Managementassistent

Kampen; Kampen; Hybrid; EUR 29,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Smartphone en laptop

Opleidingsmogelijkheden

Pensioen ABP

Job summary

Gemeente Kampen zoekt een managementassistent voor twee wethouders. Je zorgt voor soepele dagelijkse werkzaamheden, beheert agenda's, notuleert en coördineert tussen inwoners en bestuursdossiers, nauw samenwerkend met Communicatie en Bestuursadvisering.

De functie vereist MBO-niveau, affiniteit met secretariële taken en uitstekende communicatieve vaardigheden. Hybride werkt is mogelijk en een jaarcontract met proeftijd hoort erbij.

Qualifications

• Minimaal MBO werk- en denkniveau.
• Affiniteit met het werk als managementassistent(e).
• Snel kunnen schakelen, vooruitdenken en puzzels oplossen.
• Goede communicatieve vaardigheden en makkelijk contact.
• Integer omgaan met vertrouwelijke informatie en digitaal werken.

Responsibilities

• Ondersteunen van twee wethouders op secretarieel niveau.
• Beheren van mailboxen en zorgen dat vragen op de juiste plek belanden.
• Plannen en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Organiseren van bijeenkomsten vanaf voorbereiding tot uitvoering.
• Proactief adviseren over uitnodigingen en prioriteiten.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Snel schakelen

Vooruitdenken

Agenda beheer

Vertrouwelijke informatie

Microsoft 365-kennis

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Iedereen kent wel iemand: degene die altijd de cadeaus regelt voor verjaardagen, datumprikkers stuurt, die werk ziet liggen en voor je het weet op een ladder staat, die lijstjes maakt en afstreept én plezier haalt uit het leggen van een ingewikkelde agendapuzzel. Herken jij jezelf hierin? Misschien is de volgende vacature dan iets voor jou.

Voor de ondersteuning van twee wethouders zoeken wij uitbreiding bij het bestuurssecretariaat. We zoeken een teamplayer, een spin in het web en iemand die houdt van een dynamische omgeving. Een ding is namelijk zeker, bij het bestuurssecretariaat zijn de dagen nooit saai. Dus hou jij het overzicht en ben je proactief? Lees dan vooral verder.

Het cluster bestuurssecretariaat/directiesecretariaat bestaat uit zes collega’s die zich bezighouden met de ondersteuning van directie of het college van burgemeester en wethouders. We maken onderdeel uit van de afdeling Bestuursadvisering. In de rol van managementassistent van een bestuurder werk je nauw samen met collega’s van Communicatie en Bestuursadvisering. Samen ga je aan de slag om de wethouders te ondersteunen.

Je ondersteunt twee wethouders die dagelijks schakelen tussen inwoners, bestuurlijke dossiers en regionale samenwerkingen. Daardoor wissel je voortdurend tussen strategische overleggen, urgente vragen en het organiseren van bijeenkomsten.

In deze uitdagende functie ondersteun je twee wethouders op secretarieel niveau. Je zorgt ervoor dat hun dagelijkse werkzaamheden soepel en efficiënt verlopen. De volgende taken behoren tot de functie:

• Je houdt overzicht in een omgeving waarin prioriteiten snel kunnen veranderen. Je denkt vooruit, voelt goed aan wat urgent is en vindt het leuk om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden.
• Je bent de spil achter de mailboxen en zorgt dat vragen, verzoeken en berichten op de juiste plek belanden.
• Je plant en notuleert vergaderingen, besprekingen en overleggen.
• Je organiseert bijeenkomsten van voorbereiding tot uitvoering en draagt met jouw ideeën bij aan een succesvolle bijeenkomst.
• Je beheert complexe agenda's en adviseert de wethouders proactief over uitnodigingen en afwegingen Jouw ideeën en voorstellen zijn welkom! Je bent je bewust van de politiek-bestuurlijke omgeving waarin je werkt. Je weet om te gaan met vertrouwelijke informatie, beoordeelt interne en externe contacten op urgentie en relevantie.

Wie ben jij?

• Je hebt minimaal een MBO werk- en denkniveau.
• Je hebt affiniteit met het werk als managementassistent(e).
• Je bent iemand die snel kan schakelen, die vooruitdenkt en houdt van een puzzel.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en maakt makkelijk contact.
• Je werkt integer en kunt omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je omarmt het digitale werken en je weet je weg goed te vinden binnen Microsoft 365.
• Je bent bij voorkeur beschikbaar op vrijdagen.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie in een dynamische en maatschappelijk relevante omgeving;
• Een jaarcontract met een proeftijd van één maand.
• Afhankelijk van opleiding en ervaring. Een bruto maandsalaris van €2596-(schaal 6) tot maximaal € 4.065,- per maand bij 36 uur per week (schaal 7), afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om hybride te werken.
• Een smartphone, laptop en faciliteiten voor je thuiswerkplek.
• Een prettige werkomgeving met betrokken collega's.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP inclusief een extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Jaël Warrink, waarnemend aanspreekpunt bestuurssecretariaat via 06-11 40 00 68.

Iets voor jou?

De vacature kan eerder sluiten als er een geschikte kandidaat is gevonden.

De eerste gesprekken zijn gepland op vrijdag 13 november, in de ochtend.