ON HOLD Ervaren Managementassistent | Pharma | Internationaal | NL + Engels | 40 uur | Amsterdam

The Office Managers; Amsterdam; Hybrid; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Job summary

The Office Managers is op zoek naar een managementassistent die de rechterhand van de CEO wordt. Je zorgt dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt en dat het team zich kan focussen op inhoud en strategie.

Je beheert agenda's, organiseert afspraken, bewaakt deadlines en zorgt dat relevante informatie tijdig beschikbaar is. Daarnaast signaleer je knelpunten, pak je zaken zelfstandig op en bereid je presentaties en vergaderstukken voor.

Qualifications

• Ervaring met agenda- en vergaderplanning.
• Uitstekende Nederlandse en Engelse communicatieve vaardigheden.
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Proactieve en zelfstandig werkhouding.

Responsibilities

• Beheer van agenda's en organisatie van afspraken en meetings.
• Signaleer knelpunten, bedenk oplossingen en pak zaken zelfstandig op.
• Verzamelen en structureren van informatie, voorbereiden van presentaties en vergaderstukken.
• Communiceren tussen collega's en verschillende niveaus, plannen en reizen regelen.

Skills

Agenda beheer

Vergaderplanning

Document management

Communicatie NL/EN

Discretie/vertrouwelijke informatie

Tools

MS Office

Presentatiemateriaal

Job description

Als managementassistent ben jij de rechterhand van de CEO. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie soepel loopt en dat de CEO en de rest van het team zich kunnen focussen op de inhoud en de grotere lijnen. Je beheert agenda's, organiseert afspraken en meetings, houdt deadlines in de gaten en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Maar jouw rol gaat verder dan alleen regelen en organiseren.

Je denkt mee, ziet wat er nodig is en komt zelf in actie. Je houdt overzicht wanneer er veel tegelijk gebeurt en weet precies wanneer je iets zelfstandig oppakt en wanneer afstemming nodig is.

Wat ga je doen?

Je wacht niet tot iemand met een opdracht komt, maar ziet zelf wat er nodig is. Je signaleert knelpunten, denkt in oplossingen en pakt zaken zelfstandig op.

Agenda's, meetings, deadlines, acties en documenten: jij weet wat er speelt en wat als eerste aandacht nodig heeft.

Van vergaderingen en afspraken tot bijeenkomsten en reizen. Jij zorgt dat alles goed geregeld is en deelnemers weten waar ze aan toe zijn.

Je verzamelt en structureert informatie, bereidt presentaties en vergaderstukken voor en zorgt dat belangrijke informatie helder en overzichtelijk wordt gepresenteerd.

Je communiceert makkelijk en schakelt soepel tussen verschillende mensen en niveaus. Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend.

Planningen veranderen, prioriteiten verschuiven en soms moet iets gisteren geregeld zijn. Jij houdt je hoofd koel en brengt structuur.

Je werkt met vertrouwelijke informatie en gaat daar zorgvuldig en discreet mee om.

Je bent benaderbaar, werkt graag samen en weet snel een goede relatie op te bouwen met collega's en andere betrokkenen.