Documentalist - Duurzame Infra

Bright Professionals; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een Documentalist - Duurzame Infra. Je beheert het digitale projectarchief en ondersteunt medewerkers bij registreren, beschrijven, ordenen en classificeren van documenten.

Je werkt aan een betrouwbare informatiehuishouding en een goed vindbaar archief, met focus op WoW- en Archiefwet-kaders en implementatie in SharePoint/Ic365.

Qualifications

• Minimaal HBO-denk- en werkniveau met afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Meer dan 2 jaar ervaring met een documentmanagementsysteem en digitaal archiveren.
• Kennis van documentair informatiebeheer en ICT-middelen.
• In staat zelfstandig werkinstructies en handreikingen op te stellen.
• Kennis van kaders zoals Woo, AVG en Archiefwet is een pre.

Responsibilities

• Inrichten en bijhouden van het projectarchief volgens afspraken en kwaliteitseisen.
• Ontwerpen van een ordingsplan en autorisatiematrix en deze actueel houden.
• Beheren van dossiers en verstrekken van rechten tot het DMS.
• Aanmaken van weergaven en zoekvragen in het DMS.
• Zorgen dat documenten volgens kaders verwerkt worden en tijdig bij de juiste persoon belanden.
• Begeleiden van medewerkers bij documentbeheer en archivering.

Skills

Informatiebeheer

Documentbeheer

Analytisch denken

Communicatie

Education

HBO-niveau

MBO-opleiding Informatiemanagement

Tools

SharePoint

Microsoft 365

Job description

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist - Duurzame Infra. Je beheert het digitale projectarchief en ondersteunt projectmedewerkers bij het zorgvuldig registreren, beschrijven, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Zo draag je bij aan een betrouwbare informatiehuishouding en een goed vindbaar archief.

Rijkswaterstaat werkt aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. In deze rol help je de organisatie om projectinformatie duurzaam en volgens de geldende afspraken te beheren.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je richt het projectarchief in en houdt het actueel volgens de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen.
• Je stelt een ordeningsplan en autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
• Je voegt dossiers toe, ordent en waardeert ze, selecteert en muteert ze en verplaatst waar nodig documenten en (sub)dossiers.
• Je verleent en trekt toegangsrechten tot het documentmanagementsysteem in.
• Je maakt standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem, afgestemd op de behoeften van medewerkers.
• Je ziet erop toe dat inkomende, interne en uitgaande documenten volgens de geldende kaders worden verwerkt en dat de juiste informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt.
• Je instrueert en begeleidt projectmedewerkers, zodat zij hun taken rond documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en zorgvuldig uitvoeren.
• Je stelt werkinstructies, handleidingen en andere hulpmiddelen voor documentbeheer en archivering op en houdt deze actueel.
• Je zorgt dat de benodigde middelen voor documentbeheer beschikbaar zijn.
• Je meldt storingen bij Lokaal Functioneel Beheer en brengt verbetervoorstellen voor applicaties in volgens het daarvoor geldende proces.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbare opleiding.
• Je hebt meer dan twee jaar aantoonbare ervaring met een documentmanagementsysteem en digitaal archiveren.
• Je hebt kennis van en ervaring met documentair informatiebeheer, informatie dienstverlening en relevante ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
• Je hebt bij voorkeur kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Je hebt bij voorkeur kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Archiefwet, BIHR en het Toepassingsmodel Metadata.
• Ervaring met recordmanagement in SharePoint binnen Microsoft 365 is een pré.

Wat jou kenmerkt

• Je analyseert informatie zorgvuldig en legt verbanden.
• Je bent dienstverlenend, klantgericht en praktisch ingesteld. Je denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je communiceert mondeling en schriftelijk helder en kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je hebt didactische vaardigheden en kunt gebruikers instrueren en begeleiden.
• Je luistert goed en weet de vraag achter de vraag te achterhalen.
• Je werkt nauwkeurig, bent omgevingsbewust en neemt initiatief.
• Je plant en organiseert je werk zelfstandig en houdt overzicht op je werkzaamheden en deadlines.
• Je leert van je omgeving en ervaringen en past nieuwe inzichten toe in je werk.
• Je werkt zelfstandig, zoekt collega’s op wanneer dat nodig is en neemt initiatief om verbeteringen door te voeren.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
• Je beheerst de Nederlandse taal

Functie-wensen

• Het is een pre als je kennis hebt van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Bij voorkeur heb je kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Het is een pre als je ervaring hebt met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.

Extra Informatie

• Aantal uur 24
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-12-2026
• Opleidingsniveau MBO, HBO