Medewerker bestuurssecretariaat 32u/w

DC Engineers; Doesburg; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Gemeente Doesburg zoekt een doelgerichte medewerker bestuurssecretariaat voor ondersteuning van burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris. Je bent het eerste aanspreekpunt, bewaakt agenda’s, plant vooruit en verzorgt correspondentie en vergaderstukken met Ibabs en Office 365.

Je werkt nauw samen met collega's en externe partijen, stuurt administratieve processen aan en maakt afspraken mogelijk met een professionele, klantgerichte instelling.

Qualifications

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse bij een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs.
• Beschikbaarheid uiterlijk per 1 december 2026 voor inzet van 32 uur per week en bereidheid minimaal 3 dagen per week op locatie te zijn.

Responsibilities

• Ondersteun de burgemeester, 3 wethouders en de gemeentesecretaris; zelfstandig prioriteiten inschatten.
• Beheer en voorbereiding van vergaderingen; stukken verzamelen en agenda opstellen.
• Signaleer, plan vooruit en denk mee; informatiestromen controleren en vriendelijk afspraken maken met interne en externe partijen.

Skills

Organisatie & planning

Communicatie

Klantgerichtheid

Education

Mbo-4 niveau (of hoger) in administratieve richting

Tools

Ibabs

Microsoft Office 365

Outlook

Teams

PowerPoint

Job description

Standplaats: DOESBURG

Duur: 01-12-2026 - 31-12-2028

Optie tot verlenging: Ja

Reageren voor: 18-11-2026

Organisatie

Doesburg, drielandenpunt op de grenzen van Achterhoek, Veluwe en Liemers, geniet grote bekendheid door haar prachtige, gerestaureerde, historische binnenstad en vestingwerken. Daarnaast manifesteert Doesburg zich door haar ligging aan IJssel en Oude IJssel als stad aan het water. Een stad die kunst, cultuur en toerisme koestert, maar ook de bedrijvigheid en werkgelegenheid wil bevorderen.

De gemeente telt ca. 11.500 inwoners en de gemeente is er voor haar inwoners. Centraal staat hierbij het behoud van het bestaande voorzieningenniveau en het bevorderen van de participatie door burgers aan het maatschappelijk leven.

Doesburg is uniek door de historische binnenstad, de kleinschalige woonwijken, de ligging in het groen en de band met het water. Bij nieuwe ruimtelijke ontwikkelingen moet met de bestaande waarden dus goed rekening gehouden worden. Persoonlijke vrijheid, ontplooiing van individuele talenten en eigen verantwoordelijkheid dienen gekoppeld te zijn aan onderlinge verbondenheid en collectieve verantwoordelijkheid. Doesburg wil een sociale gemeente zijn. De welvaart is met de jaren toegenomen maar solidariteit blijft een groot goed. De organisatie van Doesburg kent een platte organisatiestructuur, die gestoeld is op de principes van integraal management en zelfsturende afdelingen. Bij de gemeente werken zo'n 110 mensen.

Het management stuurt een veertiental zelfsturende teams op afstand aan door middel van taakstellingen en plannen. Via managementrapportages voorzien de zelfsturende teams het management van (bij)sturingsinformatie. De bedrijfsvoering is gericht op het sturen en beheersen van de bedrijfsprocessen.

Opdracht

Door jouw onmisbare ondersteuning van onze burgemeester en wethouders, lever jij jouw bijdrage aan Doesburg.

Dit ga je doen

Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je de burgemeester, 3 wethouders en de gemeentesecretaris van de gemeente Doesburg. Je weet precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. Je handelt zoveel mogelijk zelfstandig zaken af. Dat betekent dat je een goede inschatting kunt maken van prioriteiten, weet wanneer je vragen in de organisatie uit moet zetten en onder alle omstandigheden houd je het overzicht. Jij ziet wat er moet gebeuren zonder dat daarom wordt gevraagd.

Ook zorg je voor secretariële en administratieve ondersteuning

Je signaleert, plant vooruit en denkt mee. Je hoort en ziet veel en weet wanneer het daarbij moet blijven. Je werkt nauw samen met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat en jullie vervangen elkaar wanneer nodig.

Jij staat in nauw contact met het bestuur, maar ook met de rest van de organisatie en met externe partijen

Jij bent het eerste aanspreekpunt om interne en externe afspraken te maken en je weet je goed een weg te banen in het agendabeheer. Informatiestromen controleer en stroomlijn je. Je ontvangt afspraken gastvrij en professioneel. Voor vergaderingen ga je geordend te werk, verzamel je stukken en stel je de agenda op. Ook voor bestuurlijke en representatieve aangelegenheden ben je inzetbaar voor de voorbereiding en begeleiding. Kortom: je verricht alle voorkomende werkzaamheden die je binnen een bestuurssecretariaat kunt verwachten.

Jouw taken

• Je verzorgt complexe agendabeheer voor B&W en de gemeentesecretaris.
• Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen.
• Je zorgt ervoor dat collega's op de juiste tijd, de juiste stukken aanleveren in ibabs.
• Je ondersteunt bij het voorbereiden en volgen van afspraken en besluiten van het college.

Jij bent

Je bent een representatieve en proactieve persoonlijkheid met een hands-on mentaliteit. Je kunt goed prioriteiten stellen, grenzen bewaken en verbanden leggen. Je beschikt over een natuurlijk gevoel voor verhoudingen. Je bent servicegericht, attent, flexibel en je kunt goed omgaan met de vertrouwelijkheid die de functie met zich meebrengt. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift. Organiseren en plannen is helemaal jouw ding. Het bestuur kan blind op jou vertrouwen en weet gewoon dat het werk bij jou in goede handen is. Afwachten? Daar houd je niet van. Je houdt wél van aanpakken.

Functie-eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse voor B en W bij een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het opstellen van procesverbeteringen binnen een gemeentelijke organisatie.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.
• Aantoonbaar beschikbaar uiterlijk per 1 december 2026 voor een inzet van 32 uur per week.
• Aantoonbaar bereid om minimaal 3 dagen per week op locatie aanwezig te zijn.
• Aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse en/of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.

Uren: 40