Managementassistent - cluster MO

Gemeente Rotterdam; Rotterdam; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een Managementassistent die meerdere teammanagers ondersteunt. Je beheert complexe agenda’s, verwerkt correspondentie en beheert mailboxen. Je werkt zelfstandig, organiseert vergaderingen en biedt praktische ondersteuning in een dynamische gemeentelijke omgeving.

Je hebt minimaal mbo-4 en 3 jaar secretaresse/managementassistent ervaring, met kennis van Outlook en Microsoft Office. Ervaring met Oracle is een pluspunt.

Qualifications

• Minimaal een mbo-4 opleiding afgerond.
• Drie jaar werkervaring als secretaresse/managementassistent in de afgelopen vijf jaar.
• Ervaring met agendabeheer in Outlook voor meerdere teammanagers.
• Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Nederlands taalniveau op minimaal B2 in woord en geschrift.

Responsibilities

• Beheert de agenda’s van teammanagers.
• Verwerkt correspondentie en beheert functionele mailboxen en distributielijsten.
• Behandelt werkzaamheden vanuit de secretariaatsmailbox en onderneemt zelfstandig actie.
• Organiseert vergaderingen en biedt praktische ondersteuning.
• Verzorgt kleine bestellingen in Oracle.

Skills

Secretaresse/managementassistent ervar

Agendabeheer

Teamondersteuning

Communicatieve vaardigheden

Nederlands op B2-niveau

Education

MBO-4 opleiding

Tools

Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams)

Job description

Managementassistent

Jouw rol

Je ondersteunt meerdere teammanagers en neemt werkzaamheden uit handen. Je beheert complexe agenda’s, denkt mee en pakt zaken zelfstandig op. Je werkt in een dynamische omgeving en combineert een uitvoerende rol met initiatief en assertiviteit.

Wat ga je doen?

Je beheert de agenda’s van teammanagers.

Je verwerkt correspondentie en beheert functionele mailboxen en distributielijsten.

Je behandelt werkzaamheden vanuit de secretariaatsmailbox en onderneemt zelfstandig actie.

Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en biedt praktische ondersteuning.

Je verzorgt kleine bestellingen in Oracle.

Wat breng je mee?

Je bent mensgericht, benaderbaar en toegankelijk en werkt graag samen.

Je organiseert sterk, stelt prioriteiten en houdt overzicht wanneer meerdere zaken tegelijk spelen.

Je denkt vooruit, ziet wat nodig is en pakt werkzaamheden zelfstandig op.

Je werkt accuraat en zorgvuldig, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt dat zaken worden afgerond.

Je bent resultaatgericht en praktisch ingesteld.

Je bent betrouwbaar, brengt rust en overzicht en denkt graag mee met managers en collega’s.

OrganisatieOnze organisatie

Rotterdam in beweging. Daar zijn wij van.

Bij Maatschappelijke Ontwikkeling ben je altijd in de benen. Wij zitten nooit stil en stimuleren Rotterdammers hun talent te ontwikkelen en maatschappelijk actief te zijn. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden of intensievere zorg waar dat nodig is. Zo helpen we om stappen vooruit te zetten.

Alles gericht op een grotere zelfredzaamheid en betere gezondheid van Rotterdammers.

Daarnaast doen we meer aan cultuur dan subsidies verstrekken.

We willen graag dat meer publiek gebruik maakt van het culturele aanbod en stimuleren vernieuwende culturele activiteiten.

Kortom, we zetten ons in voor alle Rotterdammers met betrekking tot welzijn, zorg, onderwijs, sport en cultuur.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als secretaresse/managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar
• Je hebt werkervaring met agendabeheer in outlook voor meerdere teammanager(s)
• Je hebt werkervaring met geautomatiseerde systemen, zoals Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift op minimaal B2 niveau

Gunningscriteria

• Je hebt werkervaring met Oracle in de afgelopen 2 jaar
• Je hebt werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners
• Je hebt werkervaring met het werken met portefeuilles