Projectondersteuner Circulaire Werf Duivelseiland

Ipmadviseurs; Utrecht; Hybrid; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een projectcoördinator voor Circulaire Werf Duivelseiland (CWD). Je werkt in het IPM-team, ondersteunt de projectmanager en de IPM-rolhouders, en beheert documentstromen en communicatie binnen het project.

Je rapporteert aan de manager projectbeheersing en werkt aan een dossier met archivering, actielijsten en dashboards. Een hands-on, flexibele aanpak en affinity met techniek zijn gewenst.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring met verslaglegging van complexe overleggen.
• Minimaal 5 jaar ervaring met Integraal Projectmanagement (IPM).
• Minimaal 5 jaar ervaring als projectsecretaris en/of projectcoördinator.
• Aantoonbare ervaring met Rijksinfrastructurele projecten.
• Goede beheersing van Word, Excel, PowerPoint en Outlook; uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Managen van informatie en beheer van functionele mailboxen.
• Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties.
• Organiseren van overleggen en opvolgen van acties.
• Bewaken van acties en deadlines tijdens projectteamvergaderingen.
• Verslaglegging van (complexe) overleggen, agendabeheer en vergaderruimtes.
• Onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen.
• Accountbeheer van projectmedewerkers en opstellen van projectoverzichten.
• Archivering van documenten in SharePoint/Connect.

Skills

Verslaglegging

IPM-ervaring

Projectsecretaris/Coördinator

Dutch language

Office vaardigheden

Education

Hbo-opleiding in financieel, economisch, bedrijfskundig, communicatie of organisatie

Tools

Relatics

SharePoint

Job description

Projectondersteuner Circulaire Werf Duivelseiland

Omschrijving

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Bij Rijkswaterstaat werken we aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland door het beheren en ontwikkelen van rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en in te zetten op een duurzame leefomgeving.

Er zijn van die projecten die je bij Rijkwaterstaat niet vaak voorbij ziet komen. Circulaire Werf Duivelseiland (CWD) is zo’n project, zeg maar gerust: een vreemde eend in de bijt. Maar des te meer interessant en mooi om aan te werken. Het project is lastig te plaatsen binnen de kaders van RWS: het lijkt niet op de typische aanlegprojecten en het is ook geen onderhoud of vernieuwing. Het beoogde projectresultaat is een ingericht fysiek werfterrein op Duivelseiland, dat geschikt is voor het stallen van, en uitvoeren van werkzaamheden aan (onderdelen van) viaducten en bruggen. Het gereedkomen van de werf of delen daarvan moet aansluiten bij de fasering van de renovatie van de Van Brienenoordbrug zodat de continuïteit van de renovatie gegarandeerd is. Het project Duivelseiland is een bijzonder project dat binnen een zeer uitdagende planning wordt gerealiseerd.

Omschrijving afdeling/team

CWD is een relatief klein project met een compact team van enthousiaste pioniers waarin iedereen zich bewust is van de grote belangen die we behartigen: enerzijds het belang van circulair werken in het algemeen en anderzijds de belangen die gemoeid zijn met het project Van Brienenoordbrug, het eerste brugproject dat gebruik maakt van Circulaire Werf Duivelseiland. De tijdsdruk en (raakvlak)risico’s die deze combinatie van belangen met zich meebrengt voelt iedereen en de behoefte aan een ervaren projectcoördinator is daarom groot.

In het project wordt gewerkt conform Integraal Projectmanagement (IPM). Het RWS-projectteam bestaat uit ongeveer 15-20 fte/30 personen. De functie van projectcoördinator is een functie binnen het team Projectbeheersing (ongeveer 5 fte) onder verantwoordelijkheid van de manager projectbeheersing. Je ondersteunt primair de projectmanager en manager projectbeheersing.

Voor CWD zijn er verschillende raakvlakprojecten waarmee wordt samengewerkt. Eén van de teams is Kwartiersmakersteam Stalen Bruggen (KMT). Dit is een IPM-team dat primair als opdracht heeft te komen tot een aanpak en werkwijze voor de vernieuwing van de stalen bruggen in Zuidwestelijk Nederland.

De opdracht

Je bent de centrale spin in het web. Als onderdeel van het projectteam CWD lever je een bijdrage aan de interne en externe communicatie, de coördinatie en het beheer van informatie ter ondersteuning van het projectteam. Je vervult ook de rol van documentalist en kan ingezet worden voor projectcoördinatie bij het KMT.

Dit zijn een aantal van de werkzaamheden waarmee jij meewerkt aan onze opgave:

• managen van informatie en het beheer van de functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails.
• voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties;
• het voorbereiden en organiseren van overleggen, vergaderingen et cetera en najagen van de hieruit voortkomende acties.
• ondersteunen bij de voorbereiding van de tweewekelijkse projectteamvergaderingen: bewaken acties en deadlines;
• verslaglegging van (complexe) overleggen, agendabeheer, het regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering.
• het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen;
• afstemming met projectcoördinator van de toekomstige aannemer voor gezamenlijke overleggen, documentbeheer, etc.
• het accountbeheer van de projectmedewerkers.
• het opstellen en actueel houden van diverse projectoverzichten.
• archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint (Connect).

Het beheer van het documentmanagementsysteem in Connect (SharePoint) ligt bij jou. Onder de werkzaamheden van de documentalist vallen o.a. de volgende activiteiten:

• analyseren van metadata en zorgen dat dit op orde is.
• het verlenen en intrekken van autorisaties en het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix;
• het maken van rechtengroepen met unieke rechten.
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen naar behoefte van de medewerkers;
• instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de vigerende kaders.
• mogelijk het opzetten van een dataroom.
• managen van documenten en informatiestromen, de coördinatie van het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten in intensieve samenwerking met contractmanagement en de IPM-rolhouders.

Mocht je nog geen ervaring hebben met de werkzaamheden voor het beheer van een documentmanagementsysteem dan helpen we je graag op gang. Ook is er binnen RWS een actieve community voor documentbeheer waar je terecht kan met eventuele vragen. Naast de werkzaamheden voor CWD zijn er af en toe werkzaamheden voor het Kwartiermakersteam Stalen Bruggen (KMT stalen bruggen) zoals het opstellen van een dashboard/voortgangsrapport, het regelen van afspraken, maken van reserveringen et cetera.

We zoeken iemand die voor langere tijd (tot einde project in 2028) bij ons project wil blijven werken als projectcoördinator. Het betreft een rol die qua werk- en denkniveau meer vraagt dan de binnen RWS gebruikelijke rol van projectondersteuner. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Als de basis op orde is kan je je werkzaamheden verder uitbouwen.

Jij herkent jezelf als hands-on, niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief werk naar je toe trekken. Je maakt nieuwe kennis en inzichten snel eigen en hebt affiniteit met/interesse in techniek. Ook ben je flexibel, dit is bij ons nodig omdat je van het ene vraagstuk in het andere terecht kan komen en je juist in deze functie ook goed moet kunnen schakelen tussen de opdrachten en betrokkenen. Je houdt van regelen en organiseren.

Over de klant:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Wat we verwachten

• De aangeboden kandidaat beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding in de richting financieel, economisch, bedrijfskundig, communicatie, organisatie.
• De aangeboden kandidaat is flexibel inzetbaar op diverse locaties, ook als deze lastig bereikbaar zijn met het openbaar vervoer. De belangrijkste locaties (niet uitputtend) op dit moment zijn RWS kantoor Utrecht, tijdens de uitvoering mogelijk een bouwkeet op Duivelseiland in Dordrecht of andere RWS-locaties in de regio WNZ. Daarnaast is de kandidaat bereid om op dinsdag en woensdag op locatie te werken.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het verslaglegging van (complexe) overleggen.Met complexe overleggen wordt gedoeld op: overleggen (evt. in Teams) met meerdere stakeholders van binnen en buiten het project en binnen en buiten de eigen organisatie (buiten de organisatie bijvoorbeeld ook met Bevoegd Gezag/Gemeente/Veiligheidsregio) waarbij wordt gesproken in vakjargon/organisatiejargon.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het Integraal Projectmanagement (IPM) model of vergelijkbaar.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectsecretaris en/of projectcoördinator.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunde rol bij complexe (meer dan 80 miljoen aan opdrachtsom) rijksinfrastructurele projecten.

Wat wij bieden

• Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring als projectcoördinator, projectsecretaris en/of projectondersteuner.
• Mate waarin kandidaat ervaring heeft met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
• Mate waarin de kandidaat aantoonbare kennis van en ervaring heeft met rijksinfrastructurele projecten.
• Mate waarin de kandidaat aantoonbare kennis van en ervaring met Relatics en SharePoint heeft.
• Mate waarin de kandidaat de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift beheerst en ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook heeft.
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
• Je bent proactief en oplossingsgericht.
• Je hebt humor en incasseringsvermogen.
• Je bent zelfstandig en communicatief, adviesvaardig.
• Je bent flexibel en kan snel schakelen.
• Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen.
• Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen.

Arbeidsvoorwaarden

Contractsvorm
Bepaalde tijd

Contractsduur
12 maanden

Vakantieuren
140 uur

Optie tot verlenging
Ja