Management assistent – Rotterdam

Gemeente Rotterdam; Rotterdam; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een Management Assistent binnen het sociaal domein. Je bent de spil tussen managers en hun teams, beheert agenda’s, plant afspraken en organiseert bijeenkomsten. Daarnaast help je bij het beschrijven en verbeteren van werkprocessen zodat deadlines gehaald worden.

De positie is gevestigd bij de directie Sport, Onderwijs en Cultuur in Rotterdam. Hybride werken is mogelijk, met 36 uur per week.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4.
• Ten minste 6 maanden ervaring als managementassistent binnen een overheidsorganisatie in de afgelopen 2 jaar.
• Ervaring met agendabeheer voor afdelingshoofden of directieleden.
• Bekend met werken onder tijdsdruk en het bewaken van bestuurlijke afspraken.

Responsibilities

• Beheren en coördineren van agenda’s van teammanagers;
• Voorbereiden en plannen van vergaderingen en overleggen;
• Organiseren van teamdagen en bijeenkomsten, inclusief locatie en faciliteiten;
• Faciliteren van overleggen met interne en externe partners;
• Beschrijven en optimaliseren van werkprocessen binnen de afdeling;
• Ondersteunen bij diverse projecten en administratieve taken.

Skills

Agendabeheer

Organisatie

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Education

MBO niveau 4

Job description

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, coördineren en ondersteunen? Voor Gemeente Rotterdam is er een uitdagende positie beschikbaar als Management Assistent binnen het sociaal domein. In deze rol draag je bij aan een dynamische omgeving waarin onderwijs en maatschappelijke ontwikkeling centraal staan. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, zodat de managers zich kunnen focussen op hun kerntaken.

Over deze werkgever

Je gaat werken bij Gemeente Rotterdam, binnen de directie Sport, Onderwijs en Cultuur. Deze directie zet zich in om Rotterdammers kansen te bieden op het gebied van leren, bewegen en ontwikkelen. De werkzaamheden vinden plaats in Rotterdam, waarbij hybride werken mogelijk is. Het team waarin je terechtkomt bestaat uit ervaren managementondersteuners die nauw samenwerken om de afdeling optimaal te laten functioneren.

Wat ga je doen?

Als Management Assistent ben jij de spil in de organisatie. Je ondersteunt teammanagers door hun agenda’s te beheren, afspraken te plannen en bijeenkomsten te organiseren. Daarnaast speel je een belangrijke rol in het beschrijven en verbeteren van werkprocessen. Je zorgt ervoor dat alles goed is voorbereid en dat deadlines worden gehaald. Hieronder een overzicht van jouw belangrijkste taken:

• Beheren en coördineren van agenda’s van teammanagers;
• Voorbereiden en plannen van vergaderingen en overleggen;
• Organiseren van teamdagen en bijeenkomsten, inclusief locatie en faciliteiten;
• Faciliteren van overleggen met interne en externe partners;
• Beschrijven en optimaliseren van werkprocessen binnen de afdeling;
• Ondersteunen bij diverse projecten en administratieve taken.

Wat neem jij mee?

Je bent een proactieve en gestructureerde professional die goed kan schakelen tussen verschillende taken. Je hebt oog voor detail, bent communicatief sterk en weet prioriteiten te stellen. Daarnaast werk je graag samen, maar kun je ook zelfstandig beslissingen nemen. Om succesvol te zijn in deze rol, beschik je over de volgende kwalificaties:

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4;
• Ten minste 6 maanden ervaring als managementassistent binnen een overheidsorganisatie in de afgelopen 2 jaar;
• Ervaring met agendabeheer voor afdelingshoofden of directieleden;
• Bekend met werken onder tijdsdruk en het bewaken van bestuurlijke afspraken.

Wat bieden wij?

Voor jouw inzet kun je rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Je krijgt de kans om te werken in een maatschappelijk relevante omgeving met veel ruimte voor eigen initiatief. Daarnaast kun je rekenen op het volgende:

• Een opdracht van 12 maanden met optie tot verlenging;
• Een werkweek van 36 uur;
• Hybride werken: deels op kantoor, deels vanuit huis;
• Een marktconform tarief passend bij jouw ervaring;
• Een inspirerende werkomgeving binnen een betrokken team.