Executive Assistant

Supportvacatures; Arnhem; Hybrid; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en telefoon van de zaak

25 vakantiedagen

17,5 ATV-dagen

Eindejaarsuitkering 2,25%

Mogelijkheid tot deels vanuit huis

Job summary

Supportvacatures zoekt een proactieve Executive Assistant voor Arnhem die het internationale managementteam optimaal ondersteunt. Je beheert complexe agenda’s, coördineert (inter)nationale vergaderingen en regelt reizen, visas en accommodatie.

Je bent contactpersoon voor interne en externe stakeholders, denkt mee over efficiëntere processen en werkt nauw samen met een collega Senior Executive Assistant om samen een sterk duo te vormen.

Qualifications

• 3–5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol (bijv. Executive Assistant, Directiesecretaresse of Managementassistent)
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels
• Digitale handigheid met MS Office, Teams en Zoom

Responsibilities

• Complex agendabeheer en coördinatie van (inter)nationale vergaderingen
• Eerste aanspreekpunt voor interne én externe contacten van het managementteam
• Organisatie van internationale zakenreizen (vluchten, visa, hotels, vervoer)
• Ondersteuning bij presentaties, events en ledenraadsvergaderingen
• Signaleren van knelpunten en meedenken over efficiëntere processen
• Nauw samenwerken met de andere Senior Executive Assistant; jullie vormen samen een sterk en betrouwbaar duo dat elkaar actief versterkt

Skills

Agenda beheer

Communicatie

Reisplanning

Evenementenondersteuning

Samenwerking

Tools

MS Office

Teams

Zoom

Job description

Ben jij een proactieve, discrete en zelfstandige professional die houdt van schakelen op hoog niveau? Krijg jij energie van structuur aanbrengen, vooruitdenken en het ontzorgen van senior executives in een internationale omgeving? Dan is deze rol als Executive Assistant bij één van onze opdrachtgevers in Arnhem iets voor jou.

In deze functie ben jij de onmisbare steunpilaar van het internationale managementteam. Jij zorgt dat alles soepel loopt: van complexe agenda’s en boardmeetings tot reizen over de grens. Dankzij jouw overzicht, discretie en organisatietalent kunnen de Senior Executives zich volledig focussen op hun strategische taken.
De functie is bij voorkeur voor 40 uur per week, maar 32-36 uur is bespreekbaar.

• Complex agendabeheer en coördinatie van (inter)nationale vergaderingen
• Eerste aanspreekpunt voor interne én externe contacten van het managementteam
• Organisatie van internationale zakenreizen (vluchten, visa, hotels, vervoer)
• Ondersteuning bij presentaties, events en ledenraadsvergaderingen
• Signaleren van knelpunten en meedenken over efficiëntere processen
• Nauw samenwerken met de andere Senior Executive Assistant; jullie vormen samen een sterk en betrouwbaar duo dat elkaar actief versterkt

Met jouw organisatorische kracht draag je direct bij aan een soepele samenwerking binnen het internationale managementteam en de verdere professionalisering van de organisatie.

Wat jij meebrengt

Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en weet hoe je rust en overzicht brengt ook als de agenda volloopt. Je communiceert soepel op alle niveaus en voelt goed aan wat er speelt binnen een internationale organisatie. Discretie en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend.

Daarnaast breng je mee:

• 3–5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol (bijv. Executive Assistant, Directiesecretaresse of Managementassistent)
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels
• Digitale handigheid met MS Office, Teams en Zoom
• Flexibiliteit om incidenteel buiten kantooruren beschikbaar te zijn
• Een werkomgeving waarin vertrouwen, samenwerking en persoonlijke ontwikkeling centraal staan
• Veel ruimte voor eigen initiatief en groei, in een internationale context waar je echt impact hebt
• Laptop en telefoon van de zaak
• De mogelijkheid om deels vanuit huis te werken
• 25 vakantiedagen en 17,5 ATV-dagen
• Eindejaarsuitkering van 2,25%

Over de organisatie

Onze opdrachtgever is een internationale organisatie met ruim 2000 medewerkers in meer dan 50 landen. In Arnhem werk je in een moderne en inspirerende omgeving met eigentijdse faciliteiten. De sfeer is professioneel maar persoonlijk: collega’s staan voor elkaar klaar en er is ruimte om te leren, te groeien en plezier te hebben in je werk.