Document Controller

Zeeland; Netherlands; Remote; EUR 36,000 - 56,000; Full time

Job summary

Nouvall Engineering Services zoekt een toegewijde Document Controller / Project Assistant voor een toonaangevend schipreparatie en maritieme onderhoudsorganisatie. Je combineert documentbeheer met projectondersteuning en werkt nauw samen met managers, inkoop en QA.

Wereldwijd klantcontact vereist zorgvuldigheid en nauwkeurigheid. taken omvatten het opzetten en beheren van documenten, verwerken van informatie, en coördineren van communicatie tussen klanten, leveranciers en interne teams.

Qualifications

• Beheer van projectdocumentatie en correspondentie volgens normen en richtlijnen.
• Ondersteuning van Projectmanagers met administratieve en organisatorische taken.
• Communiceer met interne en externe partijen over documentflow en deadlines.

Responsibilities

• Beheren van projectdocumentatie en revisies.
• Coördineren van instructies en tekeningen per project.
• Voorbereiden van notulen en verslaglegging van projectvergaderingen.
• Regelen van toegang en logistiek bij respondenten en bezoekers.

Skills

Document Control

Project Support

Organisatievaardigheden

Education

MBO+ / HBO

Tools

Microsoft Office

Document Control-systemen

Job description

Bedrijfsomschrijving

Nouvall Engineering Services is gespecialiseerd in projectondersteuning voor de (petro)chemische, IT en maritieme industrie. Wij leveren hierin expertise op het gebied van Engineering, ICT, Project Management, Maintenance, Shutdowns, Construction en Safety.

Functieomschrijving

Onze klant is een toonaangevend bedrijf actief in de scheepsreparatie- en maritieme onderhoudssector. Binnen de organisatie is één Document Controller / Project Assistant actief. Deze persoon combineert werkzaamheden op het gebied van documentbeheer met projectondersteuning en neemt uiteenlopende taken uit handen van de Projectmanagers.

Doel van de functie

Document Control: Het opzetten, implementeren en beheren van een transparante werkwijze voor het verwerken, opslaan en verzenden van projectdocumentatie.

Project Assistance: Het uitvoeren van commerciële, klantgerichte, administratieve en organisatorische taken ter ondersteuning van diverse projecten.

Plaats in de organisatie: Rapporteert aan de Manager Projects Werkt nauw samen met Projectmanagers, Inkoop, Quality Control en andere ondersteunende afdelingen.

Resultaatgebieden

Informatievoorziening

• Zorgen voor consistente administratieve ondersteuning en coördinatie bij alle inkomende en uitgaande projectcorrespondentie.
• Uitwerken en samenstellen van complete documentatiepakketten met orderinformatie, instructies, specificaties, voorschriften en technische tekeningen.
• Bijdragen aan standaardisatie en uniformiteit van documenten, met inachtneming van vastgestelde normen en richtlijnen per project.
• Verzenden van informatie naar klanten, leveranciers en classificatiebureaus.

Beheer

• Beheren van alle projectcorrespondentie, revisies, statusrapportages en andere documentatie.
• Bewaken van tijdige aanlevering van documenten door interne afdelingen, klanten en subcontractors.
• Archiveren van documentatie onder de juiste projecten.
• Ondersteunen van het proces van continue verbetering van het documentbeheersysteem.

Instructie

• Voorbereiden en geven van instructies aan interne medewerkers en klanten over het aanleveren, verwerken en beheren van projectinformatie.

Project Assistance

Correspondentie

• Opstellen en versturen van memo’s en interne communicatie.
• Redigeren en nalezen van teksten voor diverse projectdoeleinden.
• Onderhouden van e-mailcontacten met interne en externe partijen.
• Verzorgen van koerierszendingen en overige postwerkzaamheden (verzenden, ontvangen, registreren).
• Plannen en vastleggen van afspraken en vergaderingen.

Informatievoorziening

• Beantwoorden en afhandelen van telefoongesprekken of doorzetten naar de juiste contactpersonen.
• Uitvoeren van receptiewerkzaamheden en beantwoorden van uiteenlopende vragen, waarbij soms improvisatie nodig is.

Organisatie & Ondersteuning

• (Mede) organiseren van rondleidingen, bedrijfsrecepties, jubilea en PR-gerelateerde activiteiten.
• Voorbereiden van vergaderingen (documentatie, notulen, reservering van ruimtes).
• Notuleren van projectvergaderingen en verspreiden van verslagen onder belanghebbenden.
• Bewaken van voortgang van besluiten en tijdig opvolgen of rappelleren.
• Regelen van toegang tot de werf voor klanten, leveranciers, subcontractors en bezoekers.
• Fungeren als aanspreekpunt voor beveiliging en klanten bij vragen over (buitenlandse) ingehuurde medewerkers.
• Algemene ondersteuning bieden aan het projectteam en de projectzaal.

Competenties

• Veiligheids- & milieubewustzijn (niveau 2)

Herkent risico’s, handelt proactief en voelt zich verantwoordelijk voor veiligheid en milieu. Draagt actief bij aan een veilige en ordelijke werkomgeving.

• Klantgerichtheid (niveau 2)

Onderzoekt de wensen en behoeften van klanten en handelt hiernaar. Anticipeert op verwachtingen en hecht belang aan service en klanttevredenheid.

• Resultaatgerichtheid (niveau 2)

Richt zich op het behalen van doelstellingen, grijpt tijdig in bij afwijkingen en doet voorstellen om processen efficiënter te maken.

• Kwaliteitsgerichtheid (niveau 2)

Stelt hoge eisen aan kwaliteit en voert verbeteringen zelfstandig door. Legt afspraken vast en ziet toe op correcte naleving.

• Samenwerken (niveau 2)

Stimuleert samenwerking tussen afdelingen, deelt informatie en draagt actief bij aan gezamenlijke resultaten.

• Plannen & organiseren (niveau 2)

Stelt prioriteiten, plant werkzaamheden effectief en stemt meerdere projecten op elkaar af. Houdt overzicht bij veranderende omstandigheden.

• Probleemanalyse (niveau 2)

Analyseert informatie grondig, legt verbanden en identificeert de kern van een probleem om tot passende oplossingen te komen.

• Flexibel gedrag (niveau 2)

Past communicatiestijl en aanpak aan afhankelijk van de situatie. Weet te schakelen tussen verschillende methoden om doelstellingen te bereiken.

Functie-eisen

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring met Document Control binnen een technische of projectmatige omgeving.
• Goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels.
• Ervaring met Microsoft Office en Document Control-systemen.
• Nauwkeurige, flexibele en proactieve instelling.
• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden.