Management Assistent Utrecht (gepauzeerd, in proces)

Het LSR; Utrecht; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering 8,3%

Loopbaanbudget 1,5%

Pensioenfonds Zorg en Welzijn

Job summary

Het LSR zoekt een Management Assistent in Utrecht voor 20 uur per week. Je ondersteunt (één of meer) managers binnen het MT en afdelingen, verzorgt notuleren en agendabeheer, en coördineert vergaderingen. Daarnaast organiseer je teamdagen, jubilees en nascholing, en bewaak je de opvolging van actiepunten.

Je werkt planmatig, houdt overzicht en zorgt voor een efficiënte uitvoering van praktische zaken. Een informele werksfeer en ontwikkelingsmogelijkheden sluiten aan bij deze veelzijdige functie.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met secretariële en administratieve taken.
• Organisatorische vaardigheden en stressbestendigheid.
• Nauwkeurigheid en dienstverlenende houding.
• Digitale vaardigheden, met focus op Microsoft Office.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie.
• Zelfstandige werkhouding en pro-activiteit.

Responsibilities

• Agendabeheer voor het management en MT.
• Verzorgen van correspondentie, notities en rapportages.
• Beheren van administratieve systemen en contracten (leveranciers, ICT, schoonmaak).
• Controleren van facturen en afhandelen van telefoontjes.
• Aanspreekpunt voor facilitaire zaken en ontvangst van bezoekers.
• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen.

Skills

Secretariële taken

Administratieve taken

Organisatorische vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Microsoft Office

Education

MBO 4 werk- en denkniveau

Job description

Op zoek naar een veelzijdige en zelfstandige functie in een maatschappelijke organisatie? Het LSR zoekt een Management Assistent die energie krijgt van organiseren, plannen en ondersteunen van de organisatie in brede zin. Maak deel uit van een betrokken team en draag bij aan het versterken van de medezeggenschap van cliënten in de zorg!

Ter versterking van ons leuke secretariaatsteam zijn wij op korte termijn op zoek naar een:

[Utrecht – 20 uur per week]

Als Management Assistent vervul je een centrale rol binnen onze organisatie. Je bent primair gericht op de ondersteuning van (één of meer) managers binnen het MT en de afdelingen. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit, zoals het voorbereiden, notuleren en coördineren van vergaderingen en bijeenkomsten. Daarbij bewaak je de opvolging van actiepunten en zorg je voor duidelijke communicatie met alle betrokkenen.

Daarnaast organiseer je diverse activiteiten, zoals teamdagen, jubilea en bijeenkomsten voor deskundigheidsbevordering. Je houdt overzicht, werkt planmatig en zorgt voor een goede uitvoering van de praktische zaken die hierbij komen kijken.

Verder bestaan je werkzaamheden uit:

• Agendabeheer voor het management;
• Verzorgen van correspondentie, opstellen van notities en rapportages;
• Beheren van administratieve systemen en contracten (o.a. leveranciers, schoonmaak, ICT);
• Controleren van facturen en het afhandelen van telefoontjes;
• Aanspreekpunt voor facilitaire zaken en verzorgen van de ontvangst van bezoekers;
• Signaleren van knelpunten binnen processen en doen van verbetervoorstellen.

Wat biedt het LSR?

• Een afwisselende functie binnen een bevlogen en maatschappelijke organisatie;
• Een aanstelling van 20 uur;
• Vakantietoeslag (8%), eindejaarsuitkering (8,3%) en loopbaanbudget (1,5%);
• Ruimte voor persoonlijke groei, onder andere via trainingen zoals Chat-GTP of Verbindende Communicatie;
• Salariëring conform CAO Sociaal Werk, schaal 6 (min. € 2.870,- en max. € 4.285,- bij fulltime dienstverband o.b.v. 36-urige werkweek);
• Deelname aan pensioenfonds Zorg en Welzijn;
• Een informele werksfeer met korte lijnen, persoonlijke aandacht en een betrokken team.

Wat vragen we van je?

• MBO 4 werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring met secretariële en administratieve taken;
• Organisatorische vaardigheden en stressbestendigheid;
• Nauwkeurigheid, integriteit en een dienstverlenende houding;
• Digitale vaardigheden: Kennis van administratieve systemen en Microsoft Office;
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;
• Zelfstandige werkhouding, flexibiliteit en pro-activiteit;
• Aanwezigheid op het servicekantoor op de dinsdag en donderdag is vereist.

Bij het LSR hechten we veel waarde aan diversiteit en inclusie. We moedigen kandidaten uit ondervertegenwoordigde groepen aan om te solliciteren.

De briefselectie vindt plaats in de week van 7 januari. We werken met een sollicitatie-carrousel waarbij de 1 e en 2 e ronde gesprekken plaatsvinden op dinsdag 13 januari tussen 13:00 en 17:00.