Management/Office-assistent 1

UVA; Netherlands; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Job summary

University of Amsterdam zoekt een managementassistent die zelfstandig zaken oppakt en proactief meedenkt. Je beheert de agenda van het domeinbestuur, plant vergaderingen en verzorgt notulen. Je bewaakt voortgang en zorgt dat stukken compleet en tijdig zijn.

Je werkt in een team op de Roeterseilandcampus en levert secretariële ondersteuning zoals agendabeheer, zaalreserveringen en catering. Relevante ervaring en communicatieve vaardigheden zijn vereist.

Qualifications

• Ervaring in een soortgelijke rol bijvoorbeeld als secretariaatsmedewerker of managementassistent.
• Bedreven in Outlook, Teams en het Office-pakket.
• Inzage in het opstellen van vergaderagenda’s en notulen.
• Communicatief vaardig en durft eigenaarschap te nemen.

Responsibilities

• Voorbereiden van agenda’s en vergaderstukken en notuleren.
• Secretariële ondersteuning zoals agendabeheer, zalen boeken en catering regelen.
• Bijhouden van diverse vragen in mailboxen en zorgen voor tijdige afhandeling.
• Achtervang bij vakanties van collega’s.

Skills

Zelfstandigheid

Proactieve houding

Communicatieve vaardigheden

Tools

Outlook

Teams

Office pakket

Job description

Join Us!

De afdeling Pedagogische en Onderwijswetenschappen zoekt een managementassistent die vooruitdenkt, helder communiceert en zelfstandig zaken oppakt. Je beheert de agenda van het domeinbestuur, organiseert vergaderingen en verzorgt de notulen. Daarmee neem je het bestuur veel regelwerk uit handen. Je bewaakt de voortgang, controleert of vergaderstukken compleet en op tijd beschikbaar zijn en spreekt betrokkenen aan wanneer er iets ontbreekt.

Dit ga je doen

Als managementassistent heb je een veelzijdige functie met een divers takenpakket. Je ondersteunt de afdeling en het bestuur op een proactieve en flexibele instelling. Hierbij zal je zorg dragen voor de volgende taken:

• Voorbereiden agenda’s en vergaderstukken voor overleggen, notuleren van overleggen;
• Secretariële ondersteuning zoals agendabeheer, boeken van zalen, bestellen van catering;
• Bijhouden van, overzicht houden en afhandelen van diverse verzoeken en vragen in diverse mailboxen;
• Achtervang andere collega’s bij vakanties.

Dit vragen we van jou

De ideale kandidaat voor deze functie werkt zelfstandig, is daadkrachtig en sensitief. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen en hebt een flexibele en positieve instelling.

Wat breng je nog meer mee:

• Je hebt ervaring in een soortgelijke rol bijvoorbeeld als secretariaatsmedewerker of managementassistent;
• Je bent bedreven in Outlook, Teams en het verdere office pakket;
• Je bent bekent met het opstellen van vergaderagenda’s en notulen;
• Je bent communicatief vaardig en durft eigenaarschap te nemen.

Dit bieden we jou nog meer

Naast een goed salaris van minimaal €3.537,- tot maximaal € 4.673,- bruto per maand (op basis van 38 uur exclusief 8% vakantiegeld, een 13e maand met een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime vakantieregeling),

• Een arbeidscontract van 23 uur per week voor 1 jaar met uitzicht op een vast contract;
• Een gezellige werkplek in het centrum van Amsterdam op de Roeterseilandcampus;
• Onderdeel worden van een enthousiast team.

Hier ga je werken

Je komt te werken bij de afdeling Pedagogische en Onderwijswetenschappen en maakt deel uit van een team van vijf collega’s. Samen ondersteunen jullie de afdeling op verschillende gebieden. Jij richt je vooral op de ondersteuning van het domeinbestuur, dat uit vier leden bestaat. Binnen het team werken jullie nauw samen en helpen jullie elkaar waar nodig.

Ben jij diegene die wij zoeken? Dan ontvangen wij graag jouw CV en motivatiebrief voor 22 november. De sollicitatiegesprekken worden begin december gevoerd. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorkeur boven de externe kandidaat.

Bij vragen over deze vacature kan je contact opnemen met Bedrijfsvoerder Christianne van Domburg Scipio via 06-24091400 of [e-mail]