Managementassistent – cluster DV

1UP Talent; Rotterdam; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Job summary

1UP Talent zoekt een managementassistent die twee afdelingsmanagers ondersteunt op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Je werkt nauw samen met de managers en de twee secretarissen en maakt deel uit van het Management Team, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult.

Je beheert agenda’s, plant vergaderingen, registreert notulen en stelt actielijsten op. Daarnaast ondersteun je bij organisatorische en technische zaken, regelt werkbezoeken en zorgt voor een

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent in de afgelopen 4 jaar.
• Werkervaring met MS Office-programma’s Outlook en MS Teams.
• Werkervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en prioriteren bij het plannen van afspraken.
• Plannen van vergaderingen en aanmelden van externe bezoekers.
• Verslaglegging en opstellen van actielijsten van overleggen.
• Proactief oppakken van taken uit de mailbox van de afdelingsmanager.
• Ondertekenen van stukken namens de afdelingsmanager.
• Bespreken van jaarbonnen met afdelingsmanagers en teamleiders.

Skills

Proactieve instelling

Accuraat

Planmatig

Samenwerken

Omgevingsbewust

Snel systemen eigen maken

Nederlands beheersing

Education

MBO niveau 4

Tools

MS Outlook

MS Teams

Job description

Jouw functie

Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Je werkt nauw samen met de managers en de twee secretarissen en maakt deel uit van het Management Team, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult.

Voor de afdelingsmanagers

• Beheren van complexe agenda’s en prioriteren bij het plannen van afspraken
• Plannen van vergaderingen, aanmelden van externe bezoekers en verspreiden van stukken ter voorbereiding
• Verslaglegging en opstellen van actielijsten van overleggen indien nodig
• Proactief oppakken van taken uit de mailbox van de afdelingsmanager in goed overleg
• Ondertekenen van vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager
• Bespreken van jaarbonnen met afdelingsmanagers en teamleiders en zorgen voor de aanvraag

Voor de afdeling

• Faciliteren van ketensessies en zorgen dat alles organisatorisch en technisch goed is geregeld
• Organiseren van werkbezoeken en bijeenkomsten en het boeken van geschikte locaties

Voor het secretariaat

• Bijhouden van een overzicht van locaties die de gewenste kwaliteit leveren
• Nauw samenwerken met collega’s binnen het team en elkaar vervangen bij afwezigheid
• Tijdig signaleren van knelpunten in ondersteuning en processen en voorstellen van oplossingen binnen het team
• Zorgen voor een plezierige samenwerking en bijdragen aan het soepel laten verlopen van werkzaamheden
• Bijdragen aan de resultaten van het team

Jouw profiel

• Proactieve en ondernemende instelling
• Accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht
• Motivatie om binnen een dynamische afdeling gezamenlijk resultaten te behalen
• Denkt actief mee, is omgevingsbewust, kan goed samenwerken en verbindingen leggen tussen mensen en belangen
• In staat om verschillende systemen van de gemeente snel eigen te maken
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk

Organisatie

Onze organisatie

Het cluster Dienstverlening staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega’s. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Het zorgt voor de frontoffice voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam. Met Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels maken we het onze klanten zo makkelijk mogelijk om aan informatie of producten te komen en hun persoonlijke zaken te regelen. Of het nu gaat om het inzien van historische boeken in het archief, het innen van belastingen zo makkelijk mogelijk maken of snelle en makkelijke levering van burgerzakenproducten.

Eisen

• Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent, opgedaan in de afgelopen 4 jaar
• Je hebt werkervaring met de MS Office programma’s Outlook en MS Teams
• Je hebt werkervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar

Gunningscriteria

• Je hebt werkervaring met het invoeren van bestellingen in Oracle Fusion
• Je hebt werkervaring als Managementassistent bij een overheidsorganisatie
• Je hebt een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringsysteem

Je sollicitatie dient uiterlijk 30 september 2026 om 05:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.