Managementassistent (24 uur)

Gemeente Hengelo; Hengelo; Hybride; EUR 27 000 - 45 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Hybride werken

Reiskostenvergoeding

ABP pensioenopbouw

Vers fruit op kantoor

Ruimte voor professionele groei

Lokale werkomgeving in Hengelo

Résumé du poste

Gemeente Hengelo zoekt een managementassistent die de rechterhand is van de managers binnen jouw domein. Je regelt complexe agenda’s, mailboxen en bewaakt deadlines; je bereidt vergaderingen voor en notuleert. Je werkt zelfstandig en zoekt samenwerking met collega’s.

Tevens draag je bij aan procesverbeteringen en digitale vernieuwing. Je hebt een afgeronde secretariële opleiding en ruime ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).

Qualifications

• Een afgeronde secretariële opleiding en relevante werkervaring.
• Ruime ervaring met complex agenda- en mailboxbeheer.
• Beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Ruime ervaring met Microsoft 365: Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.

Responsabilités

• Beheren van complexe agenda’s en mailboxen en het plannen van afspraken en overleggen.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen.
• Bewaken van acties, afspraken en deadlines.
• Correspondentie en administratieve werkzaamheden verzorgen.
• Organiseren en coördineren van werkzaamheden rondom het management.
• Signaleren van wat er nodig is en waar mogelijk vooruitlopen.
• Meedenken over en verbeteren van werkprocessen.

Connaissances

Organisatie

Zelfstandigheid

Dienstverlening

Microsoft 365

Outlook

Teams

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Communicatie

Formation

Afgeronde secretariële opleiding

Outils

Microsoft 365

Outlook

Teams

Word

Excel

PowerPoint

Copilot

AI

Description du poste

Ben jij goed in organiseren, houd je overzicht en denk je graag een stap vooruit? Vind je het leuk om managers te ondersteunen én mee te denken over hoe we ons werk slimmer kunnen organiseren? Dan zoeken we jou als managementassistent bij de gemeente Hengelo!

Als managementassistent ben je de rechterhand van de managers binnen jouw domein. Je zorgt dat afspraken, overleggen en acties goed geregeld zijn en weet wat er speelt. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega’s. Je werkzaamheden zijn afwisselend. Je houdt je onder andere bezig met:

• het beheren van complexe agenda’s en mailboxen en het plannen van afspraken en overleggen;
• het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen;
• het bewaken van acties, afspraken en deadlines;
• het verzorgen van correspondentie en administratieve werkzaamheden;
• het organiseren en coördineren van werkzaamheden rondom het management;
• het signaleren van wat er nodig is en waar mogelijk vooruitlopen;
• het meedenken over en verbeteren van werkprocessen.

Je werkt nauw samen met andere managementassistenten en collega’s binnen de organisatie. Je weet wanneer je zelfstandig aan de slag kunt en wanneer afstemming nodig is.

Wie ben jij?

Je bent georganiseerd, zelfstandig en dienstverlenend. Je houdt overzicht, kunt goed prioriteiten stellen en blijft rustig als het druk is. Je bent daarnaast digitaal vaardig en nieuwsgierig naar nieuwe ontwikkelingen. Je maakt nieuwe systemen en toepassingen snel eigen en ziet kansen om je werk slimmer en efficiënter te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft 365, Copilot, AI en automatisering. Je vindt het leuk om hierover mee te denken en je ideeën met collega’s te delen. Daarnaast:

• heb je een afgeronde secretariële opleiding en relevante werkervaring;
• heb je ruime ervaring met complex agenda- en mailboxbeheer;
• werk je nauwkeurig en zorgvuldig;
• beheers je de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk;
• heb je ruime ervaring met Microsoft 365, zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint;
• kun je goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en belangen;
• neem je verantwoordelijkheid en werk je zelfstandig;
• beweeg je gemakkelijk binnen een complexe organisatie. Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een pré;
• ben je beschikbaar op maandag, dinsdag en donderdag en incidenteel op vrijdag.

Wat bieden wij?

Je komt terecht in een enthousiast team waarin we samenwerken, elkaar helpen en graag kijken hoe we ons werk steeds beter kunnen organiseren. Je krijgt ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en jezelf verder te ontwikkelen. Daarnaast krijg je:

• een bruto maandsalaris van maximaal €4.056,- (schaal 7, op basis van 36 uur), afhankelijk van je kennis en ervaring;
• een individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto jaarsalaris, dat je flexibel kunt inzetten voor zaken die voor jou belangrijk zijn. Zoals bijvoorbeeld extra verlof, extra inkomen, scholing, aflossen van je studieschuld of de aanschaf van een (elektrische) fiets;
• eventueel aanvullend betaald ouderschapsverlof;
• een reiskostenvergoeding;
• mogelijkheden voor hybride werken en flexibele werktijden, inclusief een vergoeding om je thuiswerkplek goed in te kunnen richten;
• ruimte voor professionele groei: interne trainingen, studiemogelijkheden, coaching;
• pensioenopbouw via ABP;
• elke dag vers fruit van lokale ondernemers, een inspirerende werkomgeving in ons moderne stadhuis midden in het centrum van Hengelo.

Lijkt het je leuk om managers te ondersteunen, maar wil je vooral ook zelf initiatief nemen en bijdragen aan hoe we ons werk organiseren? Dan maken we graag kennis met je!