Managementassistent - cluster DV

Overheidzzp; Rotterdam; Hybrid; EUR 27,000 - 39,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een proactieve managementassistent die twee afdelingsmanagers en het managementteam ondersteunt met agendabeheer, vergaderplanning, notuleren en administratieve taken.

Je werkt nauw samen met de secretariaten, regelt werkbezoeken, ketensessies en facilitaire zaken zodat processen soepeler verlopen. Thuiswerken is mogelijk, dinsdag kantoor en overige dagen in overleg.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent in de afgelopen 4 jaar.
• Aantoonbare ervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd.

Responsibilities

• Beheer van complexe agenda’s en prioriteren van afspraken voor twee afdelingsmanagers.
• Vergaderingen plannen, externe bezoekers aanmelden en voorbereidende stukken klaarleggen.
• Notuleren en opstellen van actielijsten; opvolging van acties.
• Mailboxmanagement en proactieve taken uit de afdelingsmanager-overdracht oppakken.
• Ondertekenen van afgesproken stukken namens de afdelingsmanager.
• Ondersteuning bij inkoop/bestellingen en afhandeling van facturen.

Skills

Proactief

Planmatig

Flexibel

Resultaatgericht

Samenwerken

Omgevingsbewust

Education

MBO-4

Tools

MS Outlook

MS Teams

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat twee afdelingsmanagers en het managementteam ondersteunen met agendabeheer, vergaderorganisatie, notuleren, administratieve en facilitaire taken, en je zorgt dat werkbezoeken, ketensessies en secretariaatsprocessen soepel verlopen.

Managementassistent

Cluster Dienstverlening

Ons aanbod

Werklocatie

Wilhelminakade 179, De Rotterdam

Thuiswerkbeleid

Dinsdag is een verplichte kantoordag. Op de andere dagen is het mogelijk om in overleg vanuit huis te werken

Geen dag is hetzelfde in deze veelzijdige functie als Managementassistent. Met jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail maak jij elke dag het verschil.

Jouw functie

Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Dit doe je in nauwe samenwerking met de managers en de twee secretarissen. Daarnaast maak je deel uit van het Management Team, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult.

Voor De Afdelingsmanagers

• Houd je de complexe agenda’s op orde, bij het plannen van afspraken weet je te prioriteren;
• Plan je vergaderingen in, meld je eventuele externe bezoekers aan en zet je stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen;
• Zorg je, indien nodig, voor verslaglegging en actielijsten van overleggen;
• In goed overleg pak je proactief taken op uit de mailbox van de afdelingsmanager;
• Onderteken je vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager;
• Maak je prestatieverklaringen aan voor bestellingen en zorg je ervoor dat, samen met de besteller van de afdeling, de facturen betaald worden;
• Bestel je geschenken;
• Je bespreekt proactief met de afdelingsmanagers en teamleiders de jaarbonnen voor het komende jaar en zorgt voor de aanvraag hiervan.

Voor De Afdeling

• Je faciliteert de ketensessies en zorgt dat alles organisatorisch en technisch goed is geregeld;
• Vraag je inkoopordernummers aan;
• Organiseer je werkbezoeken en bijeenkomsten en boek je hiervoor geschikte locaties en bijbehorende catering.

Voor Het Secretariaat

• Zorg je voor een overzicht van locaties die de kwaliteit leveren waar wij naar op zoek zijn;
• Werk je nauw samen met de collega’s binnen het team en vervang je elkaar bij afwezigheid;
• Signaleer je tijdig problemen op gebied van ondersteuning en processen en stel je oplossingen voor binnen het team, waarbij je het overzicht hebt over de teambreed ondersteunende taken;
• Vind je het heerlijk om in contact te zijn met je collega’s en zie je het als een uitdaging om alles op rolletjes te laten lopen;
• Draag je bij aan de resultaten van het team.

Jouw profiel

Je hebt een proactieve en ondernemende instelling. Je bent accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht. Bovenal ben je gemotiveerd om binnen een dynamische afdeling, in een open en prettige werksfeer, gezamenlijk resultaten te behalen. Je denkt actief mee, bent omgevingsbewust, kunt goed samenwerken en weet verbindingen te leggen tussen mensen en belangen. Daarnaast ben je in staat om verschillende systemen van de gemeente snel eigen te maken. Tot slot beschik je over een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

De afdeling

Het cluster Dienstverlening staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega’s. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Het zorgt voor de frontoffice voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam. Met Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels maken we het onze klanten zo makkelijk mogelijk om aan informatie of producten te komen en hun persoonlijke zaken te regelen. Of het nu gaat om het inzien van historische boeken in het archief, het innen van belastingen zo makkelijk mogelijk maken of snelle en makkelijke levering van burgerzakenproducten.

Onze organisatie

Het cluster Dienstverlening staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega’s. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Het zorgt voor de frontoffice voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam. Met Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels maken we het onze klanten zo makkelijk mogelijk om aan informatie of producten te komen en hun persoonlijke zaken te regelen. Of het nu gaat om het inzien van historische boeken in het archief, het innen van belastingen zo makkelijk mogelijk maken of snelle en makkelijke levering van burgerzakenproducten.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands.
• maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
• Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam.
• Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent, opgedaan in de afgelopen 4 jaar.
• Je hebt werkervaring met de MS Office programma’s Outlook en MS Teams.
• Je hebt werkervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar. Dit kun je aantonen op je cv.

Wensen

• Geef aan of de kandidaat een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist heeft. (20 punten)
• Geef aan of de kandidaat beschikt over werkervaring met het invoeren van bestellingen in Oracle Fusion. (10 punten)
• De kandidaat beschikt over werkervaring met een digitaal archiveringsysteem. (10 punten)
• Geef aan of de kandidaat werkervaring heeft als Managementassistent bij een overheidsorganisatie. (30 punten)
• Je hebt werkervaring met het invoeren van bestellingen in Oracle Fusion.
• Je hebt werkervaring als Managementassistent bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist.
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringsysteem.

Competenties

• Je hebt een proactieve en ondernemende instelling.
• Je bent accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht.
• Je bent gemotiveerd om binnen een dynamische afdeling, in een open en prettige werksfeer, gezamenlijk resultaten te behalen.
• Je denkt actief mee.
• Je bent omgevingsbewust.
• Je kunt goed samenwerken.
• Je weet verbindingen te leggen tussen mensen en belangen.
• Je bent in staat om verschillende systemen van de gemeente snel eigen te maken.
• Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 3 x 2 maanden

Gespreksdatum: Week 40/41

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer 650.000 inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.