Executive Office Coordinator for Directors

Working@; Amsterdam; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris schaal 8 (voltijd) 3.537–4.673

Vakantietegoed 232 uren p.j.

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

Ruimte voor ontwikkeling

Sportfaciliteiten

Korting op cultuur Griffioen

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een Management Office Assistent die als onmisbare schakel achter de directeuren Bedrijfsvoering en Financiën opereert. Je bewaakt agenda's, coördineert overleggen en zorgt voor een soepele besluitvormingsflow in een dynamische omgeving.

Je bent verantwoordelijk voor verslaglegging, tijdige acties en de relatie met interne en externe stakeholders. De functie biedt hybride werkmogelijkheden, ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en passende arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• MBO+ of HBO niveau
• Ervaring in een ondersteunende functie binnen bestuurlijke/ managementomgeving
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en groot verantwoordelijkheidsgevoel
• Ervaring met Microsoft Office 365 en digitale samenwerkings- en vergadertools
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels
• Een zelfstandige, proactieve en dienstverlenende houding
• Discretie en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en coördineren van afspraken en overleggen met interne en externe stakeholders
• Voorbereiden, organiseren en ondersteunen van vergaderingen, van agenda en documentenstroom tot verslaglegging en opvolging van actiepunten
• Bewaken van afspraken, besluiten en deadlines en tijdig signaleren van aandachtspunten
• Organiseren van bijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken en zorgen voor alle praktische voorbereidingen
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's, bestuurders en externe contacten
• Onderhouden van contacten met afdelingsmanagers, beleidsadviseurs en ondersteunende diensten
• Ondersteunen van projecten en verbeterinitiatieven binnen het domein Bedrijfsvoering
• Bijdragen aan een professionele informatievoorziening en een efficiënte administratieve organisatie

Job description

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een Management Office Assistent die als onmisbare schakel achter de directeuren Bedrijfsvoering en Financiën opereert. Je bewaakt agenda's, coördineert overleggen en zorgt voor een soepele besluitvormingsflow in een dynamische omgeving.

Je bent verantwoordelijk voor verslaglegging, tijdige acties en de relatie met interne en externe stakeholders. De functie biedt hybride werkmogelijkheden, ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en passende arbeidsvoorwaarden.