Managementassistent

1UPPLY; Utrecht; On-site; EUR 38,000 - 50,000; Full time

Job summary

Organisatie Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) zoekt een Managementassistent die de agenda’s van collega’s beheert en als schakel fungeert tussen interne en externe partijen. Je plant (serie)afspraken, reserveert vergaderruimten en verzorgt ondersteunende werkzaamheden voor de organisatie.

Naast administratieve taken draag je bij aan een vlotte communicatie en samenwerking. Je werkt vanuit het Stadshuis in Nieuwegein en op locatie waar nodig, met focus op nauwkeurigheid, snelheid en

Qualifications

• MBO 4 opleiding in managementondersteuning afgerond.
• Minimaal 2 jaar ervaring als managementassistent in de afgelopen 5 jaar.
• Minimaal 2 jaar ervaring met MS Office.
• Beschikbaar op woensdagen (8 uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) om op kantoor te werken.

Responsibilities

• Je beheert de agenda’s van collega’s en fungeert als schakel tussen interne en externe partijen.
• Je plant (serie)afspraken en reserveert vergaderruimten.
• Je verzorgt ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de organisatie.
• Je plant vergaderingen (reeksen) en faciliteert catering indien nodig.
• Je verricht diverse administratieve werkzaamheden en beheert (digitale) bestanden en systemen.
• Je zorgt met je team voor aanwezigheid op het secretariaat, als vraagbaak.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Organisatievermogen

Proactief handelen

Education

MBO 4 managementondersteuning

Tools

MS Office

Job description

Opdracht

Als Managementassistent heb je een belangrijke rol binnen WIL. Je beheert de vaak volle agenda’s van collega’s en je bent de schakel tussen veel partijen, intern en extern.

Taken

• Je plant (serie)afspraken.
• Je reserveert vergaderruimten.
• Je verzorgt ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de organisatie.
• Je plant vergaderingen (reeksen).
• Je faciliteert catering, indien nodig.
• Je verricht diverse administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het beheer en de bewerking van (digitale) bestanden en systemen.
• Je zorgt met je teamleden voor de fysieke aanwezigheid op het secretariaat (vraagbaak).

Wie zoeken wij?

Jij bent secuur zonder daarbij afbreuk te doen aan je snelheid en het stellen van de juiste prioriteiten. Je verstaat de kunst van het schakelen tussen diverse deeltaken met verschillende petten op, zonder daarbij het overzicht te verliezen. Je bent in staat om te communiceren op diverse niveaus en je blijft objectief.
Je voorziet knelpunten of hebt verbetervoorstellen voor het secretariaat en stemt deze af met collega’s.
Je denkt oplossingsgericht.
Je handelt vanuit de kernwaarden: eigenaarschap, samen en vertrouwen.
OrganisatieWerk en Inkomen Lekstroom (WIL) is de uitvoeringsorganisatie voor werk, inkomen en schuldhulpverlening voor de gemeenten Houten, IJsselstein, Lopik en Nieuwegein. Vanuit het Stadshuis in Nieuwegein en deels ook op locatie werken we met ruim 200 mensen aan het gericht vooruit helpen van onze klanten. Wij bieden inkomensondersteuning en verstrekken uitkeringen waar nodig. Ook stimuleren we mensen om naar vermogen mee te doen in de maatschappij. Bij WIL werken we vanuit een mensgerichte aanpak. Waar mogelijk passen we maatwerk toe binnen de geldende wet- en regelgeving.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van managementondersteuning
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office
• Je bent minimaal op woensdagen (8 uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) beschikbaar om op kantoor te werken

Gunningscriteria

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een directiesecretariaat
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als managementassistent
• Aantoonbare werkervaring met het Topdesk-systeem