Medewerker bestuurssecretariaat

1UP Training (Netherlands); Nederland; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Gemeente Doesburg zoekt een medewerker bestuurssecretariaat die het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris ondersteunt. Je handelt zelfstandig taken af, plant vooruit, beheert agenda's en onderhoudt contact met bestuur, collega's en externe partijen.

Je bent eerste aanspreekpunt voor afspraken, verzamelt stukken, bereidt vergaderingen voor en coacht bij bestuurlijke en representatieve aangelegenheden. Vertrouwelijke informatie ga je zorgvuldig om.

Qualifications

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse voor B en W bij een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het opstellen van procesverbeteringen binnen een gemeentelijke organisatie.

Responsibilities

• Beheren van het complexe agendabeheer voor het college en gemeentesecretaris.
• Bewaken van planningen, actiepunten en termijnen.
• Zorgen dat collega’s tijdig stukken aanleveren in iBabs.
• Ondersteuning bij voorbereiden en opvolging van afspraken en besluiten.

Skills

Representatief

Proactief

Hands-on

Prioriteiten stellen

Organiseren en plannen

Education

MBO-4 diploma

Tools

Ibabs

Microsoft Office 365

Job description

Medewerker bestuurssecretariaat

De functie
Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je de burgemeester, drie wethouders en de gemeentesecretaris. Je handelt zoveel mogelijk zelfstandig zaken af, stelt prioriteiten en houdt overzicht. Je signaleert wat er moet gebeuren, plant vooruit en denkt mee.
Je biedt secretariële en administratieve ondersteuning en werkt nauw samen met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat. Jullie vervangen elkaar wanneer dat nodig is. Je onderhoudt contact met het bestuur, collega’s en externe partijen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het maken van afspraken en beheert de agenda’s. Ook controleer en stroomlijn je informatiestromen en ontvang je bezoekers gastvrij en professioneel.
Voor vergaderingen verzamel je stukken en stel je agenda’s op. Daarnaast ondersteun je bij de voorbereiding en begeleiding van bestuurlijke en representatieve aangelegenheden. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Jouw taken

Je verzorgt het complexe agendabeheer voor het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris.
Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen.
Je zorgt ervoor dat collega’s op tijd de juiste stukken aanleveren in iBabs.
Je ondersteunt bij de voorbereiding en opvolging van afspraken en besluiten van het college.

Wie ben jij?

Je bent representatief, proactief en hebt een hands-on mentaliteit.
Je kunt goed prioriteiten stellen, grenzen bewaken en verbanden leggen.
Je hebt een natuurlijk gevoel voor verhoudingen.
Je bent servicegericht, attent en flexibel.
Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
Je bent sterk in organiseren en plannen, en houdt ervan om aan te pakken.
OrganisatieDoesburg, drielandenpunt op de grenzen van Achterhoek, Veluwe en Liemers, geniet grote bekendheid door haar prachtige, gerestaureerde, historische binnenstad en vestingwerken. Daarnaast manifesteert Doesburg zich door haar ligging aan IJssel en Oude IJssel als stad aan het water. Een stad die kunst, cultuur en toerisme koestert, maar ook de bedrijvigheid en werkgelegenheid wil bevorderen.
De gemeente telt ca. 11.500 inwoners en de gemeente is er voor haar inwoners. Centraal staat hierbij het behoud van het bestaande voorzieningenniveau en het bevorderen van de participatie door burgers aan het maatschappelijk leven.
Doesburg is uniek door de historische binnenstad, de kleinschalige woonwijken, de ligging in het groen en de band met het water. Bij nieuwe ruimtelijke ontwikkelingen moet met de bestaande waarden dus goed rekening gehouden worden. Persoonlijke vrijheid, ontplooiing van individuele talenten en eigen verantwoordelijkheid dienen gekoppeld te zijn aan onderlinge verbondenheid en collectieve verantwoordelijkheid. Doesburg wil een sociale gemeente zijn. De welvaart is met de jaren toegenomen maar solidariteit blijft een groot goed. De organisatie van Doesburg kent een platte organisatiestructuur, die gestoeld is op de principes van integraal management en zelfsturende afdelingen. Bij de gemeente werken zo’n 110 mensen.
Het management stuurt een veertiental zelfsturende teams op afstand aan door middel van taakstellingen en plannen. Via managementrapportages voorzien de zelfsturende teams het management van (bij)sturingsinformatie. De bedrijfsvoering is gericht op het sturen en beheersen van de bedrijfsprocessen.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse voor B en W bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het opstellen van procesverbeteringen binnen een gemeentelijke organisatie

Gunningscriteria

• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPointAantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPointAantoonbaar beschikbaar uiterlijk per 1 december 2026 voor een inzet van 32 uur per week
• Aantoonbaar bereid om minimaal 3 dagen per week op locatie aanwezig te zijn
• Aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse en/of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie