Managementassistent

Maandag; Middelburg; On-site; EUR 26,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Carrière

Job summary

Maandag in Middelburg zoekt een managementassistent die dagelijks de bestuurder ondersteunt; je beheert de complexe agenda, schakelt snel en houdt het overzicht in een dynamische omgeving.

Je werkt in het team Ondersteuning Bestuur en Directie met tien collega’s en werkt vanuit de Abdij in Middelburg; je bereidt vergaderingen voor, bewaakt documenten en onderhoudt contacten.

Het contract biedt goede arbeidsvoorwaarden, eindejaarsuitkering, pensioenregeling en reiskostenvergoeding.

Qualifications

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 3, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent. Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pré.
• Goede kennis van MS Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Ervaring met iBabs is een voordeel.
• Ervaring met agendabeheer, het organiseren van vergaderingen en het bewaken van afspraken en actiepunten.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Flexibiliteit om, wanneer de werkzaamheden daarom vragen, ook buiten reguliere kantoortijden beschikbaar te zijn.
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en het vermogen om zorgvuldig met verschillende belangen om te gaan.

Responsibilities

• Beheren en bewaken van de agenda en e-mail van de bestuurder, waarbij je afspraken plant en prioriteiten stelt.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en bestuurlijke overleggen.
• Verzamelen en controleren van vergaderstukken en ervoor zorgen dat alle benodigde informatie tijdig beschikbaar is.
• Onderhouden van contact met interne collega's, externe partijen en andere betrokkenen.
• Vastleggen van afspraken en actiepunten tijdens het wekelijkse portefeuilleoverleg.
• Coördineren van praktische zaken, zoals vervoer, vergaderfaciliteiten, representatieve aangelegenheden en declaraties.
• Signaleren van knelpunten in de planning en zelfstandig zoeken naar passende oplossingen.
• Samenwerken met bestuursadviseurs, communicatieadviseurs en andere managementassistenten om de bestuurder optimaal te ondersteunen.

Skills

Agenda beheer

Communicatieve vaardigheden

Proactief handelen

Vertrouwelijke informatie omgaan

Education

MBO 3 richting administratie/secretariaat

Tools

MS Office

iBabs

Job description

Over de functie

Ben jij een organisatietalent dat graag het overzicht bewaart, snel schakelt en energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Voor de Provincie Zeeland zoeken wij een managementassistent die ervoor zorgt dat een bestuurder iedere dag goed voorbereid aan de slag kan. In deze functie ben jij de verbindende schakel tussen de bestuurder, collega's en externe contacten. Je beheert een complexe agenda, organiseert overleggen en zorgt dat alle benodigde informatie en vergaderstukken op tijd beschikbaar zijn. Geen dag is hetzelfde: afspraken veranderen, er komen onverwachte verzoeken binnen en soms moet je snel schakelen. Jij weet hierin de juiste prioriteiten te stellen en denkt altijd een stap vooruit. Je komt terecht in het team Ondersteuning Bestuur en Directie, waar je samenwerkt met tien collega's, waaronder andere managementassistenten, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs. Je werkt vanuit de Abdij in Middelburg, midden in de politiek-bestuurlijke omgeving van de Provincie Zeeland.

Functie-eisen

Wij zoeken een zelfstandige en proactieve managementassistent die graag verantwoordelijkheid neemt en goed functioneert in een omgeving waar regelmatig iets verandert. Je bent communicatief sterk, werkt nauwkeurig en weet hoe je professioneel omgaat met vertrouwelijke informatie.

Je vindt het leuk om anderen te ontzorgen, maar durft ook initiatief te nemen en kritisch mee te denken over de planning en tijdsbesteding van een bestuurder.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 3, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent. Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pré.
• Goede kennis van MS Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Ervaring met iBabs is een voordeel.
• Ervaring met agendabeheer, het organiseren van vergaderingen en het bewaken van afspraken en actiepunten.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Flexibiliteit om, wanneer de werkzaamheden daarom vragen, ook buiten reguliere kantoortijden beschikbaar te zijn.
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en het vermogen om zorgvuldig met verschillende belangen om te gaan.

Wat je gaat doen

Als managementassistent ben jij verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van een bestuurder binnen het college van Gedeputeerde Staten. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt en houdt overzicht, ook wanneer plannen onverwacht veranderen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren en bewaken van de agenda en e-mail van de bestuurder, waarbij je afspraken plant en prioriteiten stelt.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en bestuurlijke overleggen.
• Verzamelen en controleren van vergaderstukken en ervoor zorgen dat alle benodigde informatie tijdig beschikbaar is.
• Onderhouden van contact met interne collega's, externe partijen en andere betrokkenen.
• Vastleggen van afspraken en actiepunten tijdens het wekelijkse portefeuilleoverleg.
• Coördineren van praktische zaken, zoals vervoer, vergaderfaciliteiten, representatieve aangelegenheden en declaraties.
• Signaleren van knelpunten in de planning en zelfstandig zoeken naar passende oplossingen.
• Samenwerken met bestuursadviseurs, communicatieadviseurs en andere managementassistenten om de bestuurder optimaal te ondersteunen.

Dit bieden we jou

Salaris

Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

Persoonlijke begeleiding

Je kunt altijd rekenen op jouw contactpersoon.

Eindejaarsuitkering

In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.

Pensioenregeling

Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.

Reiskostenvergoeding

Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Carrière

Je doet snel werkervaring op bij verschillende opdrachtgevers.