Managementassistent - cluster MO

Overheidzzp; Rotterdam; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Overheidzzp zoekt een enthousiaste managementassistent die twee afdelingshoofden ondersteunt met agendabeheer, correspondentie en secretariaatswerk binnen de afdeling CMO in Rotterdam. Je werkt nauw samen met meerdere teammanagers, organiseert vergaderingen, verwerkt mail en mailboxen en verzorgt praktische ondersteuning, met proactieve initiatief en aandacht voor deadlines en kwaliteit.

De functie vereist minimaal mbo-4, drie jaar relevante ervaring en vaardigheid in Oracle voor kleine

Qualifications

• Minimaal een mbo-4 opleiding afgerond.
• Drie jaar werkervaring als secretaresse/managementassistent in afgelopen vijf jaar.
• Ervaring met agendabeheer in Outlook voor meerdere teammanagers.
• Kennis van Microsoft Office en Teams; Oracle-ervaring is een plus.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Agendabeheer voor meerdere teammanagers.
• Verwerken van correspondentie en beheer van functionele mailboxen.
• Actie ondernemen vanuit secretariaatsmailbox.
• Organiseren van vergaderingen en praktische ondersteuning.
• Kleine bestellingen plaatsen in Oracle.

Skills

Agenda beheer

Correspondentie

Secretariaatswerk

Vergaderorganisatie

Proactief

Education

MBO-4 diploma

Tools

Oracle

Job description

• Kleine bestellingen in Oracle.

Over de functie

In het kort: Je gaat meerdere teammanagers ondersteunen met agendabeheer, correspondentie, secretariaatswerk, vergaderorganisatie en praktische zaken, waarbij je proactief ontzorgt, overzicht bewaart en bijdraagt aan een goed functionerend managementteam.

Managementassistent

Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling

Ons aanbod

Werklocatie

Halvemaanpassage 90, het Timmerhuis

Thuiswerkbeleid

In het kader van Anders werken wordt er voornamelijk vanuit huis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk place op de volgende locatie: het Timmerhuis. 1 vaste kantoordag op dinsdag.

Haal jij energie uit het goed organiseren van zaken voor twee afdelingshoofden en help je collega's graag verder?

Jouw functie

Met jouw organisatorische skills en talent voor ontzorgen ben je de steunpilaar voor meerdere teammanagers van de afdeling CMO (Clusterondersteuning MO). Je bent pro-actief en toont initiatief en vindt het leuk om naast het beheren van complexe agenda’s mee te denken over verschillende onderwerpen. Je werkzaamheden hebben een uitvoerend karakter, maar we verwachten van jou ook de nodige assertiviteit. We zijn echt op zoek naar iemand die werkzaamheden uit handen neemt, meedenkt en ervaring heeft in het vak.

Jij ondersteunt de teammanagers in een dynamische omgeving die aan het ontwikkelen is.

Wat ga je doen?

• Agendabeheer teammanagers;
• Verwerken van correspondentie en het beheren van functionele mailboxen en distributielijsten.
• Oppakken van werkzaamheden vanuit de secretariaatsmailbox en hierop zelfstandig actie ondernemen.
• Organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten en praktische ondersteuning.
• Kleine bestellingen in Oracle.

Jouw profiel

Als managementassistent ondersteun je de managers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat zaken goed, tijdig en zorgvuldig worden geregeld en draagt daarmee bij aan een goede ondersteuning van het management.

Het belangrijkste voor ons is dat je mensgericht bent en goed kunt samenwerken. Je bent benaderbaar, toegankelijk en hebt oog voor wat er speelt binnen de afdeling. Je vindt het leuk om de managers te ondersteunen, denkt mee en weet goed aan te voelen wat nodig is.

Je bent sterk in organiseren en prioriteiten stellen. Ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen, houd je overzicht en weet je wat voorrang heeft. Je denkt vooruit, ziet wat er nodig is en pakt zaken zelfstandig op.

Je werkt accuraat en zorgvuldig, houdt afspraken en deadlines in de gaten en zorgt ervoor dat zaken worden afgerond. Tegelijkertijd ben je resultaatgericht en praktisch ingesteld.

We zoeken iemand die zelfstandig kan werken, maar ook actief de samenwerking opzoekt. Iemand die rust en overzicht brengt, betrouwbaar is en graag meedenkt met de managers en de afdeling.

Kortom: iemand die ondersteunt, organiseert, verbindt en vooruitdenkt en daarmee een waardevolle ondersteuning is voor de managers en de afdeling.

De afdeling

De Afdeling Clusterondersteuning MO (CMO) Is Een Centrale, Flexibele En Deskundige Afdeling Die Het Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) Ondersteunt Bij Al Haar Kerntaken En Programma’s Die Het Cluster Uitvoert Voor De Rotterdammer. De Kerntaken Worden Uitgevoerd Door Een Viertal Directies, Te Weten

• Sport, Onderwijs en Cultuur (SOC)
• Maatschappelijke Ondersteuning in de Wijk (MOW)
• Maatschappelijk Zorg en Jeugdhulp (MZJ)
• GGD Rotterdam-Rijnmond en Preventie en Welzijn (GGD en P&W)

De afdeling bestaat uit circa 350 medewerkers. Hier valt ook het managementteam (MT) onder met 2 afdelingshoofden, 2 afdelingssecretarissen en 15 teammanagers. Om het MT goed te ondersteunen, is er een secretariaat dat bestaat uit meerdere managementassistentes en projectmedewerkers. De afdeling is volop in ontwikkeling.

Onze organisatie

Rotterdam in beweging. Daar zijn wij van.

Bij Maatschappelijke Ontwikkeling ben je altijd in de benen. Wij zitten nooit stil en stimuleren Rotterdammers hun talent te ontwikkelen en maatschappelijk actief te zijn. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden of intensievere zorg waar dat nodig is. Zo helpen we om stappen vooruit te zetten. Alles gericht op een grotere zelfredzaamheid en betere gezondheid van Rotterdammers. Daarnaast doen we meer aan cultuur dan subsidies verstrekken. We willen graag dat meer publiek gebruik maakt van het culturele aanbod en stimuleren vernieuwende culturele activiteiten. Kortom, we zetten ons in voor alle Rotterdammers met betrekking tot welzijn, zorg, onderwijs, sport en cultuur.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands.
• maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
• Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam.
• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als secretaresse/managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met agendabeheer in outlook voor meerdere teammanager(s);
• Je hebt werkervaring met geautomatiseerde systemen, zoals Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams);
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift op minimaal B2 niveau.

Wensen

• Kandidaat heeft werkervaring met Oracle in de afgelopen 2 jaar (20 punten)
• Kandidaat heeft werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners (30 punten)
• Kandidaat heeft werkervaring met het werken met portefeuilles. (20 punten)
• Je hebt werkervaring met Oracle in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met het werken met portefeuilles.

Competenties

• mensgericht
• goed kunnen samenwerken
• benaderbaar
• toegankelijk
• oog hebben voor wat er speelt binnen de afdeling
• meedenken
• goed aanvoelen wat nodig is
• sterk in organiseren
• prioriteiten kunnen stellen
• overzicht houden
• vooruitdenken
• zaken zelfstandig oppakken
• accuraat
• zorgvuldig
• afspraken en deadlines in de gaten houden
• resultaatgericht
• praktisch ingesteld
• zelfstandig kunnen werken
• actief de samenwerking opzoeken
• rust en overzicht brengen
• betrouwbaar
• ondersteunen
• organiseren
• verbinden
• vooruitdenken

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 3 x 6 maanden

Gespreksdatum: Week 45/46

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer 650.000 inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.