Gegevensbeheerder/recordmanager

Gemeente Haarlem; Haarlem; Hybrid; EUR 52,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Academie Haarlem

Fietsregeling

Sportabonnement

OV-reiskostenvergoeding

Pensioen ABP

Job summary

Gemeente Haarlem zoekt een ervaren informatiespecialist/divisioneel medewerker met HBO-niveau en minimaal 3 jaar ervaring met digitale systemen. Je bewaakt kwaliteit, ondersteunt informatiemanagement en draagt bij aan selectie, vernietiging en overdracht van digitale archiefgegevens.

Je werkt aan beheer en inrichting van digitale gegevens tabellen zoals zaaktypecatalogus en metadataschema, maakt rapportages en adviseert afdelingen.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau of hoger.
• Minimaal 3 jaar werkervaring met digitale systemen in relevante functies (DIV-medewerker, informatiespecialist, recordmedewerker of vergelijkbaar).
• Passie voor vak en kwaliteit van gegevens; duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar houden van digitale informatie.
• Kennis van de Selectielijst en ervaring met beoordelen van archiefbestanden op bewaren en vernietigen.
• Kennis van DMS Verseon en/of iNavigator is een pré.
• Rapportages ontwikkelen en analyseren voor informatiebeheer.
• Informatiebeheer onder aandacht brengen bij afdelingen en collega’s bij vragen over DMS.

Responsibilities

• Toezicht houden op juist en consequent gebruik van informatiesystemen en kwaliteitscontroles op registraties van afdelingen.
• Bijdragen aan ontwikkeling van informatie- en recordmanagement in de organisatie en praktische adviezen geven.
• Werkzaamheden rond selectie, vernietiging en overdracht van digitale archiefgegevens.
• Beheer en inrichting van digitale gegevenstabellen, zoals zaaktypecatalogus en metadataschema.

Skills

Kwaliteitsbewaking

Rapportageontwikkeling

Analytisch denken

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Verseon DMS

iNavigator

Job description

• Je ziet toe op het juist en consequent gebruik van de gebruikte informatiesystemen en voert kwaliteitscontroles uit op de registraties van de afdelingen.
• Je draagt actief bij aan de ontwikkeling van het informatie- en recordmanagement in de organisatie, onder andere door hierover praktische adviezen te geven aan afdelingen en directe collega’s.
• Je voert werkzaamheden uit rond de selectie, vernietiging en overdracht van digitale archiefgegevens.
• Je draagt bij aan het beheer en de inrichting van de digitale gegevenstabellen, bijvoorbeeld de zaaktypecatalogus en het metadataschema.

Dit gaat u doen

• Je ziet toe op het juist en consequent gebruik van de gebruikte informatiesystemen en voert kwaliteitscontroles uit op de registraties van de afdelingen.
• Je draagt actief bij aan de ontwikkeling van het informatie- en recordmanagement in de organisatie, onder andere door hierover praktische adviezen te geven aan afdelingen en directe collega’s.
• Je voert werkzaamheden uit rond de selectie, vernietiging en overdracht van digitale archiefgegevens.
• Je draagt bij aan het beheer en de inrichting van de digitale gegevenstabellen, bijvoorbeeld de zaaktypecatalogus en het metadataschema.

Een werkdag is divers. Je start bijvoorbeeld met de verwijderverzoeken of zaken die overgeboekt moeten worden op een andere behandelaar in het DMS. Daarnaast voer je de kwaliteitscontrole van afgehandelde zaken af. In de middag zie je een e-mail binnen komen van een afdeling over een vernietigingslijst. Een 5-tal zaken kan nog niet worden vernietigd, verder is de afdeling akkoord met de vernietiging. Je verwerkt de reactie op de vernietigingslijst en slaat de reactie op in het DMS. Je gaat verder met het opstellen van de verklaring van vernietiging en begint met een geanonimiseerde versie van de vernietigingslijst voor de archiefinspecteurs op te stellen. Later die middag zit je bij een overleg met de Griffie en het Noord-Hollands Archief over de overdracht van gegevens uit de applicatie van de Griffie. Hierin worden de voortgang, problemen en vervolgstappen besproken om de raadsvergaderingen over te dragen. Om de dag af te sluiten voer je nog wat controles uit om te zien of er ligplaatsvergunningen zijn waarvan de bewaartermijn inmiddels kan gaan lopen.

Dit krijgt u ervoor terug

• Voor jouw persoonlijke groei en vitaliteit bieden wij tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen, cursussen via onze 'Academie Haarlem' en ook een fietsregeling en een tegemoetkoming in je sportabonnement.
• Een arbeidsovereenkomst voor 32 - 36 uur per week. J e start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 5.096 bruto per maand (schaal 9) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Goede arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling bij het ABP. Bekijk de arbeidsvoorwaarden van de Cao Gemeenten

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken.

Herkent u uzelf al?

• Je hebt HBO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld LARM/LIS of vergelijkbaar).
• Je hebt 3 jaar werkervaring met digitale systemen in een functie als DIV-medewerker, informatiespecialist, recordmedewerker, recordmanager of vergelijkbare functie.
• Je hebt een passie voor het vak, hecht waarde aan de kwaliteit van gegevens. Duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar houden van digitale informatie staan daarbij centraal.
• Je hebt kennis van de Selectielijst en ervaring met het beoordelen van archiefbestanden op bewaren en vernietigen.
• Kennis van het DMS Verseon en/of iNavigator is een pre.
• Je kunt rapportages ontwikkelen en analyseren voor het informatiebeheer.
• Je vindt het leuk om het belang van goed informatiebeheer onder de aandacht te brengen van afdelingen en collega’s te helpen bij vragen over het gebruik of problemen met het DMS.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling I-Beheer maken we impact.

Onze afdeling levert gebruikersvriendelijke, betrouwbare en veilige i-diensten, zodat inwoners, bedrijven, bestuur, medewerkers en (keten)partners goed ondersteund worden. De afdeling wil het digitale (werk)leven makkelijk maken voor alle gebruikers. Dit doen we met een gedreven, gezellig, hecht en divers team aan mensen met verschillende nationaliteiten en achtergronden.

Je gaat binnen de afdeling I-Beheer werken bij het Team Customer Support. Wij zijn het visitekaartje van de afdeling I-Beheer. Ons kleine, gezellige subteam gegevensbeheerders bestaat uit 4 collega’s.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 16-11-2026.

De eerste gesprekken staan gepland op dinsdag- en woensdagochtend 24 en 25 november 2026. De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij