Management Assistent

Pro Assistance B.V.; Utrecht; On-site; EUR 51,000 - 61,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris max 5.000€

Vakantiegeld

Lunchvergoeding

Internationale omgeving

Klein team

Collegiale sfeer

Vast dienstverband

Job summary

Pro Assistance B.V. zoekt een energieke Management Assistant voor ons hoofdkantoor in Utrecht. Je biedt primair ondersteuning aan de Chief People & Sustainability Officer en de Chief Financial Officer en beheert complexe agenda’s en diverse projecten.

Je bent verantwoordelijk voor reis- en visa-regelingen, (internationale) bijeenkomsten en onboarding/offboarding van medewerkers. Je werkt nauw samen met twee collega-assistants en draagt bij aan een professionele, efficiënte kantoororganisatie.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, aangevuld met een afgeronde secretariële opleiding.
• Minimaal 5 jaar secretariële ervaring in een internationale werkomgeving.
• Ervaring binnen zakelijke dienstverlening, bijv. consultancy is een pré.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels.
• Uitstekende beheersing van MS Office.

Responsibilities

• Agenda planning voor CFO en CPSO.
• Boekingen van reizen en visa.
• Mede organiseren van (internationale) bijeenkomsten.
• On- en off boarding van medewerkers en coördinatie hiervan.
• Office management en ondersteuning van het secretariaat.

Skills

Agenda planning

Travel booking

Event coordination

Office management

Multitasking

Team player

Detail-oriented

Organizational talent

MS Office

Dutch language

English language

Education

HBO-werk- en denkniveau + secretariële opleiding

Tools

MS Office

Job description

Ben jij een enthousiaste, (pro) actieve, servicegerichte Management Assistant met ervaring binnen de internationale, zakelijke dienstverlening? Ben je op zoek naar een veelzijdige baan met ruimte voor initiatief? Dan is dit wellicht jouw baan!

Functie en organisatie

Voor deze organisatie zijn wij zijn op zoek naar een energieke, betrokken en servicegerichte kandidaat voor het in Utrecht gevestigde hoofdkantoor. In deze rol bied jij primair ondersteuning aan de Chief People & Sustainability Officer en de Chief Financial Officer.

Je bent een kei in complex agendabeheer en bent de spil als het gaat om de organisatie van diverse projecten en meetings. Je bent aanspreekpunt voor je collega’s en andere stakeholders. Je bent nauwkeurig als het gaat om het boeken van reizen en alles wat daarbij komt kijken. Je bent creatief in het bedenken van oplossingen en stelt de juiste prioriteiten. Daarnaast (mede)organiseer je (internationale) evenementen. Je beschikt over een groot organisatietalent, kunt hoofd- van bijzaken onderscheiden en hebt een scherp oog voor detail. Je bent leergierig en draagt graag je steentje bij aan een soepel lopend en strak georganiseerd secretariaat.

Met de andere twee Assistants schakel je makkelijk en snel. Je vindt het vanzelfsprekend bij te springen wanneer dat nodig is, en voelt je samen verantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve ondersteuning van het kantoor.

Een baan voor iemand die zich thuisvoelt in een kleinere en professionele setting en die het leuk vindt om bij veel zaken betrokken te worden.

• Agendaplanning voor voornamelijk CFO en CPSO
• Boeken van o.a. reizen en verzorgen van visa
• Mede organiseren van (internationale) bijeenkomsten
• On- en off boarding van medewerkers en coördinatie hiervan
• Binnen het team gezamenlijk verantwoordelijk voor office management

Dit internationale, beursgenoteerde technologiebedrijf heeft ongeveer 13.000 werknemers, verspreid over meer dan 50 landen. Het hoofdkantoor met ongeveer 50 werknemers heeft een platte organisatiestructuur met korte communicatielijnen.

Gebouwd op ondernemerschap, gelooft men dat hoe meer ruimte mensen krijgen, hoe groter de kans is dat ze briljante oplossingen voor hun klanten vinden. Iedereen wordt binnen de organisatie dan ook aangemoedigd om verantwoordelijkheid te nemen, zelfstandig te denken en toch als één team te werken. Je bent vandaag verantwoordelijk voor wat morgen gebeurt. Voor jezelf, voor het bedrijf en voor onze planeet.

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je hebt:

• HBO werk- en denkniveau, aangevuld met een afgeronde secretariële opleiding
• Minimaal 5 jaar secretariële ervaring, opgedaan binnen een secretariaat in een internationale werkomgeving
• Ervaring binnen de zakelijke dienstverlening, bijv. een consultancybureau is een grote pré
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Uitstekende beheersing van MS Office
• Een groot verantwoordelijkheidsgevoel
• Gevoel voor humor
• Vlot en energiek
• Een organisatietalent
• Gestructureerd
• Accuraat
• Een teamplayer en een multitasker

Wat biedt onze opdrachtgever?

• Salaris maximaal Euro 5000 per maand, e.e.a. afhankelijk van ervaring
• Vakantiegeld
• Dagelijkse lunchvergoeding in WTC bedrijfsrestaurant
• Veelzijdige functie in een internationale, dynamische organisatie
• Klein team met ruimte voor eigen initiatieven
• Collegiale werksfeer, leuke bedrijfsuitjes, een prachtig, hypermodern kantoor
• Jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband