Managementondersteuner laboratoria

Driessen; Bilthoven; Hybrid; EUR 33,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Eindejaarsuitkering

Pensioenopbouw vanaf dag 1

Leerplatform en trainingen

Doorbemiddeling bij einde opdracht

Job summary

Driessen zoekt een managementondersteuner voor het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) die afdelingshoofden van P&O en Labbeheer ondersteunt. Je regelt afspraken, bewaakt deadlines en zorgt voor duidelijke communicatie tussen teams.

Je werkt 32 uur per week, gemiddeld minimaal 50% op kantoor in Bilthoven en deels vanuit huis. Jouw werk omvat agenda- en mailboxbeheer, voorbereiding van bijeenkomsten, documentcreatie en archivering, en opvolging van acties met zorg voor

Qualifications

• MBO niveau en een afgeronde opleiding in een administratieve richting.
• Ervaring in een secretariële functie binnen een grotere of complexe organisatie.
• Vaardigheid met MS Office en digitale samenwerkingssystemen.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Beheer agenda's en mailboxen en bepaal welke zaken voorrang hebben.
• Organiseer afspraken, overleggen en bijeenkomsten en zorg voor een goede voorbereiding.
• Bewaar en deel informatie tijdig; houd acties en deadlines bij.
• Stel documenten op, verwerk en archiveer ze en maak ze vindbaar.
• Leg actiepunten vast en zorg voor opvolging.

Skills

Organisatievaardigheden

Communicatie

Discretie

Education

MBO niveau

Administratieve richting

Tools

MS Office

Digitale samenwerking

Job description

Driessen verbindt mens en werk in de sectoren overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Zo creëren wij werkgeluk voor meer dan 15.000 talenten die op hun beurt miljoenen mensen gelukkig maken. Want mensen die werken in de publieke sector maken de wereld elke dag een stukje mooier. Een stukje gelukkiger. En dat werkt door.

Functiebeschrijving

Jij denkt vooruit en regelt wat nodig is. Als managementondersteuner bij het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) ondersteun je de afdelingshoofden van Personeel & Organisatie (P&O) en Labbeheer. Met jouw hulp kunnen zij zich richten op hun werk.

Je zorgt dat afspraken goed zijn voorbereid, informatie makkelijk te vinden is en acties op tijd worden opgepakt. Zie je dat iets aandacht nodig heeft? Dan neem je initiatief en stem je af met collega's. Zo maak jij iedere werkdag het verschil voor beide afdelingen.

Jouw werkzaamheden:

• Je beheert agenda's en mailboxen en bepaalt welke zaken voorrang hebben.
• Je organiseert afspraken, overleggen en bijeenkomsten en zorgt voor een goede voorbereiding.
• Je bewaakt acties en deadlines en deelt informatie op tijd met betrokkenen.
• Je stelt documenten en correspondentie op, verwerkt en archiveert ze en maakt ze makkelijk vindbaar.
• Je legt actiepunten vast en zorgt dat deze worden opgevolgd.

Je werkt 32 uur per week. Je werkdagen bepaal je in overleg. Je start zo snel mogelijk en werkt op basis van een deta-vasttraject van in totaal 1.300 uur. Je werkt minimaal 50% op kantoor in Bilthoven en deels vanuit huis. Later dit jaar verhuist het RIVM naar het Utrecht Science Park. Dat wordt dan jouw nieuwe kantoorlocatie.

Functie-eisen

Jij krijgt energie van organiseren en anderen verder helpen. Ook als verschillende afspraken en deadlines samenkomen, blijf je nauwkeurig werken. Je ziet wat nodig is en pakt praktische zaken zelfstandig op. Collega's weten je te vinden, omdat je toegankelijk bent, helder communiceert en meedenkt over oplossingen. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en voelt goed aan wat past bij een situatie.

Verder heb je:

• Mbo werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding in een administratieve richting.
• Ervaring in een secretariële functie binnen een grotere of complexe organisatie.
• Vaardigheid met MS Office en digitale samenwerkingssystemen.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Arbeidsvoorwaarden

• Een salaris van € 2.943,42 tot €3.660,24 / schaal 6, cao Rijk
• Een reiskostenvergoeding
• Je bouwt naar rato vakantiedagen per jaar op en ontvangt vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Een eindejaarsuitkering
• Pensioenopbouw vanaf dag 1
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.