INGEVULD Ervaren Managementassistent | Pharma | Internationaal | NL + Engels | 40 uur | Amsterdam

The Office Managers; Amsterdam; Híbrido; EUR 40.000 - 60.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

The Office Managers zoekt een managementassistent die de rechterhand van de CEO is. Je regelt agendas, vergaderingen en reisplanning en zorgt dat alle informatie tijdig beschikbaar is. Je signaleert knelpunten, denkt in oplossingen en pakt zaken zelfstandig op.

Je communiceert soepel met diverse mensen en bewaakt vertrouwelijke informatie met discretie. Daarnaast ondersteun je bij de voorbereiding van presentaties en stukken en draag je bij aan een soepele dagelijkse afhandeling van organisatie

Formación

• Beheersing van Nederlands en Engels (vloeiend gesproken en geschreven)

Responsabilidades

• Beheer agenda's, organiseer afspraken en meetings, houd deadlines in de gaten.
• Zorg dat relevante informatie tijdig beschikbaar is voor de CEO en team.
• Signaleer knelpunten, denk in oplossingen en pak zaken zelfstandig op.
• Bereid presentaties en vergaderstukken voor en zorg voor duidelijke informatie.
• Communiceer vlot met verschillende niveaus en bewaak vertrouwelijke informatie met discretie.

Descripción del empleo

Als managementassistent ben jij de rechterhand van de CEO. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie soepel loopt en dat de CEO en de rest van het team zich kunnen focussen op de inhoud en de grotere lijnen. Je beheert agenda's, organiseert afspraken en meetings, houdt deadlines in de gaten en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Maar jouw rol gaat verder dan alleen regelen en organiseren.

Je denkt mee, ziet wat er nodig is en komt zelf in actie. Je houdt overzicht wanneer er veel tegelijk gebeurt en weet precies wanneer je iets zelfstandig oppakt en wanneer afstemming nodig is.

Wat ga je doen?

Je wacht niet tot iemand met een opdracht komt, maar ziet zelf wat er nodig is. Je signaleert knelpunten, denkt in oplossingen en pakt zaken zelfstandig op.

Agenda's, meetings, deadlines, acties en documenten: jij weet wat er speelt en wat als eerste aandacht nodig heeft.

Van vergaderingen en afspraken tot bijeenkomsten en reizen. Jij zorgt dat alles goed geregeld is en deelnemers weten waar ze aan toe zijn.

Je verzamelt en structureert informatie, bereidt presentaties en vergaderstukken voor en zorgt dat belangrijke informatie helder en overzichtelijk wordt gepresenteerd.

Je communiceert makkelijk en schakelt soepel tussen verschillende mensen en niveaus. Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend.

Planningen veranderen, prioriteiten verschuiven en soms moet iets gisteren geregeld zijn. Jij houdt je hoofd koel en brengt structuur.

Je werkt met vertrouwelijke informatie en gaat daar zorgvuldig en discreet mee om.

Je bent benaderbaar, werkt graag samen en weet snel een goede relatie op te bouwen met collega's en andere betrokkenen.