Managementassistent (directie)

Aidsfonds; Utrecht; Hybrid; EUR 32,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Arbeidsvoorwaarden 1 jaar met verleng/

Hybride werken

Woon-werkverkeer volledig vergoed

Verlof en IKB

Job summary

Rutgers en Aidsfonds - Soa Aids Nederland zoeken een energieke managementassistent (directie) die de bestuurders ondersteunt. Je beheert agenda's en communicatie, zorgt voor soepele administratieve processen en werkt samen met de managementassistants aan professionele, organisatiebrede ondersteuning.

Je ervaren in directieondersteuning, Nederlands en Engels vloeiend, en ruime ervaring met Microsoft 365 helpen bij een soepele digitalisering en samenwerking binnen een veranderende organisatie.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent.
• Minimaal 3 jaar ervaring met ondersteuning op directieniveau.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met moderne digitale hulpmiddelen en Microsoft 365.

Responsibilities

• Ondersteunen van bestuurders met agenda's, afspraken en communicatie en administratieve processen.
• Samenwerken met team managementassistenten en afdelingsmanagers bij afwezigheid van collega-managementassistenten.
• Zorgen voor een professionele en organisatiebrede ondersteuning en continuïteit van de dienstverlening.
• Springen bij op andere plekken in de organisatie waar jouw expertise gewenst is.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Relatiebeheer

Nederlands (vloeiend)

Engels (vloeiend)

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Rutgers en Aidsfonds - Soa Aids Nederland gaan met ingang van 1 januari 2027 samen een toekomstbestendige organisatie vormen om een grotere impact te maken op het gebied van seksuele en reproductieve gezondheid en rechten (SRGR). Want samen kunnen we meer betekenen voor onze doelgroepen, de maatschappij en onze partners.
In de nieuwe organisatie brengen we kennis, onderzoek, programma’s, advocacy, beweging, fondsenwerving en grantmaking samen. We werken nationaal én internationaal en bouwen voort op een groot netwerk van communities, maatschappelijke organisaties, overheden, financiers en andere partners. Juist die combinatie stelt ons in staat om kennis, invloed en middelen te verbinden aan maatschappelijke verandering.

Voor de afdeling HR & Support zoeken we met ingang van 1 januari 2027 een
Managementassistent (directie)
32-36 uur per week

De afdeling

Je komt te werken binnen de afdeling Organisational Support, in het team HR & Support. Deze afdeling zorgt ervoor dat onze organisatie duurzaam, professioneel, efficiënt en verantwoord kan functioneren. We creëren de randvoorwaarden waarmee collega's hun werk optimaal kunnen doen. Denk hierbij aan HR, facilitaire dienstverlening, systemen, financiële beheersing, kwaliteit, compliance, integriteit en interne ondersteuning.
Het team HR & Support is verantwoordelijk voor onder andere HR-beleid en de uitvoering daarvan, facilitaire zaken en de ondersteuning van directie, management en teams door onze managementassistenten.

De kern van de functie

Als managementassistent ben je de spil in de ondersteuning van de bestuurder(s) van onze nieuwe organisatie. Je zorgt ervoor dat agenda's, afspraken, communicatie en administratieve processen soepel verlopen, zodat bestuurders zich kunnen richten op hun kerntaken.
Je maakt deel uit van het team managementassistenten. Samen zorgen jullie voor een professionele en organisatiebrede ondersteuning. Daarbij werk je binnen dit team nauw samen met je collega’s en ondersteun je, waar nodig, afdelingsmanagers bij afwezigheid van collega-managementassistenten. Ook spring je bij op andere plekken in de organisatie wanneer jouw expertise gewenst is. Zo dragen jullie als team bij aan een goede continuïteit van de dienstverlening. Geen dag is hetzelfde, en juist die afwisseling geeft jou energie.

We zoeken

Ben jij die energieke managementassistent die structuur brengt, vooruitdenkt en het verschil maakt? Je bent digitaal vaardig, werkt nauwkeurig en zet moderne technologie slim in om processen te verbeteren. Nieuwe tools maak je jezelf snel eigen en je helpt collega's graag om daar ook het maximale uit te halen.
Je bouwt gemakkelijk relaties op, schakelt soepel tussen verschillende gesprekspartners en voelt goed aan wat er speelt binnen een organisatie. Je schrijft helder en to-the-point, houdt overzicht en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.Je bent zelfstandig, dienstverlenend en organisatorisch sterk. Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie is voor jou vanzelfsprekend. Herken jij jezelf hierin? Dan maken we graag kennis met je. Dan zijn wij op zoek naar jou!

Ervaring en achtergrond

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent.
• Minimaal 3 jaar ervaring met ondersteuning op directieniveau.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met moderne digitale hulpmiddelen en Microsoft 365.

Wat bieden wij

Je komt terecht in een ambitieuze en maatschappelijk betrokken organisatie die volop in ontwikkeling is. We werken vanuit een duidelijke missie, met heldere verantwoordelijkheden en veel ruimte voor eigen initiatief. Samen bouwen we aan een open, inclusieve en inspirerende werkomgeving waarin iedereen zichzelf kan zijn.
Daarnaast bieden wij:

• Een uitdagende en veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid.
• Een arbeidsovereenkomst voor één jaar, met uitzicht op verlenging.
• Een bruto maandsalaris - naar verwachting (i.v.m. lopend adviestraject OR) - tussen € 2.906 en € 4.225 exclusief 16,96% Individueel Keuzebudget (IKB), afhankelijk van kennis en ervaring.
• Hybride werken, vanuit huis en op onze locaties in Amsterdam (Sloterdijk) en Utrecht.
• Flexibele werktijden en ruimte om je eigen agenda mede vorm te geven.
• 100% vergoeding van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• 208 verlofuren per jaar op basis van een fulltime dienstverband (36 uur), met de mogelijkheid extra verlof te kopen via het IKB.
• Een goede pensioenregeling bij PFZW.
• Een persoonlijk ontwikkelbudget van € 650 per jaar (op basis van 36 uur).
• De kans om mee te bouwen aan een nieuwe organisatie met maatschappelijke impact.