Management ondersteuner RIVM

Start People; Eindhoven; Hybrid; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

RIVM in Bilthoven zoekt een proactieve management ondersteuner die de dagelijkse gang van zaken ondersteunt binnen P&O en Labbeheer. Je houdt de agenda’s en mailboxen overzichtelijk, bereidt vergaderingen voor en bewaakt deadlines, zodat afdelingshoofden zich kunnen richten op hun kerntaken.

Je werkt hybride, deels thuis en deels op kantoor bij Bilthoven, met toekomstige verhuizing naar Utrecht Science Park. Je communiceert helder, werkt zelfstandig en bewaakt vertrouwelijke informatie met zorg.

Qualifications

• MBO-diploma in een administratieve richting, met mbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Vaardig in MS Office en digitale samenwerkingssystemen.
• Helder en zorgvuldig communiceren in het Nederlands, mondeling en schriftelijk.
• Zelfstandig, dienstverlenend en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en mailboxen: prioriteren, voorbereiden en opvolgen van acties en afspraken.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten: zorgen voor een vlekkeloze planning en uitvoering.
• Bewaken van acties en deadlines: zorgen voor tijdige opvolging en overzicht in informatiestromen.
• Opstellen, verwerken en archiveren van documenten: zorgen dat alles goed vindbaar en op orde is.
• Afstemmen met collega’s en zelfstandig oppakken van praktische zaken: bijdragen aan een soepel werkproces.

Skills

MS Office

Digitale samenwerkingstools

Communicatie NL (mondeling & schriftel

Education

MBO-diploma in een administratieve richting

Job description

Als management ondersteuner bij het RIVM draag je bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van de afdelingen P&O en Labbeheer. Je zorgt ervoor dat de afdelingshoofden zich kunnen richten op hun kerntaken door overzicht te houden in agenda’s, mailboxen en lopende afspraken. Met jouw proactieve aanpak en oog voor detail voorkom je dat zaken blijven liggen en zorg je voor een efficiënte ondersteuning. Je werkt hybride: deels vanuit huis en deels op kantoor in Bilthoven, met een geplande verhuizing naar het Utrecht Science Park later dit jaar.

Wat je gaat doen:

• Beheren van agenda’s en mailboxen: prioriteren, voorbereiden en opvolgen van acties en afspraken.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten: zorgen voor een vlekkeloze planning en uitvoering.
• Bewaken van acties en deadlines: zorgen voor tijdige opvolging en overzicht in informatiestromen.
• Opstellen, verwerken en archiveren van documenten: zorgen dat alles goed vindbaar en op orde is.
• Afstemmen met collega’s en zelfstandig oppakken van praktische zaken: bijdragen aan een soepel werkproces.

We zoeken een proactieve en gestructureerde management ondersteuner die zelfstandig werkt en helder communiceert.

• MBO-diploma in een administratieve richting, met mbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Vaardig in MS Office en digitale samenwerkingssystemen.
• Helder en zorgvuldig communiceren in het Nederlands, mondeling en schriftelijk.
• Zelfstandig, dienstverlenend en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie.