakelen met verschillende interne en externe stakeholders
• je neemt initiatief, werkt zelfstandig en houdt overzicht, ook wanneer belangen, deadlines en werkzaamheden samenkomen

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.873,00 (Schaal 9) en maximaal € 5.264,00 (Schaal 9) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Secretaris 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen

Over ons

Welkom bij de dienst DURF
De Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving (DURF) is het centrale loket van de VU voor externe relaties, partnerschappen en fondsenwerving. Vanuit onze strategie bouwen we aan betekenisvolle relaties met alumni, donateurs, corporate partners en andere relevante stakeholders. Met fondsenwerving via het VUfonds creëren we extra ruimte voor onderscheidend onderwijs, innovatief onderzoek en andere initiatieven van de VU.

Kom je werken bij DURF? Dan werk je mee aan het realiseren van maatschappelijke en economische impact van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij de samengestelde dienst DURF werken ruim 60 medewerkers verdeeld over 7 teams.

Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.