Document Manager -Offshore Cluster Borselle

1UP Training (Netherlands); Arnhem; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

1UP Training in Arnhem zoekt een ervaren Document Manager die zorg draagt voor een gestructureerd en kwalitatief hoogwaardig beheer van projectdocumentatie en archivering binnen complexe offshoreprojecten. Je bewaakt documentatiestromen, contractuele eisen en archiveringsprocessen volgens de geldende normen.

Je werkt nauw samen met projectmanagement, contractmanagement, document controllers, opdrachtnemers en andere stakeholders.

Qualifications

• Minimaal vijf jaar ervaring met organiseren en beheren van documentatie- en informatiestromen binnen complexe projectorganisaties.
• Beschikbaarheid gedurende de hele gevraagde periode; minimaal twee dagen per week op kantoor Rijnpoort Arnhem.
• Kennis van documentbeheersystemen Thinkproject en/of Aconex is een pre.

Responsibilities

• Beheer documentatiestromen en archivering volgens kwaliteitsnormen.
• Coördineer documentatiearchivering en kwaliteitsborging in systemen zoals SharePoint en andere platforms.
• Stel projectinterne archivering op en onderhoud deze volgens specificaties en projectspecifieke eisen.
• Verzorg trainingen voor management en document controllers over het Document Management Systeem (DMS).
• Signaleer mogelijke systeemverbeteringen en implementeer deze waar mogelijk.

Skills

Document management

Communication

Analytical thinking

Proactive work style

Tools

Thinkproject

Aconex

Job description

De functie
Als Document Manager zorg je voor een gestructureerd, volledig en kwalitatief hoogwaardig beheer van projectdocumentatie. Je bewaakt documentatiestromen, contractuele eisen en archiveringsprocessen binnen complexe offshoreprojecten.

Wat ga je doen?

Je zorgt dat documentatiestromen voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen.
Je monitort en bewaakt contractuele documentatiespecificaties, zoals UAV-GC-vereisten.
Je beheert het volledige documentatiedossier in de toepasselijke systemen en zorgt voor correcte archivering.
Je stelt projectinterne archivering op en onderhoudt deze volgens de geldende specificaties en projectspecifieke eisen.
Je coördineert documentatiearchivering en kwaliteitsborging in systemen zoals SharePoint en andere samenwerkingsplatformen.
Je organiseert en verzorgt waar nodig trainingen voor management en document controllers over het Document Management Systeem (DMS).
Je stelt rapportages op, bewaakt contractuele beoordelingstermijnen en volgt interne deadlines voor documentreviews op.
Je signaleert mogelijke systeemverbeteringen en werkt samen met verantwoordelijken om deze door te voeren.
Je registreert en implementeert lessons learned om de werkwijze continu te verbeteren.
Je beheert en controleert de definitieve overdracht van documentatie aan relevante stakeholders.
Je draagt actief bij aan een veilige werkomgeving voor jezelf, collega’s en opdrachtnemers.

Met wie werk je samen?
Je werkt intensief samen met projectmanagement, contractmanagement, document controllers, opdrachtnemers en andere interne en externe stakeholders.

Wat breng je mee?

Minimaal vijf jaar ervaring met het organiseren en beheren van documentatie- en informatiestromen binnen complexe projectorganisaties, bij voorkeur in de infrastructuur- of offshoresector.
Kennis van documentbeheersystemen. Ervaring met Thinkproject en/of Aconex is een pre.
Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om werkzaamheden effectief te organiseren en plannen.
Analytisch vermogen en het vermogen om verschillende belangen te herkennen en daarover een evenwichtig oordeel te vormen.
Een proactieve werkhouding en de bereidheid verbeteringen aan te dragen en door te voeren.
Een sterk kwaliteitsbewustzijn, oog voor detail en aandacht voor procesbeheersing.
Je werkt graag samen met verschillende disciplines en stakeholders.
Je herkent je in de waarden eigenaarschap, verbinding en moed.

Standplaats
Je werkt vanuit kantoor Rijnpoort in Arnhem, minimaal twee dagen per week op locatie. Daarnaast reis je maximaal twee keer per maand naar andere projectlocaties in het westen van het land.

Eisen

• De kandidaat moet minimaal vijf jaar ervaring hebben met het organiseren en beheren van documentatie- en informatiestromen binnen complexe projectorganisaties
• De kandidaat moet gedurende de hele gevraagde periode beschikbaar zijn
• De kandidaat moet minimaal twee dagen per week op kantoor Rijnpoort in Arnhem werken
• De kandidaat moet bereid zijn maximaal twee keer per maand naar andere projectlocaties in het westen van het land te reizen
• De kandidaat moet bij de intake en op de startdatum beschikken over een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart en dit legitimatiebewijs ter controle kunnen overleggen

Gunningscriteria

• Ervaring met het organiseren en beheren van documentatie- en informatiestromen binnen complexe projectorganisaties, bij voorkeur binnen de infrastructuur- of offshoresector
• Ervaring met systemen zoals Thinkproject en/of Aconex is een pre