Managementassistent

Bright-Professionals; Rotterdam; On-site; EUR 29,000 - 38,000; Part time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een Managementassistent die twee afdelingsmanagers ondersteunt op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak, in nauwe samenwerking met managers en secretarissen.

Je maakt deel uit van het Management Team en levert een proactieve, planmatige en resultaatgerichte bijdrage aan agenda's, notulen, verslaglegging en ondersteuning bij projecten.

Qualifications

• Minimaal mbo-niveau 4 diploma.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als managementassistent.
• Ervaring met MS Office-programma’s Outlook en MS Teams.
• Ervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbare functie.

Responsibilities

• Beheer complexe agenda’s en prioriteer bij het plannen van afspraken.
• Verzamel en voorbereid stukken voor overleggen en meld externe bezoekers aan.
• Maak notulen en actielijsten van overleggen en volg op.
• Ondersteun afdelingsmanagers proactief bij mailboxtaken en advies.
• Ondersteun de afdeling bij logistiek zoals locaties, catering en bedrijfsbezoeken.
• Draag bij aan een soepele werking van het team en vervang elkaar bij afwezigheid.

Skills

Notuleren

Agendabeheer

Proactieve instelling

Planmatig werken

Education

MBO niveau 4 diploma

Tools

MS Outlook

MS Teams

Job description

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Managementassistent. Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak in nauwe samenwerking met de managers en de twee secretarissen. Je maakt deel uit van het Management Team en vervult daarin een belangrijke ondersteunende rol.

Voor de afdelingsmanagers

• Je houdt de complexe agenda’s op orde en prioriteert bij het plannen van afspraken.
• Je plant vergaderingen, meldt externe bezoekers aan en zet stukken uit ter voorbereiding van overleggen.
• Je zorgt, indien nodig, voor verslaglegging en actielijsten van overleggen.
• In goed overleg pak je proactief taken op uit de mailbox van de afdelingsmanager.
• Je ondertekent vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager.
• Je maakt prestatieverklaringen aan voor bestellingen en zorgt, samen met de besteller van de afdeling, dat facturen worden afgehandeld.
• Je bestelt geschenken en organiseert jaarbonaanvragen in overleg met afdelingsmanagers en teamleiders.

Voor de afdeling

• Je faciliteert ketensessies en zorgt dat alles organisatorisch en technisch goed is geregeld.
• Je vraagt inkoopordernummers aan.
• Je organiseert werkbezoeken en bijeenkomsten en boekt geschikte locaties en bijbehorende catering.
• Je werkt nauw samen met collega’s binnen het team en vervangt elkaar bij afwezigheid.
• Je signaleert tijdig knelpunten in ondersteuning en processen en stelt oplossingen voor, waarbij je het overzicht behoudt over teambrede ondersteunende taken.
• Je onderhoudt het contact met collega’s en ziet het als uitdaging om de werkzaamheden soepel te laten verlopen.
• Je draagt bij aan de resultaten van het team.

Jouw profiel

Je hebt een proactieve en ondernemende instelling. Je bent accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht. Je bent gemotiveerd om binnen een dynamische afdeling in een open en prettige werksfeer samen resultaten te behalen. Je denkt actief mee, bent omgevingsbewust, kunt goed samenwerken en legt verbindingen tussen mensen en belangen. Je kunt verschillende systemen van de gemeente snel eigen maken. Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Organisatie

Het cluster Dienstverlening staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega’s. Zij voeren de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Zij zorgen voor de frontoffice voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam. Met Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels maken zij het voor hun klanten zo makkelijk mogelijk om aan informatie of producten te komen en persoonlijke zaken te regelen. Of het nu gaat om het inzien van historische boeken in het archief, het innen van belastingen zo makkelijk mogelijk maken of snelle en makkelijke levering van burgerzakenproducten.

Functie-eisen

• Je beschikt minimaal over een mbo-niveau 4 diploma
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 4 jaar
• Je hebt ervaring met de MS Office-programma’s Outlook en MS Teams
• Je hebt ervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of een vergelijkbare functie

Functie-wensen

• Het is een pre als je ervaring hebt met het invoeren van bestellingen in Oracle Fusion
• Bij voorkeur heb je werkervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie
• Je hebt een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringssysteem

Extra Informatie

• Aantal uur 32
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO