Documentenbeheer -Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM)

1UP Training; Rotterdam; Hybrid; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

1UP Training in Rotterdam zoekt een medior Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM) / Documentenbeheerder. Je onderhoudt en implementeert het digitale projectarchief in SharePoint Online en bewaakt de kwaliteit van documentbeheer voor het project Vernieuwing van de Van Brienenoordbrug.

Je draagt zorg voor toegangsrechten, instrueert projectmedewerkers en beantwoordt functionele vragen over documentbeheer, archivering en SPO.

Qualifications

• Minimaal HBO-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en digitaal archiveren.
• Kennis van documentair informatiebeheer, dienstverlening en SharePoint.
• In staat zelfstandig trainingen te geven en materiaal op te stellen.

Responsibilities

• Autorisaties voor het DMS verlenen en intrekken.
• Projectmedewerkers instrueren bij documentbeheer en archivering en toezien op naleving.
• Functionele vragen over documentbeheer, archivering en SPO beantwoorden.
• Medewerkers ondersteunen bij registreren, metadateren, ordenen en classificeren.
• (Sub)dossiers toevoegen, ordenen en waarderen waar nodig binnen de structuur.
• Beheerafspraken, instructies en overdrachtsplannen up-to-date houden.
• Advies geven over de inrichting van het projectarchief en SPO-koppelingen.
• PDCA-cyclus bewaken en verbeteren van archiefkwaliteit en overdraagbaarheid.
• Projectarchief functioneel en visueel in SPO inrichten en optimaliseren.

Skills

SharePoint Online

Documentbeheer

Analytisch vermogen

Education

HBO-denk- en werkniveau

MBO-opleiding informatiemanagement

Tools

DMS

Job description

Medior Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM) / Documentenbeheerder

Locatie: Rotterdam, nabij Rotterdam Alexander. Regelmatige aanwezigheid op kantoor ligt gezien de werkzaamheden voor de hand. De verdeling tussen thuiswerken en kantoor wordt afgestemd.

Over de opdracht
Je werkt aan het project Vernieuwing van de Van Brienenoordbrug. Dit project bestaat uit meerdere contracten en kent veel onderlinge raakvlakken, informatie-uitwisseling en overdrachtsmomenten. Een actueel, toegankelijk en goed beheerd digitaal projectarchief in SharePoint Online (SPO) is daarom essentieel.
Je beheert en bewaakt het documentbeheer en de archiefvorming binnen het project en de daarvoor gebruikte systemen. Daarbij help je projectmedewerkers om hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archivering goed uit te voeren. Ook verzorg je het dagelijks functioneel beheer van SPO.

Wat ga je doen?

Autorisaties voor het documentmanagementsysteem (DMS) verlenen en intrekken.
Projectmedewerkers instrueren en begeleiden bij documentbeheer en archivering, en toezien op het naleven van afspraken.
Functionele vragen beantwoorden over documentbeheer, archivering en SPO.
Medewerkers ondersteunen bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten.
(Sub)dossiers toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren, verplaatsen en aanpassen binnen de ordeningsstructuur.
Beheer- en werkafspraken, instructies, autorisatiematrix, ordeningsstructuur, overdrachtsplan en high value list opstellen en actueel houden.
Adviseren over de inrichting van het projectarchief en de omgang met specifieke documenttypen.
De kwaliteit en overdraagbaarheid van het archief structureel bewaken en verbeteren met de PDCA-cyclus.
Het projectarchief in SPO functioneel en visueel inrichten en optimaliseren, binnen de geldende kaders en afspraken.
Ondersteunen bij Woo-verzoeken, bijvoorbeeld door documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen.
De beschikbare opslagcapaciteit monitoren en tijdig benodigde maatregelen initiëren.
Functionele meldingen en verstoringen in SPO analyseren, waar mogelijk oplossen en hierover communiceren met het projectteam.
Verbetervoorstellen voor het gebruik en de inrichting van SPO beoordelen en uitvoeren.
Informatie-uitwisseling en eventuele koppelingen tussen SPO en andere systemen helpen inrichten, beheren en optimaliseren.
Het projectarchief voorbereiden op tussentijdse en eindoverdrachten of migraties, en deze processen begeleiden.
Kansen, knelpunten en risico’s signaleren en rapporteren via projectdashboards en voortgangsoverleggen.
Deelnemen aan relevante projectoverleggen en bijdragen aan kennisdeling.

Wat lever je op?

Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder eisen voor ordening, waardering, selectie en metadata.
Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkafspraken, handleidingen, ordeningsstructuur, overdrachtsplan en dashboards.
Een goed functionerende SPO-omgeving die is voorbereid op toekomstige overdracht.

Wat breng je mee?

Minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
Meer dan twee jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en digitaal archiveren.
Kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer, dienstverlening en DIM-gerelateerde ICT-middelen, in het bijzonder SharePoint.
Het vermogen om zelfstandig trainingen te geven en bijbehorend materiaal op te stellen, zoals presentaties, werkafspraken en instructies.

Pré’s

Aantoonbare ervaring met documentbeheer in SharePoint Online.
Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
Kennis van en ervaring met grootschalige infrastructurele projecten.
Kennis van en ervaring met werken bij een overheidsinstelling.

Persoonlijke kwaliteiten

Analytisch vermogen en het kunnen leggen van verbanden.
Een dienstverlenende en klantgerichte instelling; je helpt graag en pakt ad-hocverzoeken op.
Een hands-on en proactieve houding, met oog voor werkbare oplossingen en verbeterkansen.
Overtuigingskracht en het vermogen draagvlak te creëren voor verbetervoorstellen.
Zelfstandigheid en een gestructureerde werkwijze.
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder het opstellen van rapportages en hulpmiddelen.
Didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en begeleiden.
Goed kunnen luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
Nauwkeurigheid, oog voor detail en omgevingsbewustzijn.
Bereidheid om jezelf continu te ontwikkelen en te blijven leren.

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal HBO-denk- en werkniveau en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• De kandidaat heeft meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en op het vakgebied van digitaal archiveren
• De kandidaat heeft ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en van het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen, waaronder met name SharePointDe kandidaat kan zelfstandig trainingen geven en het daarvoor benodigde materiaal, zoals presentaties, werkafspraken en instructies, opstellen
• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal

Gunningscriteria

• Aantoonbare ervaring met documentbeheer specifiek in SharePoint Online is gewenst
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata, is gewenst
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) infrastructurele projecten is gewenst
• Kennis van en ervaring met werken in een overheidsinstelling is gewenst