Secretaresse Manager Zorg

HuisartsenOrganisatie Oost-Gelderland; Zutphen; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

CAO Huisartsenzorg schaal 5

Job summary

HOOG (regionale huisartsenzorg Oost-Gelderland) zoekt een energieke medewerker voor Zutphen. Je werkt 28-30 uur per week en fungeert als spil tussen de Manager Zorg en het regiokantoor.

Je onderhoudt agendabeheer, notuleert vergaderingen en biedt brede administratieve ondersteuning. Je werkt nauw samen met huisartsenpraktijken en ketenpartners, beheert het digitale archief en ondersteunt het crisisteam en evenementen.

Qualifications

• Je hebt een secretaresse- of administratieve opleiding op HBO-niveau.

Responsibilities

• Je bent de spin in het web binnen het regiokantoor Zutphen en sparringpartner van de Manager Zorg.
• Je beheert zijn/haar agenda en notuleert vergaderingen zoals bestuurs- en ledenvergaderingen.
• Je ondersteunt het regiokantoor en coördineert administratieve processen en CRM-gerelateerde taken.

Job description

Ben jij een spin in het web en zoek je een uitdagende baan? Dan komen we graag in contact met jou!

HOOG is de regionale huisartsenorganisatie van en voor huisartsen in Oost-Gelderland. Onze regio telt 140 huisartsenpraktijken, die gezamenlijk aan ruim 430.000 inwoners zorg bieden. We zijn ontstaan om de kwaliteit van de 24/7 eerstelijnsgezondheidszorg te borgen. Denk hierbij aan de huisartspraktijken en de huisartsenspoedzorg tijdens de avonden, nachten en weekenden. Wij behartigen de belangen van huisartsen en ondersteunen, verbinden en ontzorgen hen op praktisch, medisch inhoudelijk en organisatorisch gebied. Zodat er meer tijd overblijft voor waar het in de kern om gaat: het bieden van toegankelijke, persoonlijke en hoogwaardige huisartsenzorg.

28-30 uur per week, standplaats Zutphen

• Je bent de spin in het web binnen het regiokantoor Zutphen en sparringpartner van de Manager Zorg en krijgt dus een uitdagende, brede en veelzijdige rol. Je herkent je in de kernwaardes van HOOG; deskundig, betrouwbaar, dienstverlenend en verbindend.
• Je bent het 1e aanspreekpunt voor de Manager Zorg en beheert zijn/haar (complexe) agenda.
• Je notuleert diverse vergaderingen, waaronder bestuurs- en ledenvergaderingen en vergaderingen t.b.v. de portefeuilles van de Manager Zorg.
• Je ondersteunt en faciliteert de bestuurs- en ledenvergadering van het huisartsencoöperatiebestuur.
• Je bent samen met het team het aanspreekpunt voor de regio, voor ketenpartners en de huisartsenpraktijken.
• Je bent verantwoordelijk voor het officemanagement op de kantoorlocatie.
• Je voert zelfstandig correspondentie en houdt het digitale archief up-to-date.
• Je ondersteunt en faciliteert het (regionale)crisisteam.
• Je organiseert evenementen en ondersteunt bij het organiseren van HOOG brede evenementen.
• Daarnaast ben je administratief/facilitair ondersteunend en je houdt je o.a. bezig met het CRM contractbeheer en het bijhouden van de secretariaatsmailbox.
• Je werkt samen met het team in Zutphen en stemt je werkzaamheden af met je collega secretaresses uit de regio’s Apeldoorn en Oost-Achterhoek. Bij vakantie/ziekte vervang je je collega secretaresse. Samen zorgen jullie voor een professionele ondersteuning van de organisatie.

Wie zoeken wij?

Wij zijn op zoek naar een energieke nieuwe collega die het team in Zutphen komt versterken. Je bent toegankelijk en hebt een uitstekend gevoel voor verhoudingen. Je werkt planmatig, proactief en resultaatgericht. Daarnaast ben je discreet en kan je omgaan met vertrouwelijke informatie. Het behouden van overzicht, het hanteren van deadlines en het bewaken van processen gaat je gemakkelijk af. Door jouw sociale karakter weten collega's jou te vinden én andersom! Je werkt nauw samen met de huisartsenpraktijken in onze regio.

Wat bieden wij?

Wij bieden jou een zelfstandige functie in een dynamische organisatie met enthousiaste collegas waarbij ruimte is voor eigen initiatief en creativiteit. Je komt in een enthousiast team waar hard gewerkt wordt maar ook veel wordt gelachen.
Het gaat om een dienstverband voor een jaar met perspectief voor verlenging bij goed functioneren. De arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO Huisartsenzorg (Schaal 5). De mogelijkheid jouw talenten verder te ontwikkelen door opleiding en scholing.

Wat vragen wij van jou?

• Je bent een enthousiaste aanpakker die aan één woord genoeg heeft.
• Je hebt ervaring in een ondersteunende rol en weet als geen ander hoe je moet ontzorgen.
• Je bent flexibel en stressbestendig, kunt snel schakelen tussen hoofd en bijzaken en stelt daarin de juiste prioriteiten.
• Je hebt een afgeronde secretaresse- of administratieve opleiding op Hbo-werk en denkniveau met een ruim aantal jaren relevante, secretariële en administratieve werkervaring.
• Je bent ervaren met MS Office 365, met name Outlook, Word, Teams, Excel en CoPilot.
• Je bent incidenteel beschikbaar voor werkzaamheden die ook buiten de reguliere kantooruren vallen.
• Je bent communicatief vaardig en beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.
• Het is een pré als je ervaring in de gezondheidszorg (met name huisartsenzorg) hebt.

Voor vragen en een uitgebreid functieprofiel: bel gerust met Mariëtte Verboog, HR adviseur op telefoonnummer: 06-13598183.

• Voor de functie is een actuele verklaring omtrent gedrag (VOG) vereist.
• Wij werven in- en extern tegelijkertijd.
• En wij stellen geen prijs op acquisitie naar aanleiding van deze vacature.