Managementassistent Directiesecretariaat

1UP Training; Amsterdam; Hybrid; EUR 26,000 - 38,000; Part time

Job summary

1UP Training zoekt een Managementassistent Directiesecretariaat die directie ondersteunt en als vertrouwenspersoon optreedt. Je beheert schriftelijke correspondentie, regelt complexe agenda's en bewaakt voortgang van acties.

Je werkt in een zelfstandige, hybride werkomgeving in Amsterdam, met 28 uur per week. Vereisten: HBO werk- en denkniveau, minimaal 5 jaar ervaring op directieniveau, uitstekende MS Office-vaardigheden (Office 365, SharePoint) en vloeiende Nederlands en Engels.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, richting (Directie-) Managementassistent.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke ondersteunende functie op directieniveau.
• Uitstekende ervaring met MS Office, Office 365 en SharePoint.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Directie-ondersteuning en aanspreekpunt voor directeur.
• Secretariële en administratieve regie: correspondentie, complex agenda beheer, archivering en voortgang van acties.
• Vergaderstructuur voorbereiden en verslaglegging van (directie)vergaderingen.
• Facilitaire organisatie: organiseren van bijeenkomsten en grotere vergaderingen.
• Bestuurlijke sensitiviteit en samenwerking met team assistentes.

Skills

Organisatievermogen

Teamspeler

Resultaatgericht

Klantgericht

Flexibel

Discreet

Education

HBO werk- en denkniveau

Directie-/Managementassistent

Tools

MS Office

Office 365

SharePoint

Job description

Managementassistent Directiesecretariaat
Als Managementassistent Directiesecretariaat ben je de steun en toeverlaat van één van de directeuren. Je verzorgt secretariële en facilitaire zaken, bekleedt een vertrouwenspositie en fungeert zowel intern als extern als aanspreekpunt en representatief visitekaartje.

Wat ga je doen?

Ondersteuning op directieniveau: dienen als eerste aanspreekpunt voor één van de directeuren, optreden als sparringpartner en actief betrokken zijn bij werkzaamheden van de directeur.
Secretariële & administratieve regie: verzorgen van schriftelijke correspondentie, complex agendabeheer, archivering en bewaken van voortgang van actiepunten.
Vergaderstructuur optimaliseren: grondig voorbereiden, structuren en verzorgen van verslaglegging van (directie)vergaderingen.
Facilitaire organisatie: zelfstandig organiseren van bijeenkomsten en grotere vergaderingen inclusief bijbehorende faciliteiten.
Bestuurlijke sensitiviteit: het feilloos aanvoelen van actuele en gevoelige bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en processen.
Samenwerking: nauw samenwerken met een team van assistentes en elkaar onderling ondersteunen.

Wat breng je mee?

Opleiding: HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting (Directie-)Managementassistent.
Werkervaring: minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie op directieniveau.
Kennis & systemen: uitstekende ervaring met MS Office, in het bijzonder Office 365 en SharePoint.
Talen: uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
Competenties: sterk organisatievermogen (plannen en structureren), teamspeler, resultaat- en klantgericht, flexibel en discreet.

Praktische informatie

Uren: 28 uur per week; extra uren in overleg.
Opdrachtvorm: niet geschikt voor ZZP'ers.
Standplaats: hoofdkantoor in Amsterdam met een moderne, hybride werkomgeving.

Eisen

• Opleidingsniveau: HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van (Directie-) Managementassistent: Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke, ondersteunende functie op directieniveau
• Uitstekende ervaring met MS Office, in het bijzonder Office 365 en SharePointUitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord en geschrift
• Aanvraag is voor 28 uur per week, Extra uren in overleg

Gunningscriteria

• Bij voorkeur HBO werk- en denkniveau in de richting van (Directie-) Managementassistent
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke, ondersteunende functie op directieniveau