Gegevensbeheerder/recordmanager

Gemeente-Haarlem; Haarlem; Hybrid; EUR 52,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Fietsregeling

Tegemoetkoming sportabonnement

Reiskosten ov

Ouderschapsverlof gedeeltelijk betaald

Pensioen ABP

Academie Haarlem trainingen

Job summary

Gemeente Haarlem zoekt een DIV-medewerker/ informatiespecialist om digitale archieven te beheren en processen te verbeteren. Je voert kwaliteitscontroles uit, draagt bij aan het informatie- en recordmanagement en bewaakt de selectie, vernietiging en overdracht van archiefgegevens.

Je werkt aan metadatabouw en werkt samen met Griffie en het Noord-Hollands Archief. Een veelzijdige baan met hybride werken, een jaarcontract bij aanvang en een salaris tot 5.096 euro bruto per maand (36 uur).

Qualifications

• Beschikbare HBO-opleiding op niveau en relevante denkniveau.
• Drie jaar ervaring met digitale systemen in een vergelijkbare functie.
• Passie voor vak en kwaliteit van gegevens, duuzaam en betrouwbaar.
• Kennis van Selectielijst en archiefbewaring is een pre.
• Inzicht in rapportages en informatiebeheer vereist.

Responsibilities

• Toezicht houden op juist en consequent gebruik van informatiesystemen en kwaliteitscontroles op registraties.
• Actieve bijdrage aan ontwikkeling van informatie- en recordmanagement en advies aan afdelingen.
• Werkzaamheden rond selectie, vernietiging en overdracht van digitale archiefgegevens.
• Beheer en inrichting van digitale gegevenstabellen zoals zaaktypecatalogus en metadata.
• Verwerken van verwijderverzoeken, vernietigingslijst en opstellen verklaring van vernietiging.
• Overleg met Griffie en Noord-Hollandse Archief over overdracht van gegevens.
• Uitvoeren van controles op ligplaatsvergunningen en bewaartermijnen.

Skills

HBO werk- en denkniveau

3 jaar ervaring digitale systemen

Kwaliteitscontrole

Rapportages ontwikkelen

Informatiebeheer kennis

Education

HBO werk- en denkniveau (LARM/LIS of vergelijkbaar)

Tools

DMS Verseon

iNavigator

Job description

• Je ziet toe op het juist en consequent gebruik van de gebruikte informatiesystemen en voert kwaliteitscontroles uit op de registraties van de afdelingen.
• Je draagt actief bij aan de ontwikkeling van het informatie- en recordmanagement in de organisatie, onder andere door hierover praktische adviezen te geven aan afdelingen en directe collega’s.
• Je voert werkzaamheden uit rond de selectie, vernietiging en overdracht van digitale archiefgegevens.
• Je draagt bij aan het beheer en de inrichting van de digitale gegevenstabellen, bijvoorbeeld de zaaktypecatalogus en het metadataschema.

Een werkdag is divers. Je start bijvoorbeeld met de verwijderverzoeken of zaken die overgeboekt moeten worden op een andere behandelaar in het DMS. Daarnaast voer je de kwaliteitscontrole van afgehandelde zaken af. In de middag zie je een e-mail binnen komen van een afdeling over een vernietigingslijst. Een 5-tal zaken kan nog niet worden vernietigd, verder is de afdeling akkoord met de vernietiging. Je verwerkt de reactie op de vernietigingslijst en slaat de reactie op in het DMS. Je gaat verder met het opstellen van de verklaring van vernietiging en begint met een geanonimiseerde versie van de vernietigingslijst voor de archiefinspecteurs op te stellen. Later die middag zit je bij een overleg met de Griffie en het Noord-Hollands Archief over de overdracht van gegevens uit de applicatie van de Griffie. Hierin worden de voortgang, problemen en vervolgstappen besproken om de raadsvergaderingen over te dragen. Om de dag af te sluiten voer je nog wat controles uit om te zien of er ligplaatsvergunningen zijn waarvan de bewaartermijn inmiddels kan gaan lopen.

Dit krijgt u ervoor terug

Wij waarderen, omarmen en benutten de verschillen en talenten van mensen. Wij bieden een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Daar maken wij ons hard voor. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

• Voor jouw persoonlijke groei en vitaliteit bieden wij tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen, cursussen via onze ‘Academie Haarlem’ en ook een fietsregeling en een tegemoetkoming in je sportabonnement.
• Een arbeidsovereenkomst voor32 - 36uur per week. J e start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal €5.096bruto per maand (schaal9) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Goede arbeidsvoorwaarden zoals vergoedingOV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling bij het ABP. Bekijk de arbeidsvoorwaarden van de Cao Gemeenten

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken.

Herkent u uzelf al?

• Je hebt HBO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld LARM/LIS of vergelijkbaar).
• Je hebt 3 jaar werkervaring met digitale systemen in een functie als DIV-medewerker, informatiespecialist, recordmedewerker, recordmanager of vergelijkbare functie.
• Je hebt een passie voor het vak, hecht waarde aan de kwaliteit van gegevens. Duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar houden van digitale informatie staan daarbij centraal.
• Je hebt kennis van de Selectielijst en ervaring met het beoordelen van archiefbestanden op bewaren en vernietigen.
• Kennis van het DMS Verseon en/of iNavigator is een pre.
• Je kunt rapportages ontwikkelen en analyseren voor het informatiebeheer.
• Je vindt het leuk om het belang van goed informatiebeheer onder de aandacht te brengen van afdelingen en collega’s te helpen bij vragen over het gebruik of problemen met het DMS.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bijde afdeling I-Bheermaken we impact.

Onze afdeling levert gebruikersvriendelijke, betrouwbare en veilige i-diensten, zodat inwoners, bedrijven, bestuur, medewerkers en (keten)partners goed ondersteund worden. De afdeling wil het digitale (werk)leven makkelijk maken voor alle gebruikers. Dit doen we met een gedreven, gezellig, hecht en divers team aan mensen met verschillende nationaliteiten en achtergronden.

Je gaat binnen de afdeling i-beheer werken bij het Team Customer Support. Wij zijn het visitekaartje van de afdeling I-Beheer. Ons kleine, gezellige subteam gegevensbeheerders bestaat uit 4 collega’s.

Net zo enthousiast als wij?

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.