Managementassistent Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving

Vrije Universiteit; Amsterdam; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakantietegoed 232 uur

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

ABP-pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Korting Griffioen

Job summary

De Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een professionele managementassistent die als primaire ondersteuner van MT-leden en hun teams opereert. Je werkt nauw samen met de directiesecretaris en vervult een zelfstandige positie binnen een samenwerkend, bestuurlijk team.

Je bewaakt agenda's, verzorgt vergaderingen, neemt initiatiefrijk deel aan secretariële taken en ondersteunt werving en selectie. Het betreft een 0,8 fte contract met mogelijkheden tot verdere professionalisering en groei.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau en 3 jaar relevante werkervaring.
• Ruime ervaring met Office-applicaties, MS Teams en digitale systemen.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels.
• Affiniteit met een bestuurlijke omgeving en bijbehorende processen.
• Samenwerkend, contactvaardig en een echte teamspeler.

Responsibilities

• Beheren van agenda en de logistieke voorbereiding van MT-vergaderingen.
• Dienst-breed secretariaatswerk: post, telefoon, reserveringen en mailboxbeheer.
• Teksten, brieven, memo's en verslagen redigeren en facturatieprocessen verzorgen.
• Ondersteunen van werving- en selectieprocedures.
• Bijdragen aan continue professionalisering van de teamwerkzaamheden.

Skills

Office-apps

MS Teams

Digitale systemen

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Jouw functie

Voor deze spin-in-het-web functie zijn wij op zoek naar een professionele managementassistent met ervaring in een bestuurlijke omgeving. Je bent de primaire ondersteuner van de MT-leden (en hun teams) en je werkt nauw samen met de directiesecretaris. Gezamenlijk ondersteunen jullie het MT en de dienst als geheel. Binnen deze samenwerking bekleed je met jouw takenpakket een zelfstandige positie.

Jouw taken

• je beheert de agenda en verzorgt de (logistieke) voorbereiding van overleggen en vergaderingen van MT-leden (en hun teams)


• je voert dienst-breed algemene secretariaatswerkzaamheden uit, zoals post- en telefoonbehandeling, maken van (zaal- en horeca)reserveringen, doen van bestellingen, organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, beheren van functionele mailbox


• je redigeert teksten, brieven, memo's en verslagen, verzorgt zelfstandig correspondentie en organiseert facturatieprocessen


• je ondersteunt bij werving- en selectieprocedures


• je levert een bijdrage aan de continue professionalisering van de werkzaamheden van het team, het MT en dienst-breed

Jouw profiel

• je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau en 3 jaar relevante werkervaring


• je hebt ruime ervaring met- en uitstekende beheersing van Office-applicaties, MS Teams en digitale systemen en processen


• je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels


• je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een bestuurlijke omgeving en affiniteit met de processen en werkzaamheden die daar plaatsvinden


• je bent samenwerkend, handig in contact leggen, een echte teamspeler

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormenkent. Wij geloven dat diversiteitin alhaarcomplexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden enervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voorhet creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit bezien vanuit het individu als meerwaarde voor het team kunnen benutten.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.537,00 (Schaal 8)en maximaal € 4.673,00(Schaal 8)bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.


• Een functie voor minstens 0,8 fte.Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.


• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering


• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden


• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer


• korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen

Over ons

Welkom bij de dienst DURF
De Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving (DURF) is het centrale loket van de VU voor externe relaties, partnerschappen en fondsenwerving. Vanuit onze strategie bouwen we aan betekenisvolle relaties met alumni, donateurs, corporate partners en andere relevante stakeholders. Met fondsenwerving via het VUfonds creëren we extra ruimte voor onderscheidend onderwijs, innovatief onderzoek en andere initiatieven van de VU.

De dienst fuseert met IXA-GO (o.a. business developers en subsidieadviseurs) en DLAB om de impact van en funding voor de VU te vergroten.

Samen met faculteiten en diensten geven we richting aan de VU-strategie: werken aan een betere wereld, vanuit een positieve toekomstvisie die uitgaat van het ongekende potentieel van teamsamenwerking. Talenten en inzichten bundelen, over de grenzen van disciplines heen: dat is dé manier om blijvende impact te genereren.

Kom je werken bij DURF? Dan werk je mee aan het realiseren van maatschappelijke en economische impact van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij de samengestelde dienst DURF werken ruim 60 medewerkers verdeeld over 7 teams.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.