2x Administratief Ondersteuner - cluster BCO 32-36u/w

DC Engineers B.V.; Rotterdam; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

DC Engineers B.V. in Rotterdam zoekt een enthousiaste administratief ondersteuner die met meerdere teams samenwerkt en processen bewaakt. Je werkt 40 uur per week op locatie aan de Wilhelminakade en ondersteunt de inhuuradviseurs, notuleert en registreert data, en denkt mee over procesoptimalisatie.

Je beheerst MS Office en hebt ervaring met HR-administratie. Je werkt nauw samen met opdrachtgevers en leveranciers, en levert zo een correcte en efficiënte ondersteuning voor de gemeentelijke

Qualifications

• Afgeronde mbo 4-opleiding.
• Minimaal 2 jaar werkervaring met administratieve processen.
• Ervaring met notuleren en bewaken van actiepunten.
• Werkervaring met mailcorrespondentie en telefoonafhandeling.
• Werkervaring met administratieve ondersteuning HR-beleid.
• Signaleren van processen en voorstellen voor verbetering.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor diverse administratieve verwerkingen zoals muteren in systemen.
• Verzamelen, verwerken en vastleggen van afspraken met Inkoop in Oracle.
• Registreren en controleren van inhuurmedewerkers en stagiaires in MijnHR.
• Toetsen van rechtmatigheid conform wet- en regelgeving in Oracle.
• Telefonisch en per mail beantwoorden van vragen van collega’s en leveranciers.
• Notulen maken tijdens werkoverleggen en zorgen voor follow-up.
• Meedenken in procesoptimalisatie.

Skills

Administratieve vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Planmatig werken

Education

MBO-4-opleiding

Tools

MS Office

Oracle Fusion

ADP

Mercell aanbestedingsplatform

Job description

Standplaats: ROTTERDAM, Wilhelminakade 179

Thuiswerkbeleid: Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Op dinsdag en donderdag wordt gewerkt op de bovengenoemde locatie.

Duur: zsm - 16-05-2027

Optie tot verlenging: Ja, 2 x 6 mnd

Reageren voor: 30-10-2026

Jij bent een duizendpoot met administratieve skills die graag wilt meedenken binnen een groeiende afdeling. Van deadlines raak jij niet onder de indruk en je hecht waarde aan perfectie. Een dynamische functie die snelheid vraagt in de uitvoering met als einddoel, gezamenlijk zorgdragen voor een optimale dienstverlening.

Jouw functie

De gemeente Rotterdam staat voor maatschappelijke opgaves waarvoor er met regelmaat tijdelijk inzet nodig is. Dit is waar jij van wordt als administratief ondersteuner. Jij ondersteunt de verschillende organisatieonderdelen bij het inzetten van tijdelijke medewerkers, dit doe je in samenwerking met de inhuuradviseurs. Verder heb je direct contact met opdrachtgevers en leveranciers. Dit betekent dat je:

• Verantwoordelijk bent voor diverse administratieve verwerkingen zoals het muteren in verschillende systemen;
• Verantwoordelijk bent voor het verzamelen, verwerken en vastleggen van alle afspraken in samenwerking met de afdeling Inkoop in het systeem Oracle;
• Registreert en controleert de gegevens van externe inhuur medewerkers en onbetaalde stagiaires in het registratiesysteem MijnHR;
• De rechtmatigheid conform wet- en regelgeving toetst van inkoopdossiers in Oracle;
• Zowel collega's als leveranciers per mail en telefonisch te woord staat met vragen en of verzoeken;
• Aansluit bij werkoverleggen en zorg draagt voor notulen;
• Meedenkt in procesoptimalisatie.

Jouw profiel

Je bent onze enthousiaste collega die vanuit een grote mate van zelfstandigheid aan het werk gaat. Je werkt op een accurate manier, hebt oog voor het resultaat en raakt niet onder de indruk van deadlines. Als flexibele en administratief vaardige duizendpoot houd je ervan te schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Dat niet alleen, ook met de ontwikkelingen binnen de afdeling ga je gemakkelijk mee. Je bent klantgericht, kan planmatig werken en weet op een uitstekende manier samen te werken met je collega's. Met een proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden straal je vertrouwen uit en bied je waar nodig een luisterend oor. Tot slot beschik je over goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde mbo 4-opleiding;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met de uitvoering van administratieve processen;
• Je hebt werkervaring met het notuleren en het bewaken van actiepunten;
• Je hebt werkervaring met mailcorrespondentie en telefoonafhandeling;
• Je hebt werkervaring met administratieve ondersteuning voor de ontwikkeling en uitvoering van het HR-beleid;
• Je hebt werkervaring met het signaleren van processen en stelt verbetervoorstellen op ten behoeve van de werkprocessen en informatievoorziening. Benoem hiervan een concreet voorbeeld in jouw cv.;
• Je hebt werkervaring met MS Office applicaties als Word, Outlook en Excel.

Wensen

• Je hebt werkervaring als medewerker recruitment of in een functie met ondersteunende HR-werkzaamheden;
• Je hebt kennis van geautomatiseerde systemen zoals: Oracle Fusion, ADP en Mercell aanbestedingsplatform.

De afdeling

Samen met 60 professionals máák jij de afdeling Mobiliteit. Onder die vleugel floreert het kleinere Team Inhuur, waar jij samen met andere collega's werkt aan de verdere professionalisering van onze lijnorganisatie. Jouw toekomstige collega's vormen met elkaar een divers team dat met veel plezier voor gezamenlijk resultaat gaat. Ze zijn betrokken en staan altijd voor hun collega's klaar. Team Inhuur bestaat uit vijftien enthousiaste collega's waarvan er zes werkzaam zijn in deze uitdagingende ondersteunende rol. Binnen het team heerst een open cultuur en staan wij altijd voor elkaar klaar waar nodig.

Onze organisatie

Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) is de spil van de gemeentelijke organisatie en maakt kaders voor het hele concern. Zij zorgt enerzijds dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen en de schakel is tussen de burgers, het stadsbestuur en de gebieden. Anderzijds is het cluster de schakel met de overige (beleids)clusters op het gebied van bedrijfsvoering. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn gebundeld. Zo levert het cluster haar bijdrage die de organisatie nodig heeft bij het uitvoeren van haar werk voor de stad. Nu is het tijd om verder te bouwen aan die nieuwe organisatie. Werken in Rotterdam is leuk, werken aan Rotterdam is nog leuker.

Functie-eisen

• Je beschikt over een afgeronde mbo 4-opleiding;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met de uitvoering van administratieve processen;
• Je hebt werkervaring met het notuleren en het bewaken van actiepunten;
• Je hebt werkervaring met mailcorrespondentie en telefoonafhandeling;
• Je hebt werkervaring met administratieve ondersteuning voor de ontwikkeling en uitvoering van het HR-beleid;
• Je hebt werkervaring met het signaleren van processen en stelt verbetervoorstellen op ten behoeve van de werkprocessen en informatievoorziening. Benoem hiervan een concreet voorbeeld in jouw cv.;
• Je hebt werkervaring met MS Office applicaties als Word, Outlook en Excel.

Wensen

• Je hebt werkervaring als medewerker recruitment of in een functie met ondersteunende HR-werkzaamheden;
• Je hebt kennis van geautomatiseerde systemen zoals: Oracle Fusion, ADP en Mercell aanbestedingsplatform.

Uren: 40

Dienstverband:

Over de werkgever

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.

Vaardigheden

• Er is geen minimale opleiding vereist
• Je beheerst Nederlands