Managementassistent

Espaz; Rotterdam; Hybrid; EUR 32,000 - 45,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

27 vakantiedagen (36u)

Pensioenregeling

Uitzendbasis 32 uur per week

Start per direct

Job summary

Espaz zoekt een Managementassistent voor ondersteuning van twee afdelingsmanagers in Rotterdam. Je combineert secretariële, organisatorische en facilitaire taken en werkt nauw samen met collega’s en het managementteam.

De functie is 32 uur per week op uitzendbasis met uitzicht op verlenging. Doorgroeien en een proactieve aanpak worden gewaardeerd, inclusief vergaderingen, notuleren en tijdig betaling van facturen.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding.
• Minimaal 1 jaar ervaring als Managementassistent (in de afgelopen 4 jaar).
• Ervaring met Outlook en MS Teams.
• Ervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd.
• Nederlands goed in woord en schrift.
• Ervaring met Oracle Fusion of soortgelijke systemen is een pré.
• Een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist sluit aan.

Responsibilities

• Beheren en coördineren van complexe agenda's en prioriteiten stellen bij het plannen.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Aanmelden van externe bezoekers en zorgen dat vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn.
• Verslaglegging en actielijsten opstellen en bijhouden.
• Proactief werkzaamheden vanuit de mailbox van de afdelingsmanager oppakken.
• Prestatieverklaringen voor bestellingen aanmaken en betaling van facturen ondersteunen.
• Bestellen van geschenken en voorbereiden van jaarbonnen samen met managers.
• Regie voeren op ketensessies en zorgen voor goede organisatorische/technische verloop.

Skills

Notuleren

Agendabeheer

Proactieve houding

Education

MBO-4 opleiding

Management Assistent / Office & Management Support Specialist

Tools

Outlook

MS Teams

Job description

## Introductie## De organisatieJe komt te werken binnen het cluster Dienstverlening van een grote overheidsorganisatie in Rotterdam. Het cluster staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruiksvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega's.Binnen het cluster wordt gewerkt aan verschillende vormen van dienstverlening en informatievoorziening. Van de frontoffice voor vragen aan de gemeente tot digitale dienstverlening, stadswinkels en producten voor burgers en bedrijven. Samen wordt ervoor gezorgd dat inwoners en andere klanten zo makkelijk mogelijk hun zaken kunnen regelen.Je werkt vanuit een moderne werkomgeving aan de Wilhelminakade in Rotterdam, waarbij dinsdag een vaste kantoordag is. Op de overige dagen is het in overleg mogelijk om vanuit huis te werken.## De functieAls Managementassistent ondersteun je twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief gebied. Je werkt hierbij nauw samen met de managers en twee andere secretarissen. Daarnaast maak je deel uit van het Management Team en lever je vanuit jouw rol een belangrijke bijdrage aan een goede ondersteuning van de afdeling.Je werkzaamheden bestaan uit:* Beheren en coördineren van complexe agenda's en het stellen van prioriteiten bij het plannen van afspraken.* Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.* Aanmelden van externe bezoekers en zorgen dat vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn.* Verzorgen van verslaglegging en actielijsten wanneer dat nodig is.* Proactief oppakken van werkzaamheden uit de mailbox van de afdelingsmanager.* Aanmaken van prestatieverklaringen voor bestellingen en ondersteunen bij de tijdige betaling van facturen.* Bestellen van geschenken.* Proactief bespreken van de jaarbonnen voor het komende jaar met afdelingsmanagers en teamleiders en verzorgen van de aanvragen.* Faciliteren van ketensessies en zorgen dat deze organisatorisch en technisch goed verlopen.* Organiseren van werkbezoeken en bijeenkomsten, inclusief het boeken van locaties en catering.* Bijhouden van een overzicht van geschikte locaties.* Signaleren van knelpunten binnen de ondersteuning en processen en actief meedenken over oplossingen.## Gewenst profielJe bent een proactieve en ondernemende Managementassistent die graag vooruitdenkt. Je bent accuraat, planmatig en flexibel en weet ook in een dynamische omgeving het overzicht te bewaren. Je vindt het leuk om managers te ontzorgen, maar wacht daarbij niet af totdat iemand je vertelt wat er moet gebeuren.Voor deze functie is het belangrijk dat je:* Minimaal beschikt over een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding.* Minimaal 1 jaar ervaring hebt als Managementassistent, opgedaan in de afgelopen 4 jaar.* Ervaring hebt met Outlook en MS Teams.* Ervaring hebt met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbare functie.* De Nederlandse taal goed beheerst, zowel mondeling als schriftelijk.Ervaring met Oracle Fusion, een overheidsorganisatie of een digitaal archiveringssysteem is een pré. Ook een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist sluit goed aan bij deze functie.## Wat kun je verwachtenEen veelzijdige tijdelijke functie voor 32 uur per week op uitzendbasis, waarin je een belangrijke rol speelt in de ondersteuning van twee managers en de afdeling.Daarnaast krijg je:* Een salaris van € 2.875,- tot € 4.065,- bruto per maand op basis van 36 uur per week (functieschaal 7).* 8% vakantiegeld.* 27 vakantiedagen op basis van 36 uur per week.* Een pensioenregeling.* Een tijdelijke functie voor 32 uur per week.* Een opdracht voor 6 maanden, met mogelijkheid tot verlenging.* Een startdatum zo snel mogelijk, naar verwachting 15 oktober 2026.* Een werkplek aan de Wilhelminakade 179 in Rotterdam.* Dinsdag is een verplichte kantoordag; op de overige dagen is het in overleg mogelijk om vanuit huis te werken.## Inlichtingen## Sollicitatie