Management Assistent Operations

Bright-Professionals; Schiphol; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Bright-Professionals zoekt voor Schiphol Group een Management Assistent Operations. Je bent hands-on rechterhand van twee Senior Managers binnen de Operations-afdeling en werkt nauw samen met andere management assistants om de dagelijkse operatie vlekkeloos te laten verlopen.

Je bent verantwoordelijk voor complex agenda beheer, MT-vergaderingen, en organisatorische coördinatie van facilitaire zaken en events.

Qualifications

• HBO-opleiding vereist.
• Uitstekende communicatie in Nederlands en Engels.
• In state of mind om onder druk te werken en flexibel te blijven.

Responsibilities

• Organiseren en prioriteren van complexe agenda’s, inclusief e-mailbeheer, voorbereiding en opvolging van afspraken en het bewaken van deadlines.
• Voorbereiden, organiseren en structureren van MT-vergaderingen: controleren van stukken, beheren van agenda en genodigden en tijdig anticiperen op wijzigingen.
• Agendabeheer en inhoudelijke ondersteuning op de achtergrond.
• Nauw samenwerken met andere assistants en secretariaten binnen de organisatie.
• Organiseren en coördineren van facilitaire en organisatorische zaken zoals jaarplanning, catering, vergaderruimtes, teambuildingactiviteiten, heisessies en overige events.

Skills

Organisatie en planning

Communicatie

Proactieve houding

Data- en systeemvaardigheden

Education

HBO-opleiding

Job description

Voor Schiphol Group zoeken wij een Management Assistent Operations. Je bent hands‑on Management Assistent binnen de Operations-afdeling en fungeert als rechterhand van twee Senior Managers. Je werkt nauw samen met andere management assistants binnen Operations om bij te dragen aan het soepele verloop van de dagelijkse operatie. Met ruim 4200 trotse collega's werken zij aan hun missie: het creëren van een thuishaven voor wereldreizigers.

De afdeling Operations

De afdeling houdt de luchthaven 24/7 in beweging. Elke dag rekenen miljoenen reizigers en honderden luchtvaartmaatschappijen op een soepel en veilig proces. Van bagageafhandeling en passagiersstromen tot de-icing en airside coördinatie: samen maken zij elke dag dé dag van de reizigers. Op de werkvloer, in regieruimtes of binnen de havendienst werk je in een wereld die nooit stilstaat. Dankzij data, techniek en teamwork blijft de operatie continu draaien.

Jouw rol

Als Management Assistant maak je deel uit van het team Management Assistants binnen Operations, maar heb je een eigen scope en ondersteun je twee Senior Managers in de breedste zin van het woord. Je bent hen steeds een stap voor en behoudt het overzicht, ook in hectische omstandigheden.

• Organiseren en prioriteren van complexe agenda’s, inclusief e-mailbeheer, voorbereiding en opvolging van afspraken en het bewaken van deadlines.
• Voorbereiden, organiseren en structureren van MT-vergaderingen: controleren van stukken, beheren van agenda en genodigden en tijdig anticiperen op wijzigingen.
• Agendabeheer en inhoudelijke ondersteuning op de achtergrond.
• Nauw samenwerken met andere assistants en secretariaten binnen de organisatie.
• Organiseren en coördineren van facilitaire en organisatorische zaken zoals jaarplanning, catering, vergaderruimtes, teambuildingactiviteiten, heisessies en overige events.

Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je bent proactief, zelfstandig en signaleert tijdig urgente zaken zodat je manager zich kan focussen op kerntaken. Je zoekt continu naar manieren om efficiënter te organiseren en bent sterk met data, systemen en nieuwe technologieën, inclusief de inzet van AI.

Jouw profiel

• Afgeronde hbo-opleiding en meerdere jaren ervaring in een managementondersteunende rol binnen een complexe organisatie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Vaardigheid om onder grote druk te werken en effectief om te gaan met een hoge dynamiek aan veranderingen.
• Sterke organisatorische vaardigheden, oog voor detail en een proactieve werkhouding.
• Positieve, praktische en flexibele can-do mentaliteit.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding en meerdere jaren ervaring in een managementondersteunende rol binnen een complexe organisatie
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels

Functie-wensen

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding en meerdere jaren ervaring in een managementondersteunende rol binnen een complexe organisatie
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels
• Je kunt goed werken onder grote druk en gaat effectief om met een hoge dynamiek en veranderingen
• Je hebt sterke organisatorische vaardigheden, oog voor detail en een proactieve werkhouding
• Je hebt een positieve, praktische en flexibele can-do mentaliteit

Extra Informatie

• Aantal uur 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau HBO