Bestuurs- en directiesecretaresse (m/v)

Linkedtalent; Stadskanaal; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

De gemeente Stadskanaal zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse voor een tijdelijke periode van zes maanden. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie, en zorgt voor soepele bestuurlijke en organisatorische processen vanaf dag één.

Je beheert complexe agenda's, verwerkt vergaderstukken en onderhoudt communicatie. Daarnaast treed je op als gastvrouw/gastheer en draag je bij aan de organisatie van vieringen en herinneringen, met aandacht voor politieke

Qualifications

• Ruime en aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of vergelijkbare bestuurlijke omgeving
• Uitstekende vaardigheden op gebied van complex agenda- en mailboxbeheer
• Goede kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit: weten welke informatie met wie gedeeld kan worden
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Outlook en Word; ervaring met iBabs en Decos is een pré
• Zelfstandigheid, nauwkeurigheid en proactiviteit; kunnen afstemmen waar nodig

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's, e-mail en overige correspondentie
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag
• Verwerken, controleren en verspreiden van vergaderstukken
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden
• Kabinetszaken, inclusief behandelen van aanvragen koninklijke onderscheidingen en bezoek hoogwaardigheidsbekleders
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en optreden als gastvrouw/ gastheer
• (Mede) organiseren van vieringen en herdenkingen
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines

Skills

Organisatievermogen

Zelfstandigheid

Proactiviteit

Communicatieve vaardigheden

Integriteit

Flexibiliteit

Dienstverlenende instelling

Outlook

Word

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Minimaal mbo 4 niveau opleiding

Tools

Outlook

Word

iBabs

Decos

Job description

Over de gemeente Stadskanaal

De Gemeente Stadskanaal vervult een centrumfunctie voor haar omgeving. De vele bedrijven, winkels, zorgvoorzieningen en recreatiemogelijkheden maken het wonen, werken en recreëren aantrekkelijk. Stadskanaal heeft ongeveer 32.500 inwoners, verdeeld over verschillende kernen en dorpen. Deze zijn gelegen in een groene omgeving, het veenkoloniale kanaallandschap en het lichtglooiende Westerwoldse zandlandschap.

Over de gemeente Stadskanaal

De Gemeente Stadskanaal vervult een centrumfunctie voor haar omgeving. De vele bedrijven, winkels, zorgvoorzieningen en recreatiemogelijkheden maken het wonen, werken en recreëren aantrekkelijk. Stadskanaal heeft ongeveer 32.500 inwoners, verdeeld over verschillende kernen en dorpen. Deze zijn gelegen in een groene omgeving, het veenkoloniale kanaallandschap en het lichtglooiende Westerwoldse zandlandschap.

Team

De gemeente Stadskanaal kenmerkt zich door een mentaliteit van lef, aanpakken en pionieren. Zo vinden we het belangrijk om de economie te verstevigen en meer banen te creëren. Wij werken hard aan het leefbaar en vitaal houden van onze dorpen en kernen. Wij gaan voor kwalitatief goede voorzieningen. Wij bieden ruimte aan creatieve denkers en doeners, nieuwe ontwikkelingen en wij gaan voor duurzame oplossingen. Deze ambitie willen wij samen met de 32.000 inwoners, ondernemers, instellingen en verenigingen oppakken. Zie jij hierin een uitdaging en wil jij op stimulerende wijze een bijdrage leveren? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen?

Voor een tijdelijke periode van zes maanden zoeken wij een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die direct inzetbaar is. Je kent het bestuurlijke speelveld, weet wat er komt kijken bij het ondersteunen van een college en directie en kunt vanaf dag één zelfstandig aan de slag. Je bent een stevige organisatorische spil die vooruitdenkt, overzicht houdt en ontzorgt.

Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie van de gemeente Stadskanaal. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke en organisatorische processen soepel verlopen. Je werkzaamheden bestaan onder meer uit

• Beheren van complexe agenda's, e-mail en overige correspondentie
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag
• Verwerken, controleren en verspreiden van vergaderstukken
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden
• Kabinetszaken, waaronder het behandelen van aanvragen koninklijke onderscheidingen, voorbereiden bezoek hoogwaardigheidsbekleders
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en optreden als gastvrouw/-heer
• (Mede) organiseren van vieringen en herdenkingen
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines.

Wat breng je mee?

Voor deze tijdelijke functie zoeken we nadrukkelijk iemand die het vak goed beheerst en weinig inwerktijd nodig heeft. Je weet wat er van je wordt verwacht en voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving.

• Ruime en aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving
• Uitstekende vaardigheden op het gebied van complex agenda- en mailboxbeheer
• Goede kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit: je weet welke informatie met wie gedeeld kan en moet worden
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Outlook en Word. Ervaring met iBabs en Decos is een pré
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en weet wanneer afstemming nodig is
• Je bent integer, representatief, flexibel en communicatief sterk
• Je beschikt over minimaal mbo+ werk- en denkniveau.

Eisen

• Bring your own device is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld (laptop, telefoon en toebehoren).
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders en/of directieleden, waarbij expliciet vermeld wordt waar deze kennis is opgedaan en ingezet.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie.
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen en politieke sensitiviteit, waarbij expliciet vermeld wordt waar deze kennis is opgedaan en ingezet.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of vergelijkbaar.
• Ervaring met iBabs en Decos.
• Competentie: Bestuurlijke sensitiviteit.
• Competentie: Integriteit.
• Competentie: Organisatievermogen.
• Competentie: Zelfstandigheid.
• Competentie: Nauwkeurigheid.
• Competentie: Proactiviteit.
• Competentie: Flexibiliteit.
• Competentie: Communicatieve vaardigheden.
• Competentie: Dienstverlenende instelling.