Directie Assistent

BestPeople; Julianadorp; On-site; EUR 50,000 - 73,000; Full time

Job summary

BestPeople zoekt een ervaren Directie Assistent die de rechterhand van een senior directeur is en zorgt voor structuur en professionele ondersteuning van dagelijkse werkzaamheden.

Je beheert complexe agenda’s, organiseert meetings en (internationale) reizen, en bent aanspreekpunt voor diverse stakeholders. Je werkt proactief aan voorbereidingen voor management- en boardmeetings en bewaakt deadlines.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Uitstekende organisatorische en time-managementvaardigheden.
• Ervaring met agenda-, meeting- en reismanagement.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Goeie kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams).
• Ervaring met vertrouwelijke informatie.
• Bij voorkeur ervaring binnen een internationale of matrixorganisatie.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• MBO+/HBO werk- en denkniveau of vergelijkbare praktijkervaring.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s en zorgen voor slimme planning en prioritering.
• Organiseren van meetings, managementoverleggen en bedrijfsevenementen.
• Voorbereiden van agenda’s, presentaties, rapportages en notulen.
• Regelen van binnenlandse en internationale zakenreizen van A tot Z.
• Optreden als aanspreekpunt voor diverse stakeholders.
• Bewaken van acties, afspraken en deadlines en opvolging waar nodig.
• Omgang met vertrouwelijke commerciële, financiële en personele informatie.
• Ondersteunen bij rapportages, budgetten en bedrijfsdocumentatie.
• Bijdragen aan verbetering van administratieve processen en systemen.

Skills

Agenda management

Meeting management

Travel management

Discreet handling of confidential info

Microsoft Office

Dutch & English

Organizational skills

Time management

Stakeholder management

Education

MBO+/HBO niveau

Tools

Microsoft Office Suite

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Job description

Ben jij een organisatietalent dat graag vooruitdenkt, overzicht houdt en energie krijgt van werken op niveau? Voor een internationale technische organisatie in de kop van Noord-Holland zoeken wij een daadkrachtige Directie Assistent die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Jouw nieuwe uitdaging

Als Directie Assistent ben je de rechterhand van een senior directeur. Jij zorgt voor structuur, overzicht en een professionele ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden.

Je beheert complexe agenda’s, organiseert vergaderingen en internationale reizen en bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Tegelijkertijd houd je scherp zicht op acties, deadlines en afspraken. Je wacht niet af, maar ziet wat er moet gebeuren en onderneemt actie.

Daarnaast ondersteun je waar nodig andere directieleden en lever je een belangrijke bijdrage aan de voorbereiding van management- en boardmeetings.

Kortom: jij zorgt dat de juiste zaken op het juiste moment geregeld zijn.

Wat ga je doen?

• Beheren van complexe agenda’s en zorgen voor een slimme planning en prioritering.
• Organiseren van meetings, managementoverleggen en bedrijfsevenementen.
• Je bereidt agenda’s, presentaties, rapportages, notulen en correspondentie voor.
• Je regelt binnenlandse en internationale zakenreizen van A tot Z.
• Fungeren als aanspreekpunt voor diverse stakeholders.
• Je bewaakt acties, afspraken en deadlines en zorgt voor de juiste opvolging.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke commerciële, financiële en personele informatie.
• Ondersteunen bij rapportages, budgetten en andere belangrijke bedrijfsdocumentatie.
• Je draagt bij aan het verbeteren van administratieve processen en systemen.

Dit ben jij

Je bent een ervaren Directie Assistant die gemakkelijk meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt. Je bent discreet, accuraat en communicatief sterk en weet wanneer je moet schakelen en prioriteiten moet stellen.

Daarnaast heb je:

• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Uitstekende organisatorische en time-managementvaardigheden;
• Ervaring met agenda-, meeting- en reismanagement;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Goede kennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams;
• Ervaring met het werken met vertrouwelijke informatie;
• Bij voorkeur ervaring binnen een internationale of matrixorganisatie;
• Een uitstekende beheersing van Nederlands én Engels;
• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een relevante richting, of vergelijkbare praktijkervaring.

Waarom deze functie?

Je komt terecht in een dynamische, internationale omgeving waarin jouw organisatietalent en professionaliteit direct van waarde zijn. Je werkt dicht op het management, hebt contact met verschillende stakeholders en krijgt een veelzijdig takenpakket waarin geen dag hetzelfde is.

Ben jij degene die vooruitdenkt, overzicht creëert en ervoor zorgt dat afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen? Dan is dit een mooie volgende stap in jouw carrière.