Directiesecretaresse

RegiozorgNU; Utrecht; Hybrid; EUR 47,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

PFZW pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

Lease a Bike (fietsregeling)

Laptop en telefoonvergoeding

Job summary

RegiozorgNU zoekt een directiesecretaresse die de algemeen en medisch directeur ondersteunt bij dagelijkse werkzaamheden. Je organiseert agenda’s, zorgt voor soepele afspraken en faciliteert informatieverdeling tussen directie, medewerkers en externe relaties.

Je werkt zelfstandig, prioriteert, bewaakt deadlines en voert uiteenlopende secretariële taken uit. Vier dagen per week op kantoor zijn van belang om de spin in het web-rol goed te vervullen.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding in secretariële richting.
• Drie tot vijf jaar ervaring als directiesecretaresse of managementassistent.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Digitaal vaardig met Word, PowerPoint, iBabs en CRM-systemen.
• Een zelfstandige en proactieve werkhouding.
• Flexibele instelling en snel schakelen bij omstandigheden.

Responsibilities

• Beheren van de agenda’s van de algemeen en medisch directeur en coördineren van afspraken en vergaderingen.
• Bewaken van actiepunten, deadlines en planningen en zorgen voor opvolging.
• Verzorgen van secretariële ondersteuning zoals correspondentie, e-mail, notulen en archiefbeheer.
• Coördineren van informatiestromen en fungeren als vraagbaak voor medewerkers.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Organisatievermogen

Discretie

Proactieve houding

Samenwerken met diverse afdelingen

Education

MBO-opleiding secretariële richting

Tools

Word

PowerPoint

iBabs

CRM-systemen

Job description

RegiozorgNU is dé regionale organisatie voor huisartsenzorg in Noordwest-Utrecht. Samen verbeteren en vernieuwen we de eerstelijnszorg, spoedzorg en chronische zorg. Zodat inwoners van Noordwest-Utrecht ook in de toekomst verzekerd zijn van goede zorg en op ons kunnen rekenen.

Om onze directie en regio-organisatie hierin te ondersteunen, zoeken wij een directiesecretaresse. Ben jij organisatorisch sterk, zelfstandig, zorgvuldig en discreet? Kun jij moeiteloos schakelen tussen agendabeheer, secretariële ondersteuning en het coördineren van informatiestromen? En krijg je energie van een veelzijdige functie waarin je een belangrijke ondersteunende rol hebt voor de directie en organisatie? Dan maken we graag kennis met je!

Als directiesecretaresse ondersteun je de algemeen en medisch directeur bij de dagelijkse uitvoering van hun werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat agenda’s goed georganiseerd zijn, afspraken en vergaderingen soepel verlopen en de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je bent daarbij een belangrijke schakel tussen de directie, medewerkers, managers en externe relaties.

Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en weet goed in te schatten welke zaken urgent zijn en welke kunnen wachten. Je bewaakt actie punten, deadlines en afspraken en zorgt ervoor dat de directie optimaal wordt ontzorgd. Daarnaast verzorg je uiteenlopende secretariële werkzaamheden, zoals correspondentie, vergaderstukken en notulen.

Als directiesecretaresse heb je daarnaast een brede rol binnen de organisatie. Je coördineert informatiestromen en bent een vraagbaak voor medewerkers. Je signaleert relevante ontwikkelingen en zorgt ervoor dat deze op de juiste plek binnen de organisatie terechtkomen.

• Beheren van de agenda’s van de algemeen en medisch directeur en coördineren van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief de benodigde voorbereiding en faciliteiten;
• Bewaken van actiepunten, deadlines en planningen en zorgen voor tijdige opvolging van gemaakte afspraken;
• Verzorgen van de secretariële ondersteuning, waaronder correspondentie, e-mail, telefoon, notulen, verslagen, vergaderstukken en archiefbeheer;
• Coördineren van informatiestromen binnen de organisatie, fungeren als vraagbaak en signaleren van relevante interne en externe ontwikkelingen voor de directie.

“Bij RegiozorgNU werken gedreven mensen. Ze zijn deskundig en collegiaal. We lunchen samen, tonen oprechte belangstelling voor elkaar, en weten werk en plezier goed te combineren.”

Programmamanager Ouderenzorg bij RegiozorgNU

Wie ben jij?

Je bent een zelfstandige, proactieve en professionele ondersteuner die goed aanvoelt wat een directie nodig heeft. Je houdt ervan om zaken goed te organiseren en bent sterk in het stellen van prioriteiten. Je weet wat er speelt, denkt vooruit en signaleert het wanneer actie nodig is.

Je bent communicatief vaardig en beweegt gemakkelijk tussen verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie. Met jouw tact en hulpvaardigheid weet je op een prettige en professionele manier contact te onderhouden met verschillende betrokkenen. Tegelijkertijd ben je vasthoudend wanneer dat nodig is om afspraken, planningen en acties goed te laten verlopen.

Discretie en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend. Je werkt zorgvuldig met vertrouwelijke informatie en weet goed wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming met de directie nodig is. Je vindt het leuk om een brede rol te vervullen binnen onze levendige organisatie. Wij vragen jou om vier dagen op kantoor te zijn om de \"spin in het web\" rol goed te kunnen vervullen.

Verder breng je mee

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële, management ondersteunende of vergelijkbare richting;
• Drie tot vijf jaar ervaring als directiesecretaresse, managementassistent, executive assistant, office manager of in een vergelijkbare functie;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Digitaal vaardig en bekend met Word, Powerpoint, iBabs en CRM-systemen;
• Een zelfstandige en proactieve werkhouding en het vermogen om eigen prioriteiten te stellen;
• Een flexibele instelling en het vermogen om snel te schakelen wanneer omstandigheden daarom vragen.

Wat bieden wij?

Wij hechten veel waarde aan plezier in je werk en dat komt tot uiting in korte lijnen en een informele en collegiale omgang met nadruk op leren en persoonlijke groei. Verder bieden we je: Een uitdagende en veelzijdige functie binnen een dynamische en maatschappelijk betrokken zorgorganisatie;

• Salaris conform cao huisartsenzorg (schaal 6 tot €4.651,- bruto per maand bij een voltijd 38-urige werkweek;
• Een professionele werkomgeving waar ruimte is voor persoonlijke groei en ontwikkeling;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een eindejaarsuitkering, vakantiegeld en een pensioenregeling bij PFZW;
• 152 uur wettelijke vakantie, 38 uur bovenwettelijke vakantie-uren en 25 PLB-uren op basis van 38 uur;
• Een laptop en daarnaast een telefoonvergoeding van netto €20,- per maand (€240,- per jaar);
• Reiskostenvergoeding/thuiswerkvergoeding;
• Fietsregeling via Lease a Bike.

Wij zijn RegiozorgNU

Bij RegiozorgNU werken we samen aan het verbinden, verbeteren en vernieuwen van de huisartsenzorg in de regio Noordwest-Utrecht. Dit omvat de gemeentes Montfoort & Linschoten, Woerden, Ronde Venen, Stichtse Vecht, Leidsche Rijn en Vleuten & De Meern. Dit doen we zodat de ruim 250.000 inwoners verzekerd zijn en blijven van goede en toegankelijke zorg op maat en zorgverleners hun werk met plezier kunnen blijven doen.

Samen gaan we op weg naar BETER. Iedereen draagt een steentje bij aan het bereiken van onze missie. Onze kernwaarden Bruggenbouwer, Empathisch, Toekomstbewust, Eerlijk en Resultaatgericht zijn hierin leidend. Ze beschrijven waar we voor staan, wat ons bindt en hoe we met elkaar omgaan en samenwerken. Hier lees je wat deze kernwaarden voor ons betekenen.

Over de procedure

Deze vacature staat zowel open voor interne als externe kandidaten. ZZP-ers, uitzend- of wervingsbureaus hoeven niet te reageren op deze vacature.