Management Assistent

Bright-Professionals; Groningen; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

Gemeente Groningen zoekt een Management Assistent die de organisatorische spil vormt van het afdelingshoofd Openbare Orde en Veiligheid (OOV). Je waarborgt efficiënte processen en ondersteunt het afdelingshoofd bij dagelijkse taken, ook bij afwezigheid van collega's.

Je beheert complexe agenda's, mailboxen en voert HR- en administratieve taken uit namens het afdelingshoofd in YouForce. SAP-ervaring is een pré en IBABS-vaardigheden zijn welkom.

Qualifications

• Ruime ervaring met complex agendabeheer.
• Ervaring met YouForce en SAP is een pré; IBABS-kennis is welkom.
• Proactieve, discrete en nauwkeurige werker in een dynamische omgeving.

Responsibilities

• Complex agendabeheer voor het afdelingshoofd en proactieve prioriteitsstelling bij veranderingen.
• E-mailbeheer: beheer van de mailbox en zelfstandig afhandeling waar mogelijk.
• HR- en administratieve taken namens het afdelingshoofd in YouForce.
• Financiële administratie: uitvoeren van taken in SAP; inboxbeheer met collega’s.

Skills

Complex agendabeheer

E-mailbeheer

Organisatievermogen

Samenwerken

Tools

YouForce

SAP

IBABS

Job description

Voor Gemeente Groningen zoeken wij een Management Assistent. Als managementassistent ben jij de organisatorische spil van het afdelingshoofd en de afdeling.

Je zorgt dat administratieve en organisatorische processen vlekkeloos verlopen en ondersteunt het afdelingshoofd in de dagelijkse werkzaamheden, ook bij afwezigheid van collega’s.

• Complex agendabeheer: je beheert proactief en efficiënt de agenda van het afdelingshoofd, stelt prioriteiten en handelt soepel bij onverwachte wijzigingen.
• E-mailbeheer: je beheert proactief de mailbox van het afdelingshoofd, stelt prioriteiten en handelt zelfstandig af waar mogelijk.
• HR- & administratieve taken: je voert organisatorische en administratieve taken uit namens het afdelingshoofd in YouForce.
• Financiële administratie: je verwerkt en beheert uitvoerende taken in het financiële systeem (SAP).
• Inboxbeheer: samen met enkele collega’s ben je verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en de opvolging van twee afdelings-inboxen.

jouw profiel

• Je bent sterk georganiseerd en behoudt het overzicht bij meerdere taken tegelijk.
• Je werkt proactief, discreet en nauwkeurig.
• Je bent communicatief vaardig en kunt goed samenwerken met verschillende collega’s.
• Je hebt ervaring met agendabeheer en e-mailmanagement; ervaring met YouForce en SAP is een pré.
• Je functioneert zelfstandig en kunt prioriteiten stellen in een dynamische omgeving.

Binnen de afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) van de directie Veiligheid werk je samen met gedreven collega’s die zich dagelijks inzetten voor een veilige en leefbare stad.

Binnen OOV werken zij domein- en afdelingsoverstijgend en bouwen zij continu aan een wendbare organisatie die is voorbereid op de uitdagingen van een snel veranderende samenleving.

Je krijgt de kans om als managementassistent direct bij te dragen aan de betrouwbaarheid van processen en de ondersteuning van het afdelingshoofd binnen deze maatschappelijke context.

Functie-eisen

• Je hebt ruime ervaring met complex agendabeheer
• Je hebt ervaring met of kennis van YouForce en SAP of pakt deze systemen snel op, en je kunt werken in IBABS
• Je werkt nauwkeurig, bent proactief en stelt effectief prioriteiten in een dynamische omgeving

Extra Informatie

• Aantal uur 28
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 14-09-2026