Managementassistent

Bright-Professionals; Middelburg; On-site; EUR 27,000 - 38,000; Full time

Job summary

Provincie Zeeland zoekt een Managementassistent die de verbinding vormt tussen de bestuurder, interne collega’s en externe contacten. Je beheert de agenda, mailbox en informatievoorziening, organiseert vergaderingen en coördineert vervoer en declaraties.

Je werkt nauw samen met communicatie- en bestuursadviseurs in een compact team en ondersteunt één bestuurder, met ruimte voor vervanging binnen het team en gebruik van Outlook, iBabs en PowerPoint waar nodig.

Qualifications

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 3.
• Minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent.
• Ervaring met MS Office.
• Flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom vragen.

Responsibilities

• Regie voeren op de agenda van de bestuurder: plannen, bewaken en signaleren van afspraken.
• Beheren van de e-mailcorrespondentie in Outlook en zorgen dat belangrijke berichten tijdig worden opgevolgd.
• Zorgen dat de bestuurder tijdig over alle benodigde stukken en informatie beschikt door actief contact te onderhouden met betrokken collega’s en externe partijen.
• Organiseren van bijeenkomsten en telefonische conferenties; regelen van vergaderzalen en faciliteiten.
• Verwijzen van persvragen naar de juiste contactpersonen.
• Wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerken van beslissingen van het college van Gedeputeerde Staten.
• Plannen van vervoer (dienstauto’s, taxi’s) en bijhouden van declaraties.
• Vastleggen van afspraken tijdens portefeuille- en teamoverleggen en signaleren van aandachtspunten voor de bestuurder.

Skills

Plannen en organiseren

Prioriteiten stellen

Initiatief

Oplossingsgerichtheid

Flexibiliteit

Stressbestendigheid

Assertiviteit

Samenwerken

Dienstverlenend vermogen

Bestuurlijke sensitiviteit

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurigheid

Education

MBO-niveau 3

Tools

MS Office

Job description

Voor Provincie Zeeland zoeken wij een Managementassistent. Als managementassistent van een bestuurder ben jij de verbindende factor tussen de bestuurder, interne collega’s en externe contacten.

Jouw verantwoordelijkheden zijn:

• Regie voeren op de agenda van de bestuurder: plannen, bewaken en signaleren van afspraken.
• Beheren van de e-mailcorrespondentie in Outlook en zorgen dat belangrijke berichten tijdig worden opgevolgd.
• Zorgen dat de bestuurder tijdig over alle benodigde stukken en informatie beschikt door actief contact te onderhouden met betrokken collega’s en externe partijen.
• Organiseren van bijeenkomsten en telefonische conferenties; regelen van vergaderzalen en faciliteiten.
• Verwijzen van persvragen naar de juiste contactpersonen.
• Wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerken van beslissingen van het college van Gedeputeerde Staten.
• Plannen van vervoer (dienstauto’s, taxi’s) en bijhouden van declaraties.
• Vastleggen van afspraken tijdens portefeuille- en teamoverleggen en signaleren van aandachtspunten voor de bestuurder.

Je werkt nauw samen met de communicatieadviseur en de bestuursadviseur en denkt actief mee over prioriteiten en aanpak.

Hoe je werkt en met welke middelen:

• Je ondersteunt primair één bestuurder maar neemt deel aan onderlinge vervanging binnen het team.
• Je werkt met Outlook en iBabs en gebruikt incidenteel PowerPoint voor presentaties en speeches.
• Je werkt binnen een compact team en neemt deel aan periodiek werkoverleg.
• De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en zijn ingebed in de bestaande organisatiestructuur; prioriteiten en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.

Jouw profiel

• Je bent dienstverlenend en vindt het een uitdaging om ervoor te zorgen dat iemand anders zijn of haar werk goed voorbereid kan uitvoeren.
• Je bent klantvriendelijk richting externen en collega’s en behoudt daarbij focus op resultaat.
• Je functioneert goed in hectische situaties, kunt prioriteren en improviseren onder tijdsdruk.
• Je neemt initiatief, bent assertief en durft zelfstandig keuzes te maken.
• Je bent oplossingsgericht en denkt actief mee over effectieve tijdsbesteding van een bestuurder.
• Je hebt geen “9–5”-mentaliteit en bent flexibel inzetbaar.
• Je beschikt over een relevante MBO+/HBO-opleiding en hebt meerdere jaren ervaring met vergelijkbare werkzaamheden.
• Je beheerst Outlook, Word, Excel en PowerPoint goed.
• Goede beheersing van het Nederlands, mondeling en schriftelijk, is vereist.
• Je bent representatief, zorgvuldig en je hebt aandacht voor de politiek-bestuurlijke context.

Competenties

• Plannen en organiseren – je behoudt overzicht over een complexe agenda en zorgt dat afspraken en stukken tijdig zijn geregeld.
• Prioriteiten stellen – je bepaalt in een dynamische omgeving wat direct aandacht vereist.
• Initiatief – je wacht niet af maar onderneemt zelfstandig actie.
• Oplossingsgerichtheid – je signaleert knelpunten en komt met praktische oplossingen.
• Flexibiliteit – je schakelt snel bij wijzigingen en onverwachte situaties.
• Stressbestendigheid – je werkt zorgvuldig en effectief onder tijdsdruk.
• Assertiviteit – je durft keuzes te maken en anderen tijdig aan te spreken.
• Samenwerken – je werkt nauw samen met andere managementassistenten, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs.
• Dienstverlenend vermogen – je zorgt ervoor dat de bestuurder optimaal voorbereid zijn of haar werk kan doen.
• Bestuurlijke sensitiviteit – je begrijpt de politiek-bestuurlijke context en gaat zorgvuldig om met belangen en gevoelige informatie.
• Communicatieve vaardigheden – je communiceert professioneel met bestuurders, collega’s en externe contacten.
• Nauwkeurigheid – je werkt zorgvuldig met afspraken, stukken en administratieve taken.

Organisatie

Zij zetten zich dagelijks in voor maatschappelijke opgaven zoals natuurbeheer, energietransitie, stikstofvraagstukken en klimaatadaptatie. Zij werken samen met andere overheden, maatschappelijke organisaties, private partijen en inwoners en beschikken over een breed palet aan professionals met verschillende expertisegebieden.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 3.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent.
• Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office.
• Je bent flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom vragen.

Functie-wensen

• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een vergelijkbare overheidsorganisatie
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten
• Je hebt aantoonbare werkervaring met praktische en organisatorische ondersteuning, zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden
• Je hebt aantoonbare werkervaring met iBabs

Extra Informatie

• Aantal uur 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO