Management Assistent

All About Work; Schiphol; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

All About Work zoekt een management-ondersteuner binnen Operations, die twee Senior Managers ondersteunt in een 24/7 dynamische omgeving. Je fungeert als rechterhand, zorgt voor soepele processen, agenda's en overleggen en denkt mee over efficiënter werken met data en nieuwe technologieën zoals AI.

Je werkt nauw samen met andere assistants en secretariaten, bewaakt deadlines en handelt vertrouwelijk, zelfs onder druk.

Qualifications

• HBO-opleiding afgerond vereist.
• meerdere jaren ervaring in een managementondersteunende rol binnen een complexe organisatie.
• uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.
• kunnen presteren onder hoge dynamiek en druk.

Responsibilities

• Organiseren en prioriteren van complexe agenda’s en e-mailbeheer.
• Voorbereiden en opvolgen van MT-vergaderingen; beheren agenda en genodigden.
• Inhoudelijk ondersteunen achter de schermen en fungeren als centraal aanspreekpunt.
• Coördineren van interne en externe verzoeken en bezoeken.
• Samenwerken met andere assistents en secretariaten; faciliteren events en jaarplanning.
• Omgaan met vertrouwelijke informatie met discretie; signaleren van urgente zaken.

Skills

Proactieve houding

Organisatievermogen

Oog voor detail

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO-opleiding

Job description

Over de functie

mag 260916-JAS-001

Je gaat aan de slag als management assistent binnen Operations en ondersteunt twee Senior Managers in een dynamische omgeving die 24/7 in beweging is. In deze rol ben je de rechterhand van het management en zorg je ervoor dat processen, agenda’s en overleggen soepel verlopen. Je werkt intensief samen met andere assistants en secretariaten en houdt altijd overzicht, ook wanneer de druk hoog is. Met jouw organisatietalent, discretie en proactieve houding maak je direct impact op de dagelijkse operatie.

Je komt terecht in een omgeving waar data, techniek en teamwork samenkomen. Je ondersteunt niet alleen organisatorisch, maar denkt ook inhoudelijk mee en signaleert kansen om slimmer en efficiënter te werken.

Wat ga je doen

• Je organiseert en prioriteert complexe agenda’s, inclusief e-mailbeheer, voorbereiding en opvolging van afspraken, het bewaken van deadlines en het fungeren als oren en ogen richting het team.
• Je bereidt MT-vergaderingen voor, organiseert en structureert deze en controleert stukken, beheert de agenda en genodigden en anticipeert tijdig op wijzigingen.
• Je verzorgt agendabeheer en biedt inhoudelijke ondersteuning op de achtergrond.
• Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten en pakt verzoeken zelfstandig op, volgt deze op en coördineert bezoek.
• Je werkt nauw samen met assistants en secretariaten binnen Schiphol Group.
• Je organiseert en coördineert facilitaire en organisatorische zaken zoals jaarplanning, catering, vergaderruimtes, teambuildingactiviteiten, heisessies en overige events.
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie en signaleert tijdig urgente zaken.
• Je zoekt continu naar manieren om efficiënter te organiseren en werkt daarbij sterk met data, systemen en nieuwe technologieën zoals AI.

Over jou

• Je bent proactief, zelfstandig en altijd een stap vooruit.
• Je houdt ook in een hectische of stressvolle situatie overzicht en weet de juiste balans te bewaren.
• Je werkt met een positieve en energieke houding en brengt een praktische en flexibele can-do mentaliteit mee.
• Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt meerdere jaren ervaring in een managementondersteunende rol binnen een complexe organisatie.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Je bent in staat om onder grote druk te werken en effectief om te gaan met een hoge dynamiek aan veranderingen.

mag 260916-JAS-001