Management Assistant

Secretary Plus Nederland; Den Haag; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Secretary Plus Nederland is op zoek naar een Management Assistant die als onmisbare schakel fungeert voor het management. Je zorgt voor gestructureerde agenda's, vergaderingen en administratieve processen in een bestuurlijke omgeving.

In een organisatie van circa 100 medewerkers ondersteun je een MT-lid en lever je documentbeheer, verslaglegging van afspraken en signaleren van procesverbeteringen. Je hebt minimaal mbo4, drie jaar ervaring en uitstekende Nederlandse schrijfvaardigheid.

Qualifications

• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële functie.
• Uitstekende schrijfvaardigheid en foutloze beheersing van het Nederlands.
• Gevorderde kennis van Outlook en Microsoft Office 365.
• Bij voorkeur ervaring met iBabs.
• Werkervaring binnen het ministerie is een pré.

Responsibilities

• Het plannen en coördineren van afspraken, overleggen en vergaderingen.
• Het voorbereiden en administratief ondersteunen van vergaderingen, inclusief documentbeheer in iBabs.
• Het vastleggen van gemaakte afspraken, acties en besluiten.
• Het beheren van administraties en het bewaken van een overzichtelijke informatievoorziening.
• Het signaleren van kansen voor procesoptimalisatie en het doen van verbetervoorstellen.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Precisie/Nauwkeurigheid

Plan- en coördinatievaardigheden

Education

MBO 4 werk- en denkniveau

Secretariële opleiding

Tools

Outlook

Microsoft Office 365

iBabs

Job description

Als Management Assistant ben je een onmisbare schakel voor het management. Dankzij jouw organisatorisch talent verlopen agenda's, vergaderingen en administratieve processen gestructureerd en efficiënt. Je werkt in een bestuurlijke omgeving waar geen dag hetzelfde is en ondersteunt een MT-lid binnen een betrokken organisatie van ongeveer 100 medewerkers. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het plannen en coördineren van afspraken, overleggen en vergaderingen;
• Het voorbereiden en administratief ondersteunen van vergaderingen, inclusief documentbeheer in iBabs;
• Het vastleggen van gemaakte afspraken, acties en besluiten;
• Het beheren van administraties en het bewaken van een overzichtelijke informatievoorziening;
• Het signaleren van kansen voor procesoptimalisatie en het doen van verbetervoorstellen.

Je bent een ervaren managementassistant die structuur brengt, zorgvuldig werkt en helder communiceert in een politiek-bestuurlijke omgeving.

• Mbo 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur secretariële opleiding;
• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële functie;
• Uitstekende schrijfvaardigheid en foutloze beheersing van het Nederlands;
• Gevorderde kennis van Outlook en Microsoft Office 365;
• Bij voorkeur ervaring met iBabs;
• Werkervaring binnen het ministerie is een pré.