Managementassistent

AXIS Career; Tilburg; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Gemeente Tilburg zoekt een gestructureerde en proactieve ondersteuner voor het Gebiedsmanagement Oud-Zuid. Je organiseert bijeenkomsten, bewaakt planningen en verzorgt notulen en verslaglegging zodat alle acties helder blijven.

Je werkt met gebiedsmanagers, wijkregisseurs en overige betrokkenen en beheert informatiestromen in Microsoft 365 en SharePoint. Een georganiseerde aanpak en uitstekende communicatie zijn essentieel in deze bestuurlijke omgeving.

Qualifications

• Ervaring met administratieve ondersteuning in een bestuurlijke omgeving.
• Planmatig kunnen werken en bijeenkomsten kunnen organiseren.
• Notuleren, verslaglegging en informatiemanagement beheersen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands.

Responsibilities

• Organiseren van bijeenkomsten en events, inclusief planning van datums en sprekers.
• Coördineren van wijkkranten door planningen en deadlines te bewaken.
• Ondersteunen bij overleggen door agendapunten te verzamelen en acties te noteren.
• Beheren van informatiemanagement door documenten gestructureerd op te slaan in Microsoft 365 en SharePoint.
• Proactief signaleren van verbeterpunten en bijdragen aan efficiëntere werkprocessen.

Skills

Organisatie

Coördinatie

Notuleren

Communicatie

Proactief werken

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Outlook

Teams

Word

Excel

Job description

Als gebiedsmanagement ondersteuner bij Gemeente Tilburg speel je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten binnen het team Gebiedsmanagement Oud-Zuid. Met jouw organisatorische vaardigheden en oog voor detail zorg je ervoor dat bijeenkomsten, wijkactiviteiten en administratieve processen efficiënt worden georganiseerd en uitgevoerd. Je werkt nauw samen met gebiedsmanagers, wijkregisseurs en andere betrokkenen om bij te dragen aan een leefbare en inclusieve stad.

Wat je gaat doen:

• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen, inclusief het plannen van datums, regelen van sprekers, versturen van uitnodigingen en organiseren van faciliteiten.


• Coördineren van wijkkranten door planningen en deadlines te bewaken en input te verzamelen voor de afdeling Communicatie.


• Ondersteunen bij overleggen door agendapunten te verzamelen, acties te noteren, actielijsten te versturen en de opvolging van afspraken te bewaken.


• Beheren van informatiemanagement door documenten en informatie gestructureerd op te slaan en toegankelijk te maken in Microsoft 365 en SharePoint.


• Proactief signaleren van verbeterpunten en bijdragen aan efficiëntere werkprocessen binnen het team.

We zoeken een gestructureerde en proactieve ondersteuner die uitblinkt in organiseren en communiceren binnen een dynamische omgeving.

• Ervaring met administratieve ondersteuning in een bestuurlijke omgeving.


• Vaardig in plannen, organiseren en coördineren van bijeenkomsten.


• Ervaring met notuleren, verslaglegging en informatiemanagement.


• Bekend met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint).


• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.