Interim Management Assistant

MatchT; Europoort; On-site; EUR 25,000 - 36,000; Part time

Job summary

MATCHT zoekt een secretaresse ter ondersteuning van het secretariaat Rijnmond in Rotterdam Europoort. Je ondersteunt managers en afdelingen met administratie, receptie, archiefbeheer, agendabeheer, notuleren en de voorbereiding en opvolging van (complexe) vergaderingen.

Je werkdagen zijn maandag, donderdag en vrijdag op kantoor. Je werkt in een team van 3 personen en rapporteert aan de Bestuurssecretaresse.

Qualifications

• Een afgeronde mbo+/hbo opleiding en relevante werkervaring.
• Ervaring met het aansturen van een team en het motiveren van collega's.
• Ervaring met MS-Office, CRM en SharePoint is een pré.

Responsibilities

• Administratieve en receptietaken uitvoeren.
• Postafhandeling en archiefbeheer.
• Agendabeheer en notuleren.
• Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen (inclusief complexe vergaderingen).
• Samenwerken met het secretariaat Rijnmond.

Skills

Team aansturen

Proactieve houding

Organisatievermogen

Education

MBO+/HBO-opleiding

Tools

MS-Office

CRM

SharePoint

Job description

Een prachtige organisatie in Rotterdam Europoort waar alles draait om de scheepvaart. Een echte no-nonsens organisatie met een hecht team van medewerkers. Een prachtige locatie aan het water.

Omschrijving

Wat ga je doen?
Je ondersteunt de managers, diverse afdelingen en medewerkers bij het uitvoeren van hun functie. De werkzaamheden omvatten een groot aantal taken waaronder administratie- en receptietaken, postbehandeling, archiefbeheer, agendabeheer, notuleren, het voorbereiden en opvolgen van (complexe) vergaderingen etc. Jouw werkdagen zijn bij voorkeur maandag, donderdag en vrijdag.
Met wie werk je samen?
Het secretariaat bestaat momenteel uit 3 personen en is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de regio. Als secretaresse ben je werkzaam binnen de
afdeling Secretariaat Rijnmond en ontvang je leiding van de Bestuurssecretaresse.

Wie ben jij?

Je bent integer, accuraat en beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en plan- en organisatievermogen. We zoeken iemand met een proactieve houding en de nodige organisatiesensitiviteit.Ook begrijp je de Rotterdamse nuchtere mentaliteit en heb je hetzelfde goede gevoel voor humor.

Een afgeronde mbo+/hbo opleiding en aantoonbare relevante werkervaring. Je hebt ervaring in het aansturen van een team en bent in staat te motiveren en verbinden. Ervaring met MS-Office, CRM en SharePoint is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

Een interim opdracht via MATCHT, uurtarief is in overleg en afhankelijk van jouw ervaring. Duur van de opdracht is in overleg aangezien de huidige secretaresse weer terugkomt op haar eigen positie. Voor deze opdracht zoeken wij een kandidaat die op kantoor werkt op de maandag, donderdag en vrijdag.