Management Assistant sociaal domein

Secretary Plus; Amsterdam; Hybrid; EUR 27,000 - 42,000; Part time

Job summary

Secretary Plus in Amsterdam zoekt een Management Assistant sociaal domein zorg om de directie en het team te ondersteunen. Je werkt zelfstandig in een hecht team met vrijwilligers en collega’s, met focus op планmatige werkprocessen en heldere communicatie.

Je bent proactief, nauwkeurig en prioriteitensteller. Ervaring met administratie, secretariële taken en organisatie is belangrijk voor deze functie in een dynamische werkplek.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist, bij voorkeur met relevante opleiding.
• Goede beheersing van MS Office, OneDrive en SharePoint.
• Kennis van Wordpress, Basecone en Exact is een pré.
• Betrouwbare en discrete ondersteuning voor directie en team.

Responsibilities

• Bijhouden van de website in Wordpress.
• Ondersteuning bij indiensttreding van nieuwe medewerkers.
• Bijhouden van personeelsdossiers.
• Meewerken aan interne en externe communicatie.
• Verwerken en archiveren van documenten in digitale systemen.
• Notuleren en opvolgen van teamoverleggen.
• Coördineren van interne communicatie en facilitaire contacten.
• Ondersteunen bij bijeenkomsten en vrijwilligersactiviteiten.
• Signaleren van knelpunten en voorstellen doen ter verbetering van processen.

Skills

Nauwkeurig

Proactief

Zelfstandig

Prioriteiten stellen

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

OneDrive

SharePoint

WordPress

Basecone

Exact

Job description

Als Management Assistant sociaal domein zorg je dat alles achter de schermen soepel loopt voor directie en team. Je werkt als enige assistant in een hecht team van circa 20 vaste collega’s en veel betrokken vrijwilligers in Amsterdam.

Jij bent nauwkeurig, voelt goed aan wanneer er iets gedaan moet worden en wanneer je iets moet afstemmen of juist niet, je bent proactief en zelfstandig, en kan zeer goed prioriteiten stellen.

HR- en communicatietaken (ondersteunend):

• Bijhouden van website in Wordpress
• Ondersteuning bij indiensttreding van nieuwe medewerkers
• Bijhouden van personeelsdossiers
• Meewerken aan interne en externe communicatie

Administratieve ondersteuning:

• Verwerken, controleren en inboeken van declaraties en facturen in Basecone
• Ondersteunen bij het opstellen van contracten, overeenkomsten en documenten
• Verwerken en archiveren van belangrijke stukken in het digitale systeem

Secretariële ondersteuning:

• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van (team) overleggen

Organisatorisch:

• Regelen van facilitaire zaken zoals ICT-contacten, kantoorbenodigdheden en contact met de beheerder van het pand
• Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten en vrijwilligersactiviteiten
• Coördineren van interne communicatie en informatievoorziening

Procesverbetering:

• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen in werkwijzen en administratieve processen

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
• 10-16 uur per week beschikbaar
• Enkele jaren ervaring als (Directie)secretaresse, Management Assistent of aanverwante functies, liefst in een organisatie met vergelijkbare omvang
• Kennis van diverse MS Office programma's waaronder OneDrive en Sharepoint is een vereiste, kennis van Exact en Basecone is een pré. Bereidheid deze programma’s eigen te maken.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Verder heb jij een dienstverlenende instelling, een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en beschik je over een goed ontwikkeld organisatievermogen