Medewerker Ambtelijk Secretariaat

Vrije Universiteit; Amsterdam; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Vakantietegoed 232 uur/jaar

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

ABP-pensioenregeling

Reiskostenvergoeding woon-werk

Fiscale uitruil arbeidsvoorwaarden

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een administratieve kracht voor de toelatingsprocessen van lerarenopleidingen. Je werkt samen met het stagebureau, secretariaten en de Toelatingscommissie om tijdig en correct dossiers af te handelen.

Je taken omvatten coördinatie van het toelatingsproces, afstemming met betrokkenen en deelname aan vergaderingen. Een HBO-niveau en sterke Excel-vaardigheden zijn vereist, met uitstekende beheersing van NL en EN.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Goede beheersing van Excel en bereidheid om andere applicaties eigen te maken.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring met SAP/slcm en ServiceNow is een pré.
• Enkele jaren ervaring in een onderwijsinstelling is een pré.

Responsibilities

• Verzorgt en coördineert de administratieve uitvoering van het toelatingsproces voor lerarenopleidingen.
• Verantwoordelijk voor de bijbehorende administratieve processen.
• Deelt deel aan vergaderingen van de Toelatingscommissie.
• Onderhoudt contact met collega's van het stagebureau/secretariaat en toelatingscommissie.
• Signaleert knelpunten en draagt oplossingen aan.

Skills

Excel

Engels

Nederlands

Education

HBO niveau

Tools

SAP

ServiceNow

Job description

Jouw functie

Binnen het ambtelijk secretariaat van het onderwijsbureau worden de toelatingsprocessen voor onze (pre)masteropleidingen ondersteund. Met ingang van het nieuwe kalenderjaar wordt ook de administratieve ondersteuning van het toelatingsproces voor de lerarenopleidingen (instroom in februari en september) binnen dit team belegd. Daarom zijn wij op zoek naar een collega die deze werkzaamheden verzorgt, in nauwe samenwerking met collega's van het stagebureau, het secretariaat van de lerarenopleidingen en het onderwijsbureau.

Je kerntaak is het verzorgen van de administratieve uitvoering van het toelatingsproces voor onze lerarenopleidingen. Daarbij draag je zorg voor een correcte en tijdige afhandeling van de bijbehorende administratieve processen. In dat kader heb je frequent overleg met collega's van het stagebureau en het secretariaat van de opleidingen. Ook met collega's binnen het onderwijsbureau werk je nauw samen, bijvoorbeeld op het dossier afstuderen.Ten slotte neem je deel aan de vergaderingen van de Toelatingscommissie.

Binnen het ambtelijk secretariaat wordt nauw samegewerkt. In aanvulling op je kerntaak worden werkzaamheden op basis van expertise, interesse en capaciteit verdeeld. Dit betekent ook dat je takenpakket kan worden uitgebreid met andere passende werkzaamheden. We lichten dit graag toe in het sollicitatiegesprek.

Jouw taken

• je verzorgt en coordineert de administratieve uitvoering van het toelatingsproces van de lerarenopleidingen
• je bent verantwoordelijk voor de bijbehorende administratieve processen
• je neemt deel aan de vergaderingen van de Toelatingscommissie
• je onderhoudt contact met collega's van het stagebureau/secretariaat lerarenopleidingen, leden van de toelatingscommissie en andere collega’s binnen en buiten de faculteit
• je signaleert knelpunten in de processen en denkt mee over oplossingen

Jouw profiel

• HBO werk- en denkniveau
• goede beheersing van Excel en bereidheid om je andere applicaties eigen te maken
• uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• ervaring met SAP/slcm en ServiceNow is een pré
• enkele jaren ervaring in een onderwijsondersteunende functie binnen een onderwijsinstelling is een pré
Competenties
• secuur
• resultaat- en oplossingsgericht
• communicatief sterk en makkelijk benaderbaar
• stressbestendig
• gericht op samenwerking

De piekperioden voor deze functie liggen in de periode half oktober t/m half november (februari instroom) en half april t/m half mei (september instroom): je kunt in deze periode zeer beperkt verlof opnemen.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.537,00 (Schaal 8) en maximaal € 4.673,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband van 38 uur per week. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Medewerker studentenzaken 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,6 fte. Wij bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over ons

Over het Onderwijsbureau
Het Onderwijsbureau van de faculteit is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het onderwijs en studenten op administratief en logistiek gebied. Daarnaast zijn in het Onderwijsbureau de studieadviseurs en de ambtelijke ondersteuning van de opleidings-, examen-, BSA- en toelatingscommissies ondergebracht.

Welkom bij de faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen
Kennis ontwikkelen voor actief, gezond en betekenisvol leven: dat is waar we ons bij de Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen van de Vrije Universiteit Amsterdam op richten. Onze focus is het brede domein van gedrag en gezondheid. Met ons onderwijs en onderzoek spelen we actief in op de actuele ontwikkelingen in de maatschappij. Van gezond ouder worden tot e-health, van training voor topsporters tot social media als onderwijstool. Daarbij combineren we drie disciplines: psychologie, bewegingswetenschappen en pedagogiek. Vanuit die multidisciplinaire benadering komen we tot beter begrip van gedrag en bewegen. Samen helpen we mensen om gezonder te leven, beter te leren, beter te functioneren.

Kom je werken bij Gedrags- en Bewegingswetenschappen? Dan voel je je thuis in een ambitieuze organisatie, die zich kenmerkt door een informele sfeer en korte communicatielijnen. Bij de faculteit krijg je alle ruimte voor je persoonlijke ontwikkeling. Samen met ongeveer 630 collega’s werk je voor ongeveer 4.300 studenten.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.