Legal Assistant / Office Coordinator

ZIJ; Amsterdam; On-site; EUR 56,000 - 67,000; Full time

Job summary

Zijmaakthetverschil zoekt een Legal Assistant / Office Coordinator voor onze Amsterdam vestiging. Je bent de spil tussen advocaten, cliënten en de rest van het kantoor. Je beheert agenda’s, verzorgt correspondentie en documenten, organiseert bijeenkomsten en denkt mee over processen zodat dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen.

Je werkt zelfstandig maar bent ook een echte teamspeler. Het kantoor biedt een informele sfeer, ruimte voor initiatief en een marktconform salaris tot €5.500 bruto per

Qualifications

• Ervaring als juridisch secretaresse of vergelijkbaar ondersteunend werk.
• Zorg voor overzicht en proactieve houding.
• Sterke communicatieve vaardigheden en organisatorisch talent.
• Klant- en resultaatsgericht.
• In staat om zelfstandig te werken en in teamverband.

Responsibilities

• ondersteunen van advocaten in hun dagelijkse praktijk;
• beheren van agenda’s en plannen van afspraken;
• verzorgen van correspondentie en documenten;
• organiseren van bijeenkomsten en kantooractiviteiten;
• signaleren van verbeterpunten en meedenken over processen;
• zorgen voor een prettige en professionele werkomgeving;
• coördineren van facilitaire en organisatorische zaken.

Skills

Juridisch secretariaat

Office management

Agenda beheer

Documenten & correspondentie

Facilitaire coördinatie

Job description

Meebouwen aan het kantoor

Met jouw ervaring als juridisch secretaresse kun je hier verder meebouwen aan het kantoor. Een internationaal advocatenkantoor met hun Nederlandse vestiging in Amsterdam. Er werken momenteel 8 medewerkers (partners + advocaten) die jou zoeken die de belangrijke spil van het kantoor zal zijn. Zowel collega’s als cliënten en andere partijen weten je te vinden. Jij bent van alles op de hoogte en een vast aanspreekpunt. Jij houdt overzicht en zorgt ervoor dat zowel de dagelijkse ondersteuning als de praktische organisatie van kantoor soepel verloopt.

Legal Assistant / Office Coordinator: Een veelzijdige rol waarin juridisch secretariaat en office management samenkomen.

Wat ga je doen?

Als Legal Assistant / Office Coordinator zorg je ervoor dat collega’s zich kunnen focussen op hun werk, terwijl jij overzicht houdt over alles wat daaromheen speelt.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• ondersteunen van advocaten in hun dagelijkse praktijk;
• beheren van agenda’s en plannen van afspraken;
• verzorgen van correspondentie en documenten;
• organiseren van bijeenkomsten en kantooractiviteiten;
• signaleren van verbeterpunten en meedenken over processen;
• zorgen voor een prettige en professionele werkomgeving;
• coördineren van facilitaire en organisatorische zaken.

Het is niet zomaar een functie als Legal Assistant, maar een functie die onmisbaar en heel waardevol is voor dit kantoor. Een functie waar jij jouw eigen draai aan kunt geven. Jij hebt de leiding als het gaat om deze functie en hoe jij het werk doet en inricht. Ze vertrouwen op jouw kennis en kunde.

Veel ondersteunende processen zijn centraal georganiseerd, waardoor jouw focus niet alleen ligt op de uitvoerende werkzaamheden. Er is juist ruimte om zaken op te pakken, te verbeteren en verder vorm te geven. Je krijgt veel vertrouwen en kunt echt invloed uitoefenen op hoe dingen worden ingericht.

Over het kantoor

Je komt terecht in een relatief kleine Nederlandse vestiging met een team van ervaren professionals. Het kantoor maakt onderdeel uit van een grotere internationale organisatie en werkt nauw samen met collega’s in verschillende landen.

Binnen Amsterdam werk je dagelijks samen met een betrokken team van partners en advocaten dat hard werkt, maar waar tegelijkertijd veel aandacht is voor een prettige en persoonlijke sfeer. Er wordt regelmatig samen geluncht, over het weekend gepraat en collega’s weten elkaar ook buiten het inhoudelijke werk goed te vinden.

De combinatie van een kleinschalig team en de mogelijkheden van een internationale organisatie zorgt voor een interessante werkomgeving waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt en snel impact kunt maken.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een Legal Assistant / Office Coordinator die graag ontzorgt, overzicht houdt en energie krijgt van een veelzijdige functie.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• je hebt ervaring als juridisch secretaresse, legal assistant of in een vergelijkbare ondersteunende rol;
• je vindt het leuk om verantwoordelijkheid te nemen;
• je denkt graag mee over verbeteringen en nieuwe ideeën;
• je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden;
• je werkt zelfstandig, maar bent ook een echte teamspeler;
• je draagt graag bij aan een positieve en collegiale werksfeer.

Wat kun je verwachten?

• een salaris tot € 5.500 bruto per maand op fulltime basis;
• een werkweek van 32, 36 of 40 uur, waarbij verschillende werkweekindelingen bespreekbaar zijn, bijvoorbeeld 4×9 uur en bij 5 dagen de mogelijkheid een dag thuis te werken;
• een brede functie waarin juridisch secretariaat en office management samenkomen;
• veel vrijheid en verantwoordelijkheid;
• de mogelijkheid om mee te bouwen aan een groeiende Nederlandse vestiging;
• onderdeel van een internationale organisatie met korte lijnen;
• een hecht en toegankelijk team;