Managementassistent college van Gedeputeerde staten

1UP Talent; Middelburg; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

1UP Talent zoekt een managementassistent voor een bestuurder in Middelburg. Je regisseert de agenda, beheert correspondentie en zorgt dat de bestuurder tijdig alle stukken ontvangt. Je werkt in een team van circa 10 collega’s en onderhoudt contact met interne en externe partijen.

Je hebt minimaal een mbo-3 diploma en aantoonbare ervaring als managementassistent, bij voorkeur in een overheidsomgeving. Je beschikt over MS Office-vaardigheden, bent representatief en flexibel inzetbaar buiten

Qualifications

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent.
• Aantoonbare werkervaring met MS Office.
• Kandidaat is flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden.
• Ervaring met iBabs is een plus.

Responsibilities

• Agenda- en afsprakenbeheer: plannen, bewaken en signaleren van afspraken; vervanging binnen het team waar nodig.
• Emailbeheer: verzorgen van e-mailcorrespondentie in Outlook.
• Voorbereiding en distributie stukken: zorgen dat de bestuurder alle benodigde informatie ontvangt.
• Organisatie vergaderingen: regelen van vergaderzalen, faciliteiten en conferenties.
• Contactbeheer: afstemmen met collega’s en externe partijen; persvragen verwijzen.
• Vervoer en declaraties: plannen van dienstauto’s en taxi’s; bijhouden van declaraties.
• Overleggen: deelnemen aan team- en portefeuilleoverleggen; afspraken vastleggen.
• Samenwerking: nauw samenwerken met communicatieadviseur en bestuursadviseur.

Skills

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Klantvriendelijkheid

Prioriteren

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurigheid

Education

MBO niveau 3

Tools

iBabs

Job description

Functieomschrijving

Als managementassistent van een bestuurder ben jij de verbindende factor tussen de bestuurder, interne collega’s en externe contacten. Je regisseert de agenda van de bestuurder, verzorgt correspondentie en zorgt dat de bestuurder tijdig beschikt over benodigde stukken en informatie. Het betreft een tijdelijke functie binnen een team van collega’s.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agenda- en afsprakenbeheer: plannen, bewaken en signaleren van afspraken; vervanging binnen het team waar nodig.
• E-mailbeheer: verzorgen van e-mailcorrespondentie in Outlook.
• Voorbereiding en distributie stukken: zorgen dat de bestuurder alle benodigde informatie en stukken ontvangt.
• Organisatie vergaderingen: regelen van vergaderzalen, faciliteiten, telefonische conferenties en bijeenkomsten.
• Contactbeheer: actief afstemmen met betrokken collega’s en externe partijen; verwijzen van persvragen.
• Representatie en uitnodigingen: wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerken van beslissingen van het college.
• Vervoer en declaraties: plannen van dienstauto’s en taxi’s, zorgen voor juiste gegevens (adres, P-kaarten) en bijhouden van declaraties.
• Overleggen: deelnemen aan wekelijks teamoverleg en portefeuilleoverleg; vastleggen van afspraken en agendapunten.
• Samenwerking: nauw samenwerken met communicatieadviseur en bestuursadviseur; meedenken met de bestuurder.

Werkwijze en tools

Je werkt voornamelijk met Outlook en iBabs; incidenteel met PowerPoint voor presentaties en speeches. Je werkt binnen een team van circa 10 collega’s; er vindt maandelijks werkoverleg plaats.

Wie zoeken we?

• Je bent dienstverlenend en klantvriendelijk richting externen en collega’s, met oog voor resultaat.
• Je houdt van hectiek en hoge werkdruk en kunt goed prioriteren en improviseren onder tijdsdruk.
• Je neemt initiatief, bent assertief, oplossingsgericht en kunt zelfstandig keuzes maken.
• Flexibiliteit en geen “9–5” mentaliteit.
• Afgemaakte relevante MBO+/HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met vergelijkbare werkzaamheden.
• Goede beheersing van Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Goede beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent representatief, zorgvuldig en hebt oog voor de politiek-bestuurlijke omgeving.

Organisatie

Het beste voor Zeeland en de Zeeuwen. Daar zetten we ons elke dag voor in. Zo werken we aan wettelijke taken als natuurbeheer en helpen we samen met anderen maatschappelijke vraagstukken op te lossen. Denk bijvoorbeeld aan energietransitie, de stikstofproblematiek of klimaatadaptatie (voorbereiden op het veranderende klimaat). Dat doen we met ruim 700 collega’s met elk hun eigen talent of specialisme. Van kantonniers tot medewerkers informatieveiligheid, van juristen tot beleidsadviseurs. En samen met andere overheden, maatschappelijke organisaties, private partijen en de inwoners van Zeeland.De Middelburgse Abdij is de thuisbasis van provinciemedewerkers en het Zeeuws provinciebestuur.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
• Aantoonbare werkervaring met MS Office
• Kandidaat is flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom vragen

Gunningscriteria

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen
• Aantoonbare werkervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten
• Aantoonbare werkervaring met praktische en organisatorische ondersteuning, zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden
• Aantoonbare werkervaring met iBabs

Competenties

• Plannen en organiseren – houdt overzicht over een complexe agenda en zorgt dat afspraken en stukken tijdig geregeld zijn
• Prioriteiten stellen – kan in een dynamische omgeving bepalen wat direct aandacht nodig heeft
• Initiatief – wacht niet af, maar onderneemt zelfstandig actie
• Oplossingsgerichtheid – signaleert knelpunten en komt zelf met praktische oplossingen
• Flexibiliteit – kan snel schakelen bij wijzigingen en onverwachte situaties
• Stressbestendigheid – blijft zorgvuldig en effectief werken onder tijdsdruk en bij hectiek
• Assertiviteit – durft keuzes te maken, grenzen aan te geven en anderen tijdig aan te spreken
• Samenwerken – werkt nauw samen met andere managementassistenten, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs
• Dienstverlenend vermogen – zorgt ervoor dat de bestuurder optimaal voorbereid zijn of haar werk kan doen
• Bestuurlijke sensitiviteit – begrijpt de politiek-bestuurlijke context en gaat zorgvuldig om met belangen en gevoelige informatie
• Communicatieve vaardigheden – communiceert professioneel met bestuurders, collega’s en externe contacten
• Nauwkeurigheid – werkt zorgvuldig met afspraken, stukken, correspondentie en administratieve werkzaamheden