Executive Assistant to Vice President

Noblesse Top Secretaries; Tilburg; On-site; EUR 55,000 - 70,000; Full time

Job summary

SmartRecruiters, Inc. is op zoek naar een Executive Assistant die de Vice President ondersteunt in een internationale omgeving. Je beheert complexe agenda's, plant reizen en bereidt meetings voor, terwijl je deadlines bewaakt en prioriteiten bewaart.

Je werkt nauw samen met een wereldwijd team, klanten en distributeurs, en faciliteert calls buiten reguliere uren. Je brengt structuur aan en anticipeert op veranderingen met een proactieve, zelfstandige houding.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring als Executive Assistant of vergelijkbaar.
• Ervaring met ondersteuning van senior management in een internationale omgeving.
• Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden.
• Sterke beheersing van Engels, mondeling en schriftelijk.
• Goede kennis van Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, PowerPoint en Excel).

Responsibilities

• Beheren van een complexe internationale agenda en tijdzones.
• Voorbereiden en organiseren van meetings, business reviews en internationale bijeenkomsten.
• Bewaken van actiepunten en deadlines met follow-up.
• Organiseren van reizen inclusief vluchten, hotels en transfers.
• Coördineren van klant- en distributeursbezoeken en trainingen.
• Centrale aanspreekpunt voor stakeholders wereldwijd.
• Ondersteunen bij internationale planning en rapportages.

Skills

Executive support

Calendar management

Travel coordination

Stakeholder management

MS 365

Tools

Outlook

Teams

PowerPoint

Excel

Job description

Betreffende organisatie is een internationaal groeiende organisatie met een sterke focus op innovatie, kwaliteit en klantgerichtheid. Met een ondernemende cultuur en een sterke internationale oriëntatie werkt de organisatie dagelijks aan duurzame groei en het verder versterken van haar marktpositie.

Functieomschrijving

Bij voorkeur woonachtig in- of in de omgeving van Noord Brabant

Jij houdt de lijnen kort, het overzicht scherp en de internationale organisatie in beweging.

Ben jij een ervaren Executive Assistant die energie krijgt van een dynamische, internationale omgeving? Iemand die graag vooruitdenkt, structuur brengt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan is dit een mooie kans.In deze veelzijdige rol ondersteun je de Vice President en werk je nauw samen met een internationaal team, klanten, distributeurs en collega’s over de hele wereld. Je bent een belangrijke spil in de organisatie: je bewaakt prioriteiten, organiseert complexe agenda’s en reizen, bereidt meetings voor en zorgt dat afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd.Omdat je samenwerkt met collega’s en stakeholders in Europa, de Verenigde Staten en andere tijdzones, is een flexibele instelling essentieel!

Je vindt het vanzelfsprekend om, wanneer de business daarom vraagt, regelmatig een internationale call buiten de reguliere kantoortijden te faciliteren of bij te wonen. Daar staat tegenover dat je binnen deze rol ook de nodige flexibiliteit en zelfstandigheid krijgt om je werkzaamheden goed te organiseren. Jouw rol: organiseren, vooruitdenken en ontzorgen.

Als Executive Assistant ben je de rechterhand van de Vice President. Je zorgt ervoor dat tijd, informatie & prioriteiten goed worden gemanaged.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van een complexe internationale agenda en het bewaken van prioriteiten en verschillende tijdzones;
• Voorbereiden & organiseren van meetings, business reviews, presentaties en internationale bijeenkomsten;
• Bewaken van actiepunten, afspraken en deadlines en zorgen voor een goede follow-up;
• Voorbereiden en redigeren van correspondentie, presentaties, rapportages en andere managementinformatie;
• Organiseren van internationale reizen, inclusief vluchten, hotels, transfers, agenda’s en reisdocumentatie;
• Coördineren van klant- en distributeursbezoeken, trainingen, beurzen en andere evenementen;
• Verwerken van declaraties, facturen en andere administratieve zaken;
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders wereldwijd;
• Ondersteunen bij internationale planning, rapportages en terugkerende businessprocessen;
• Meedenken over hoe processen slimmer, efficiënter en overzichtelijker kunnen worden ingericht;

Internationale dynamiek vraagt om flexibiliteit

Deze functie speelt zich af in een internationale en dynamische werkomgeving. De agenda van de Vice President en het internationale team wordt mede bepaald door verschillende tijdzones en zakelijke prioriteiten.

Om die reden is het belangrijk dat je:

• Flexibel bent in je werktijden wanneer internationale business dit vereist;
• Regelmatig beschikbaar bent voor calls of meetings buiten de gebruikelijke kantoortijden;
• Gemakkelijk schakelt tussen Europese, Amerikaanse & andere tijdzones;
• Zelfstandig je werk en beschikbaarheid kunt organiseren;
• Ook bij onverwachte wijzigingen of last-minute verzoeken rustig en oplossingsgericht blijft.

Flexibiliteit is in deze rol geen uitzondering, maar een belangrijk onderdeel van het succesvol ondersteunen van een internationale organisatie. De functie brengt ook regelmatig reizen in binnen- & buitenland met zich mee, onder andere voor managementmeetings, klant- en distributeursbezoeken, beurzen, trainingen en andere zakelijke activiteiten.

Dit breng jij mee:

Je bent een ervaren professional die graag een stap vooruit denkt. Je wacht niet af tot iemand vertelt wat er moet gebeuren, maar ziet zelf waar ondersteuning nodig is.

Verder heb je:

• Minimaal 5 jaar ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of in een vergelijkbare functie;
• Ervaring met het ondersteunen van senior management, bij voorkeur in een internationale omgeving;
• Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden;
• Een sterke beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk is een must!
• Goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word, PowerPoint en Excel;
• Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden;
• Een scherp oog voor detail en een sterke focus op opvolging en resultaat;
• Een proactieve en zelfstandige werkhouding;
• Het vermogen om snel prioriteiten te stellen en rustig te blijven wanneer de druk toeneemt;
• Gevoel voor verschillende culturen en het vermogen om professioneel met uiteenlopende stakeholders te communiceren;
• Een flexibele instelling en bereidheid om regelmatig buiten reguliere kantoortijden te werken vanwege internationale tijdverschillen;
• Een extra Europese taal is een pré.

Aanvullende informatie

Het is een rol met vertrouwen, verantwoordelijkheid en impact;

• Je krijgt een zelfstandige en veelzijdige positie binnen een internationale organisatie, waarin je dicht bij het senior management opereert en daadwerkelijk impact hebt op de dagelijkse bedrijfsvoering;
• Geen dag is hetzelfde: de ene dag ligt de focus op agenda’s en internationale meetings, de volgende op een klantbezoek, internationale reis of belangrijke business review. Jij zorgt dat de juiste mensen, informatie en acties op het juiste moment samenkomen;
• Een rol voor iemand die graag organiseert, vooruitdenkt en energie krijgt van een internationale omgeving waarin flexibiliteit en eigenaarschap centraal staan.